Ünlü Konuşmacı Davet Ederken Bilinmesi Gerekenler

Bir davet duyurusu yayımlandığında salonun ilgisi ilk olarak isme takılır. Bu yüzden kurumsal programlarda ünlü konuşmacı talebi sık gelir. Ancak tanınırlık tek başına bir program kurmaz; yalnız salonu açar.

Tanınırlığın karşılığı, ismin sahnede anlatacağı konuyla belirir. Dolayısıyla davet kurgusunda ilk soru “kim gelebilir?” değil, “hangi konu hangi isimle taşınır?” sorusudur.

Aşağıdaki sekiz madde bu daveti sırayla kuruyor. Ayrıca her madde bir sonrakini daraltır; böylece takvim, teklif ve duyuru aynı dosyada toplanır. Kurgunun sahadaki karşılığını referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Ünlü Konuşmacı Daveti Neden Tanınırlıkla Başlar?

Tanınırlık bir başlangıç noktasıdır. Salon ismi tanıdığında dikkat ilk dakikada toplanır; ayrıca davet duyurusu kendiliğinden dolaşıma girer. Bu yüzden ünlü konuşmacı daveti çoğu programda katılım oranını yukarı taşır.

Tanınırlık Neyi Sağlar?

Öncelikle katılımı sağlar. Ardından salonun ilk beş dakikasını sağlar. Örneğin ekranda sık görünen bir isim sahneye çıktığında, salon anlatıya hazır hâlde başlar.

Konu Neyi Sağlar?

Konu ise programın kalan kırk dakikasını taşır. Bu nedenle bir ünlü konuşmacı davetinde tanınırlık ile konu birlikte yazılır. Kısacası isim salonu doldurur, konu ise salonu tutar.

Bu iki işlev aynı programda yan yana durur. Örneğin ekranda tanınan bir isim sahneye çıktığında salon dinlemeye hazırdır; ardından konu başlığı bu hazırlığı bir çerçeveye dönüştürür. Böylece davet, tek bir duyurudan bir programa dönüşür.

Sonuç olarak ünlü konuşmacı daveti bir beğeni kararı değil, bir eşleme kararıdır. Aşağıdaki sekiz madde bu eşlemeyi sırayla kuruyor.

Birinci Madde: Tanınırlığı Konu Başlığıyla Eşleyin

İlk madde eşlemedir. Konu başlığı isimden önce yazılır; böylece davet, ismin bilinirliğine değil konunun karşılığına dayanır.

Başlık İki Parçadan Oluşur

İlk parça salonun tanıdığı durumu söyler. İkinci parça ise programın vereceği çerçeveyi belirtir. Örneğin “Ekranın Arkasındaki Karar: Haber Akışında Öncelik Seçmek” böyle bir başlıktır.

Eşleme Nasıl Sınanır?

Üç soru yeterlidir. İsmin alanı konu başlığını taşıyor mu? Salon bu konuyu daha önce kaç kez dinledi? Programdan sonra salondaki kişi kime ne anlatacak? Nitekim üçüncü soru, anlatımın yöntem içerip içermeyeceğini belirler.

Ayrıca başlık yazıldığında aday listesi kendiliğinden kısalır. Dolayısıyla bu aşamadan sonra üç isim genellikle yeterli olur.

Aynı Konu, İki Farklı Profil

Bir konu başlığı çoğu zaman iki ayrı ünlü konuşmacı profiliyle taşınabilir. Örneğin dayanıklılık başlığı hem spor hem de keşif alanından bir isimle anlatılır. Buna karşılık salonun kıdemi bu iki seçenek arasında belirleyici olur.

İkinci Madde: Uygunluğu Takvimle Birlikte Sorun

İkinci madde takvimdir. Bir ünlü konuşmacı için uygunluk sorusu tek başına sorulmaz; ulaşım penceresiyle birlikte sorulur.

Aynı Anda Sorulacaklar

• Sahne saati ve salonun bulunduğu şehir
• Aynı gün içinde başka bir programın olup olmadığı
• Geliş ve dönüş penceresi ile konaklama gece sayısı
• Prova ve teknik denemenin yapılacağı saat

Öncelikle sahne saati netleşir; ardından uçuş saatleri bu saate göre aranır. Bir ünlü konuşmacı için aynı gün iki şehir planlanacaksa, ikinci program ancak dönüş saati kesinleştikten sonra onaylanır. Havalimanı yolcu ve sefer istatistiklerini Devlet Hava Meydanları İşletmesi yayımlıyor.

Yedek Tarih

Şehir dışı programlarda bir yedek saat belirlenir. Böylece uçuş kaymalarında akış yeniden kurulmaz, yalnız kaydırılır. Ayrıntılı kurgu için iletişim sayfasından uygunluk sorgusu açabilirsiniz.

Üçüncü Madde: Sahne Süresini ve Akıştaki Yeri Yazın

Üçüncü madde süredir. Aynı isim, akışın farklı noktalarında farklı sonuç verir.

Akışta Üç Konum

Açılıştan sonra salon dinçtir ve çerçeve kurmaya uygundur. Öğle arasının ardından dikkat yeniden toplanır; bu pencerede söyleşi iyi çalışır. Gün kapanışında ise süre kısalır ve tek mesaj öne çıkar.

Formata Göre Süre

Söyleşi biçiminde kırk beş dakika yaygın ölçüdür. Soru-cevap eklenirse altmış dakikaya çıkar. Buna karşılık gala ve ödül gecelerinde sahne payı yirmi dakikaya iner.

Fotoğraf ve İmza Bölümü

Bu bölüm ayrı bir zaman dilimidir. Süresi ve kişi sayısı önceden yazılır; ayrıca ayrı bir alan kurulur. Böylece salon akışı beklemeye girmez.

Dördüncü Madde: Teklifi Kalem Kalem Ayırın

Dördüncü madde tekliftir. Ünlü konuşmacı daveti kararı, tek bir rakam yerine kalemleri görünen bir teklifle daha sağlıklı verilir.

Ayrı Gösterilmesi Gereken Kalemler

• Sahne ücreti ve kararlaştırılan süre
• Ulaşım biçimi ve biletin hangi tarafça alınacağı
• Konaklama gece sayısı ile otel standardı
• Kayıt izni, kullanım alanı ve kullanım süresi
• Fotoğraf ve imza bölümünün kapsamı
• Varsa marka iş birliğinin kapsamı ve süresi

Böylece iki ajanstan gelen teklif yan yana konduğunda farkın hangi kalemden doğduğu okunur. Aksi hâlde ulaşım ya da fotoğraf bölümü kapsam dışında kaldığı için bir teklif daha uygun görünebilir. Nitekim ünlü konuşmacı bütçesinde asıl fark çoğu zaman bu yan kalemlerde toplanır.

Beşinci Madde: Kayıt İznini Sözleşmeye Taşıyın

Beşinci madde izindir. Sahne kaydının kurum içi arşivde durması ile sosyal medyada yayımlanması aynı izin değildir.

İzinde Yazılacak Dört Başlık

• Kaydın hangi mecrada yayımlanacağı
• Kullanım süresi ve yayından kaldırma koşulu
• Kurgu hakkının hangi tarafta olduğu
• Katılımcıların görüntüye girmesine dair bilgilendirme

Ayrıca salondaki katılımcılar da kareye girer; dolayısıyla katılımcı bilgilendirmesi programın parçasıdır. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Sonuç olarak izin başlığı teklifin kendi satırında görünür ve ajans onayı bu satıra bağlanır. Böylece çekim ekibinin kim olacağı, görüntünün nerede yayımlanacağı ve yayın süresi davet aşamasında bellidir. Dolayısıyla sahne bittikten sonra masaya yeni bir başlık gelmez.

Altıncı Madde: Marka İş Birliğinin Sınırlarını Çizin

Altıncı madde iş birliğidir. Sahne konuşması ile marka iş birliği ayrı işlerdir; bu nedenle kapsam baştan çizilir.

Sahne Konuşması Neyi Kapsar?

Sahne konuşması, belirlenen sürede salona yapılan anlatımdır. Bir ünlü konuşmacı bu süre içinde konu başlığını anlatır. Buna karşılık sosyal medya paylaşımı, reklam filmi ve görsel kullanımı ayrı başlıklardır. Dolayısıyla her biri ayrı satır olarak yazılır.

İş Birliği Yazılırken Netleşenler

Paylaşım sayısı, mecra, yayın tarihi ve içeriğin onay süreci belirtilir. Ayrıca içeriğin ne kadar süre yayında kalacağı da yazılır. Nitekim bu dört başlık, sonradan açılan konuların büyük bölümünü baştan kapatır.

Ürün ve Sahne Görünürlüğü

Sahnede ürün görünecekse bu da ayrı bir kalemdir. Öncelikle görünürlüğün biçimi kararlaşır; ardından sahne tasarımına eklenir. Böylece hem marka hem konuşmacı aynı çerçeveyi bilir.

Yedinci Madde: Karşılama, Kulis ve Ulaşımı Planlayın

Yedinci madde kulistir. Program günü, sahne dışındaki kırk dakika da planlanır.

Kulis Listesi

• Karşılama saati ve karşılayacak kişi
• Sahne öncesi hazırlık odası ve süresi
• Teknik deneme: mikrofon, ekran ve kumanda
• Sahneye giriş yolu ve çıkış sonrası akış

Öncelikle karşılama kişisi belirlenir; ardından bu kişi gün boyunca tek muhatap olur. Böylece soru trafiği tek noktadan yürür. Ayrıca bir ünlü konuşmacı salona girdiğinde karşılama alanı önceden belirlenmiş olur; dolayısıyla giriş akışı düzenli kalır.

Ulaşım tarafında ise geliş saati sahneden en az doksan dakika öncesine konur. Bu sayede prova için pay kalır; ayrıca yol gecikmeleri akışı taşımaz.

Ünlü Konuşmacı Daveti Kurum İçinde Hangi Sırayla Onaylanır?

Tanınan bir ismin davet edildiği programlarda karar, çoğu zaman tek bir birimin bütçesiyle sınırlı kalmaz ve iletişim tarafı da sürece katılır. Etkinliği yürüten ekip tarih ve sahne süresini belirler, iletişim birimi ismin kurumun gündemiyle uyumunu değerlendirir, satın alma tarafı ise teklifin kalemlerini inceler. Bu üç masanın hangi sırayla devreye gireceğinin baştan yazılması, uygunluğu teyit edilmiş bir tarihin onay beklerken elden çıkmasını önler. Kararın hangi düzeyde verileceği de kurumun kendi yetki çerçevesine bağlıdır ve bunun erken bilinmesi görüşme sayısını azaltır. Onay tamamlandığında sözleşme aşamasına geçilir ve ayrıntılar yazılı hâle gelir.

Teklifin okunabilir olması, onay süresini kısaltan en sade düzenlemedir ve kalemlerin ayrışması karşılaştırmayı kolaylaştırır. Sahne süresi, program öncesi karşılama bölümü, ulaşım ve konaklama ile varsa görsel çekim kalemleri ayrı satırlarda durur. Ödemenin hangi aşamalarda yapılacağı ve faturanın hangi birime düzenleneceği aynı belgede belirtilir. Duyuru takvimiyle ilgili maddelerin de bu aşamada yazılması, sonradan ayrı bir görüşme ihtiyacını ortadan kaldırır.

• Tarihi ve sahne süresini belirleyen birim
• İsmin kurum gündemiyle uyumuna dair görüş
• Teklif kalemlerinin ayrıştırılmış hâli
• Karşılama, ulaşım ve konaklama düzeni
• Görsel çekim ve duyuru ile ilgili maddeler
• Ödeme takvimi ve fatura düzeni

Katılımcı Yoğunluğu ve Salon Girişinin Planlanması

Tanınan bir ismin sahneye çıkacağı programlarda katılım talebi beklenenin üzerine çıkabilir ve salon girişi ayrı bir planlama konusu hâline gelir. Kapıların hangi saatte açılacağı, kayıt masasının kaç noktadan hizmet vereceği ve yönlendirmenin nasıl yapılacağı önceden kararlaştırılır. Salonun kapasitesine göre katılım listesinin kapatılacağı tarihin belirlenmesi, kapıda bekleyen katılımcı oluşmasını önler. Ön sıraların nasıl doldurulacağı ve ayrılmış bölümlerin nasıl işaretleneceği de kısa bir planla çözülür. Bu düzenin salon ekibiyle birlikte kurulması, gün içindeki akışın sakin ilerlemesini sağlar.

Sahne öncesi ve sonrasında oluşan yoğunluk da akışın parçası olarak düşünülür ve buna göre zaman ayrılır. Fotoğraf ya da kısa selamlaşma bölümü planlanıyorsa, bunun hangi alanda ve hangi sürede yapılacağı yazılır. Bu bölümün program akışının içine yerleştirilmesi, sahne saatinin kaymasını önler. Görevlilerin hangi noktalarda duracağı ve yönlendirmeyi kimin yapacağı da önceden belirlenir. Bu bölümün süresi akış belgesinde görünür olduğunda, program sonrası toplanma da düzenli ilerler.

Salonun giriş ve çıkış yollarının ayrı tutulması, kalabalığın aynı noktada toplanmasını engeller. Otopark ve ulaşım bilgisinin davet metninde yer alması ise katılımcıların gelişini erken saatlere yayar. Salona yakın bir bekleme alanı ayrılması, kapıların açılmasını bekleyenler için akışı rahatlatır. Bu planın salon ekibiyle birlikte gözden geçirilmesi, mekânın kendi düzeniyle uyumlu ilerlemeyi sağlar.

Program Sonrası Görsel Arşiv ve Değerlendirme

Bu tür programlarda çekilen fotoğraf ve görüntülerin hangi kapsamda kullanılabileceği, sözleşmedeki izin maddesine bağlıdır ve sınırların yazılı olması gerekir. Kurum içi iletişimde kullanılacak görseller ile dışarıya açık paylaşımlarda kullanılacaklar ayrı ayrı belirlendiğinde, arşivin kullanımı sonradan soru yaratmaz. Görsellerin nerede saklanacağı ve kimlerin erişebileceği de aynı anda kararlaştırılır. Dosya adlandırmasının program adı ve tarih bilgisini taşıması, aylar sonra arama yapan kişiye zaman kazandırır. Arşivin sorumlusunun belli olması, dosyaların zamanla dağılmasını önler.

Değerlendirme tarafında salondaki ilk izlenimin yanında, birkaç hafta sonra toplanan gözlemler de anlam taşır. Katılım oranı, salonun hangi bölümlerde daha canlı olduğu ve sonradan gelen talepler kısa bir notta toplanabilir. Bu notların bir sonraki programın planlamasına girdi vermesi, tercihleri tahmine bırakmaz. Değerlendirme program biter bitmez yazıldığında ayrıntılar eksiksiz kayda geçer.

Kayıt alınan programlarda hangi bölümlerin sonradan daha çok izlendiği de içerik kararlarına yön verir. Bu gözlem, sonraki davetlerde sahne süresinin ve akıştaki yerin belirlenmesinde kullanılır. Kaydın bölümlere ayrılarak saklanması, katılamayan ekiplerin ilgilendikleri başlığa doğrudan ulaşmasını sağlar. Ayrımın kurgu aşamasında netleşmesi, sonradan dosyaya dönme ihtiyacını bırakmaz. Kaydın ne kadar süreyle saklanacağının izin metninde belirtilmesi de arşiv düzenini kendiliğinden kurar.

Sekizinci Madde: Duyuru Takvimini Kurun

Sekizinci madde duyurudur. İsim, sözleşme imzalandıktan sonra açıklanır.

Duyuru Sırası

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Bu sıra korunduğunda duyuru metni ile sahnedeki içerik birbirini tutar. Nitekim bir ünlü konuşmacı duyurusunda katılım oranı da çoğunlukla bu takvimin düzenliliğiyle ilişkilidir.

Görsel ve Metin Onayı

Görsel ve biyografi metni menajerlikten gelir. Ardından kurum kendi şablonuna yerleştirir; son hâli yayından önce paylaşılır. Böylece iki taraf aynı metni kullanır.

Ünlü Konuşmacı Karar Tablosu ve Kontrol Listesi

Aşağıdaki tablo, profile göre hangi kurgunun çalıştığını özetliyor. Süreler tek konuşmacılı programlar içindir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Davet Öncesi Kontrol Listesi

Sekiz maddeyi tek listede toplarsanız karar toplantısı kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri teklif aşamasında netleştirin.

Bu sekiz madde tamamlandığında ünlü konuşmacı daveti tartışmadan çıkar, akışa dönüşür. Kadronun tamamını konuşmacılar sayfasından, ekranın tanıdık isimlerini ünlü konuşmacılar sayfasından inceleyebilirsiniz. Ayrıca sahneyi yönetecek bir isim için sunucular sayfasına, mizah başlığı için mizah konuşmacıları sayfasına bakabilirsiniz. Gece kurgusunda canlı müzik de varsa sanatçılar sayfası aynı akışa eklenir.

Sıkça Sorulan Sorular