Kurum İçi Konuşmacı Programı Kurmak

Kurum içi konuşmacı programı, bir şirketin kendi çalışanlarını sahneye hazırlamak için kurduğu düzenli bir çalışmadır. Sahne burada yalnızca büyük salonu tanımlamaz; ekip toplantısı, müşteri sunumu, sektör paneli ve çevrim içi oturum da bu kapsama girer. Programın amacı, bu ortamlarda konuşacak kişilerin hazırlığını rastlantıya bırakmamaktır. Hazırlık bir düzene bağlandığında, sahneye çıkan kişi de kurum da aynı çerçeveden yararlanır.

Bu tür bir program, sahneye çıkmak isteyen kişi için de bir kapı açar. Konuşma isteği olan çalışan, nereden başlayacağını ve kime ne soracağını bilir. Program olmadığında bu istek çoğunlukla kişisel bir çabaya kalır ve sürekliliği zayıflar. Yazılı bir düzen, çabayı görünür ve tekrarlanabilir kılar.

Aşağıdaki rehber programı beş aşamaya ayırıyor: aday belirleme, konu çalışması, prova, sahne ve değerlendirme. Her aşamanın kim tarafından yürütüldüğünü gösteriyor, sonunda bir aşama tablosu ve programı kurmadan önce bakılacak bir kontrol listesi bırakıyor. Aşamalar sırayla okunduğunda programın ilk döneminde nelerin yapılacağı görünür hâle gelir.

Kurum İçi Konuşmacı Programı Neyi Karşılar?

Kurumların çoğunda konuşma ihtiyacı düzensiz biçimde ortaya çıkar. Bir sektör etkinliğine davet gelir, bir müşteri sunumu istenir ya da iç bir toplantıda bir konunun anlatılması gerekir. Bu taleplerin her birinde hazırlık baştan başlar. Program, bu tekrarı ortadan kaldıran bir hazırlık zemini kurar.

Zeminin kurulması birkaç şeyi birden karşılar. Konuşma isteyen kişi için bir yol, konuyu belirleyecek kişi için bir yöntem ve program sorumlusu için bir takvim oluşur. Üçü bir arada olduğunda talep geldiğinde hazır bir kadro bulunur. Kadronun hazır olması, davete verilen cevabın süresini kısaltır.

Programın kapsamı baştan sınırlandırılır. Herkesin sahneye çıkmasını hedefleyen bir yapı, kaynak açısından zorlayıcı olur. Belirli sayıda kişiyle başlayan ve zamanla genişleyen bir düzen daha kolay yürütülür. Başlangıç grubunun sayısı, ayrılabilecek prova zamanına göre belirlenir. Genişleme kararı, ilk dönemin sonunda alınan geri bildirimlere göre verilir.

• Gelen davetlere hızlı cevap verebilen bir kadro
• Konuşma isteği olan çalışanlar için tanımlı bir yol
• Konu seçiminde ortak bir yöntem
• Prova için ayrılmış düzenli bir zaman
• Sahne sonrası geri bildirim için sabit bir çerçeve
• Yıla yayılmış bir sahne takvimi

Aday Belirleme Nasıl Yapılır?

Aday belirlemede ilk ölçüt istektir. Sahneye çıkmayı istemeyen bir kişinin programa dahil edilmesi, hem hazırlığı hem de sonucu zorlaştırır. Bu nedenle programın duyurulması ve başvuruya açık olması yararlı olur. Açık duyuru, beklenmedik kişilerin de öne çıkmasını sağlar.

İkinci ölçüt anlatılacak bir konunun varlığıdır. Kişinin yaptığı işte, başkasının da yararlanabileceği bir birikim bulunması gerekir. Bu birikimin başlangıçta düzenli olması beklenmez; konu çalışması sırasında biçimlenir. Önemli olan, anlatacak bir şeyin bulunmasıdır. Konu arayışı bu nedenle seçimden sonra değil, seçimle birlikte başlar.

Üçüncü ölçüt zaman ayırabilmektir. Program hazırlık, prova ve sahne için zaman ister. Bu zamanın yöneticiyle önceden konuşulmuş olması, sürecin yarıda kalmasını önler. Ayrılan zamanın yazılı hâle gelmesi, önceliğin korunmasına yardım eder.

Deneyim Düzeyi Bir Ölçüt mü?

Daha önce sahneye çıkmış olmak bir avantaj sağlar, ancak seçimde belirleyici olmak zorunda değildir. Programın amacı zaten hazırlık sağlamaktır.

Deneyim düzeyi, hazırlığın ne kadar süreceğini belirlemede kullanılır. İlk kez sahneye çıkacak bir kişi için prova sayısı artırılır ve ilk sahne daha küçük bir ortamda planlanır. İlk sahnenin süresi de kısa tutularak hazırlık yükü dengelenir.

Konu Çalışması Nereden Başlar?

Konu, kişinin ilgi duyduğu alandan değil, üzerinde çalıştığı işten çıkar. Çalışılan işte karşılaşılan bir sorun, geliştirilen bir yöntem ya da öğrenilen bir ders konu adayıdır. Bu adaylar arasından, dışarıdan bir dinleyicinin de ilgisini çekecek olan seçilir. Seçim tek başına değil, program sorumlusuyla birlikte yapılır.

Konu belirlendikten sonra daraltılır. Geniş bir başlık, sahnede yüzeysel bir anlatıma dönüşür. Dar bir başlık ise örnek vermeye ve ayrıntıya girmeye imkân tanır. Daraltma işlemi çoğu zaman birkaç tur sürer.

Daraltılmış konu tek cümleyle yazılır. Bu cümle, sahnede dinleyicinin ne öğreneceğini söyler. Cümle yazılamıyorsa konu henüz yeterince netleşmemiştir. Cümlenin yazılması, sunum hazırlığının da başlangıç noktasıdır. Yazılan cümle, davet metinlerinde ve program akışında da kullanılabilir.

• İşte karşılaşılan somut bir sorun
• Denenmiş ve sonucu görülmüş bir yöntem
• Ekip içinde sık sorulan bir soru
• Bir projede öğrenilen ve aktarılabilir bir ders
• Dışarıdan bakıldığında merak uyandıran bir çalışma alanı
• Sektörde sık konuşulan bir başlığa kurumdan bakış

Prova Düzeni ve Geri Bildirim

Prova, programın en çok zaman isteyen bölümüdür ve genellikle en çok atlanan bölümdür. Düzenli bir prova takvimi kurulmadığında hazırlık son güne yığılır. Bu nedenle prova günleri konu çalışmasıyla birlikte takvime yazılır. Yazılı bir takvim, provanın başka işlere yer açmak için ertelenmesini zorlaştırır.

Provaların küçük bir grup önünde yapılması yararlı olur. Grup, konuyu bilmeyen kişilerden oluştuğunda anlatımın anlaşılırlığı daha iyi ölçülür. Konuyu bilen kişilerden oluşan bir grup ise içeriğin doğruluğunu kontrol eder. İki grubun da farklı aşamalarda devreye girmesi düzenli bir ilerleme sağlar.

Geri bildirimin biçimi önceden belirlenir. Genel yorumlar yerine belirli başlıklara cevap istenir: açılışın etkisi, temponun takip edilebilirliği, örneklerin anlaşılırlığı ve kapanışın netliği. Bu başlıklar her provada aynı kaldığında gelişim izlenebilir hâle gelir. Aynı başlıkların kullanılması, farklı kişilerin verdiği geri bildirimleri karşılaştırılabilir kılar.

Kayıt Alarak Çalışmak

Provaların kaydedilmesi, kişinin kendi anlatımını dışarıdan görmesini sağlar. İlk izleme çoğu kişi için zorlayıcıdır, ancak sonraki provalarda en çok yol aldıran çalışmadır.

Kayıtların tamamının izlenmesi gerekmez. Açılış, bir geçiş bölümü ve kapanış yeterlidir. Bu bölümlerin izlenmesi, tempo ve duruş hakkında doğrudan bilgi verir.

Sahne Takvimi Yıla Nasıl Yayılır?

Program bir sahneyle sınırlı kaldığında hazırlık tek seferlik bir çabaya dönüşür. Yıla yayılmış bir takvim ise tekrarı ve gelişimi mümkün kılar. Takvim kurulurken kurumun kendi etkinlikleri ve sektördeki düzenli programlar birlikte değerlendirilir. İki kaynağın birleştirilmesi, yıl içinde yeterli sahne fırsatı oluşturur.

İlk sahnelerin iç ortamlarda planlanması yaygın bir yaklaşımdır. Ekip toplantısı ya da şirket içinde düzenlenen bir oturum, ilk deneyim için elverişli bir ortam sağlar. Dış sahneler bu deneyimin ardından gelir. Bu sıralama, ilk sahnede yaşanabilecek zorlukların küçük bir ortamda karşılanmasını sağlar.

Takvimin herkese açık olması da işe yarar. Kimin hangi tarihte sahneye çıkacağı görünür olduğunda hazırlık zamanı da planlanabilir. Ayrıca aynı dönemde birden fazla kişinin sahneye çıkması engellenir. Takvimin görünür olması, sahneye çıkacak kişinin ekibinden destek istemesini de kolaylaştırır.

• Kurumun kendi etkinlik takvimi çıkarıldı
• Sektördeki düzenli programlar listelendi
• İlk sahneler iç ortamlara yerleştirildi
• Dış sahneler iç deneyimin ardına planlandı
• Aynı döneme birden fazla kişi yerleştirilmedi
• Takvim ekibin görebileceği bir yerde tutuldu

Program Sorumlusunun Yürüttüğü İş

Programın bir sahibi olması gerekir. Sahipsiz kurulan düzenler, ilk yoğun dönemde durma eğilimi gösterir. Sorumlu kişi genellikle kurumsal iletişim ya da insan kaynakları tarafında bulunur. Bu kişinin görevi konuşmayı yazmak değil, sürecin ilerlemesini sağlamaktır. Bu ayrım, sorumlunun iş yükünün tahmin edilebilir kalmasını sağlar.

Sorumlunun işi üç başlıkta toplanır. Takvimi güncel tutmak, prova düzenini işletmek ve gelen davetleri kadroyla eşleştirmek. Bu üç iş düzenli yürüdüğünde program kendi ritmini bulur. Üçünden biri aksadığında ise diğer ikisi de kısa sürede etkilenir.

Sorumlu ayrıca dışarıdan destek alınacak noktaları belirler. Sahne tekniği, prodüksiyon ya da moderasyon gibi başlıklarda dış destek gerekebilir. Bu desteğin ne zaman devreye gireceğinin baştan planlanması, son dakikada arayış yapılmasını önler. Dış desteğin kapsamı yazıldığında bütçe planlaması da netleşir.

Programın Sürdürülebilir Kalması

Bir program kurulduktan sonra kendiliğinden devam etmez. Katılan kişiler görev değiştirir, öncelikler kayar ve takvim dolar. Bu nedenle programın dönemsel olarak gözden geçirilmesi gerekir. Gözden geçirme, neyin işlediğini ve neyin zaman aldığını gösterir. Gözden geçirmenin dönem sonlarına sabitlenmesi, ayrı bir hatırlatma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Sürekliliği sağlayan bir başka unsur da sonuçların paylaşılmasıdır. Sahneye çıkan kişinin deneyiminin ekiple paylaşılması, programa yeni katılımcı kazandırır. Paylaşımın kısa ve somut tutulması, ilgiyi canlı tutar. Uzun raporlar yerine birkaç cümlelik notlar daha çok okunur.

Programın kayıtlarının tutulması da uzun vadede işe yarar. Hangi konunun hangi sahnede anlatıldığı, hangi geri bildirimin alındığı ve hangi konunun tekrarlanabilir olduğu bu kayıtlardan çıkar. Kayıt birikimi zamanla kurumun kendi konuşma arşivini oluşturur.

Dışarıdan Konuşmacıyla İlişki

İçeriden yürüyen bu düzen, dışarıdan konuşmacı davet etmenin yerini almaz. İki yapı birbirini besler; dışarıdan gelen bir konuşmacı, iç kadroya örnek oluşturur.

Bazı programlarda dış konuşmacı ile iç konuşmacı aynı sahnede yer alır. Bu düzen, iç kadronun deneyim kazanması için elverişli bir ortam oluşturur ve programın görünürlüğünü artırır. Aynı sahnede yer alma düzeni, iç kadronun süre ve format konusunda da örnek görmesini sağlar.

Program Aşamaları ve Çıktıları

Aşağıdaki tablo programı aşamalara ayırıyor. Her satırda o aşamanın çıktısı ve işi yürüten taraf gösteriliyor.

Program Kurulmadan Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında program, ilk döneminde durmadan yürüyebilecek bir zemine oturur.

• Programın sahibi ve yürütücüsü belirlendi
• Başlangıç kadrosunun sayısı prova zamanına göre sınırlandı
• Aday duyurusu ekibe açık biçimde yapıldı
• Konu daraltma yöntemi yazılı hâle getirildi
• Prova günleri yıllık takvime işlendi
• Geri bildirim başlıkları sabitlendi
• İlk sahnelerin iç ortamlarda olacağı kararlaştırıldı
• Dönemsel gözden geçirme için tarih belirlendi

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler