Yılbaşı Kurumsal Etkinlik Programı Nasıl Kurulur?

Aralık ayı kurumsal takvimin en yoğun ayıdır. Bu nedenle yılbaşı kurumsal etkinlik planı ekimde açılır. Erken açılan plan salon, sahne kadrosu ve ikram tarafında geniş bir seçenek bırakır.

Gece yedi bölümde kurulur. Öncelikle karşılama, ardından yemek, konuşma, teşekkür, sahne, dans ve uğurlama gelir. Böylece salonun dikkati tek bir eğri üzerinde yürür.

Yedi bölümün her biri aşağıda kendi dakikasıyla anlatılıyor. Ayrıca çekiliş ve kıdem ödülleri gibi yıl sonuna özgü bölümler sahne saatini etkiler; dolayısıyla aralık takvimi bu sırayla yazılır. Geçmiş yıl sonu gecelerinden örnekleri referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Yılbaşı Kurumsal Etkinlik Takvimi Neden Ekimde Başlar?

Aralıkta salonlar, sahne kadroları ve ikram firmaları aynı haftalara toplanır. Yılbaşı kurumsal etkinlik planı bu yüzden ekim ayında açılır ve kasım başında kesinleşir.

Ekimde Kararlaştırılacaklar

• Tarih: hafta içi mi, hafta sonu mu
• Kişi sayısı ve refakatçi durumu
• Salon türü ve şehir
• Sahne kadrosunun profili ve set süresi

Bu dört başlık netleştiğinde teklif istemek kolaylaşır. Ayrıca salon rezervasyonu için avans takvimi de aynı hafta belirlenir.

Hafta İçi ve Hafta Sonu Farkı

Hafta içi geceler daha erken başlar ve daha erken biter. Örneğin salı ya da çarşamba akşamı kurulan bir program 19.00’da açılır. Buna karşılık cuma akşamı geç başlar; dolayısıyla sahne bölümü daha uzun tutulabilir.

Birinci Bölüm: Karşılama ve Kokteyl

İlk bölüm kapıda başlar. Yılbaşı kurumsal etkinlik programında karşılama, salonun tonunu ilk on dakikada kurar.

Karşılamada Kurulacak Noktalar

Öncelikle vestiyer ve karşılama masası ayrı konumlanır. Ardından fotoğraf alanı kapının görüş açısına yerleştirilir. Son olarak kokteyl alanı salonun girişinden ayrı tutulur.

Bu bölüm kırk beş dakikayı geçmez. Çünkü ayakta geçen süre uzadıkça masaya oturma isteği azalır. Ayrıca geç gelen konuklar için son on dakika pay bırakılır.

Kokteylde Hangi Müzik Çalışır?

Akustik bir üçlü yeterlidir. Örneğin piyano ve vokal eşliğinde bir set, konuşmayı bastırmadan salonu doldurur. Böylece asıl sahne bölümü kendi sürprizini korur.

İkinci Bölüm: Oturma Düzeni ve Yemek Servisi

İkinci bölümde salon masalara geçer. Yılbaşı kurumsal etkinlik programında bu geçiş gecenin en belirleyici on beş dakikasıdır.

Oturma Düzeni Nasıl Kurulur?

Yuvarlak masalarda sandalyeler sahneye dönük yarım daire biçiminde dizilir. Ayrıca sırt dönen sandalye sayısı ikiye indirilir. Bu sayede sahne bölümünde salonun tamamı aynı yöne bakar.

Masa yerleşiminde ekipler karıştırılır. Nitekim farklı bölümlerden kişilerin aynı masada oturması, gecenin kurum içi amacını doğrudan destekler.

Servis ile Programın Eşlenmesi

Başlangıç servisi konuşmadan önce tamamlanır. Ana yemek ise konuşmaların ardından açılır. Öncelikle servis şefine dakikalı bir plan verilir; böylece mutfak kendi saatini programa göre kurar.

Menü ve Program Uyumu

Tabak servisi sahne bölümünü kesmez. Örneğin tatlı servisi ilk üç şarkıyla birlikte yapılır. Böylece salon yerinde kalır ve servis ekibi rahat hareket eder.

Üçüncü Bölüm: Yıl Özeti ve Açılış Konuşması

Üçüncü bölüm sözün bölümüdür. Yılbaşı kurumsal etkinlik programında yıl özeti, salon oturduktan ve ilk servis toplandıktan sonra başlar.

Yıl Özeti Nasıl Anlatılır?

Sekiz dakika yeterlidir. Öncelikle yılın üç başlığı verilir; ardından teşekkür edilir ve gelecek yılın tek cümlesi söylenir. Böylece salon ne bekleyeceğini bilir.

Yıl özeti uzadığında kısa bir yıl derlemesi filmi devreye alınır. Nitekim ocaktan aralığa uzanan üç dakikalık bir montaj, saha ekiplerinin fotoğraflarını da içerdiği için salonda kendi alkışını alır. Ayrıca film, aileleriyle gelen konuklar için de takip edilebilir bir anlatım kurar.

Konuşma Sayısı Kaç Olmalı?

İki konuşma yeterlidir ve konuları birbirinden ayrılır. Örneğin ilki yılı özetliyorsa, ikincisi gelecek yılın tek başlığını anlatır. Sunucu kadrosunu sunucular sayfasından inceleyebilirsiniz.

Dördüncü Bölüm: Teşekkür, Ödül ve Çekiliş

Dördüncü bölüm teşekkür ve çekiliş bölümüdür. Yılbaşı kurumsal etkinlik programında bu bölüm yemekle sahne arasına yerleştirilir.

Bölümün Parçaları

• Hizmet yılı plaketleri: kişi başı yirmi saniye
• Yılın ekibi ödülü: tek çıkış ve toplu fotoğraf
• Çekiliş: küçük ödüller önce, büyük ödül sona
• Genel teşekkür: sunucu metni, iki dakika

Toplam süre yirmi beş dakikayı aşmaz. Çünkü bu bölüm uzadığında sahne saati kayar ve müzik seti kısalır.

Kayıt ve Fotoğraf İzni

Kıdem plaketi alan çalışanların sahnedeki anları ve çekiliş kareleri, ocak ayındaki kurum içi bültende sık yer alır. Ayrıca aileleriyle gelen konuklar ve çocuklar da kareye girer; bu yüzden davet metninde kayıt bilgisi ayrı satırda duyurulur. Ödül ve çekiliş kayıtlarının işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Beşinci Bölüm: Sahne Programı ve Canlı Müzik

Beşinci bölüm gecenin merkezidir. Yılbaşı kurumsal etkinlik programı bu bölümde toplanır; öncesindeki her karar sahne saatini korumak içindir.

Sahne Bölümünün Yapısı

Yıl sonu gecelerinde kırk beş ilâ altmış dakikalık bir set yaygındır. Öncelikle çekiliş sonrası dağılan dikkati toplayan tanıdık parçalar seçilir; ardından tempo kademeli olarak yükselir. Böylece yeni yıl dileğinin okunacağı an, setin en yüksek noktasına denk gelir.

Set listesi kurumla birlikte gözden geçirilir. Örneğin yılın teması bir şarkıyla eşlenebilir; nitekim bu eşleşme geceye kendi imzasını verir.

Mizah Bölümü Eklenir mi?

Eklenir. Yirmi dakikalık bir mizah bölümü, müzik setinden önce kurulduğunda salonu ısıtır. Ayrıca içerik kurumla birlikte gözden geçirilir. Kadroyu mizah konuşmacıları sayfasından, müzik tarafını ise müzik grupları sayfasından görebilirsiniz.

Altıncı Bölüm: Dans Alanı ve Kapanış

Altıncı bölüm dans alanını açar. Yılbaşı kurumsal etkinlik programında bu bölüm, sahne setinin son üç şarkısıyla birlikte başlar.

Dans Alanı Nasıl Kurulur?

Sahnenin önündeki iki masa sırası boş bırakılır. Ardından ışık planı bu alanı kapsayacak biçimde ayarlanır. Ayrıca ses seviyesi masalardaki konuşmayı bastırmayacak ölçüde tutulur.

Yalnız dinleti amaçlanıyorsa masa düzeni korunur. Buna karşılık dans alanı açılacaksa servis ekibinin geçiş koridoru önceden çizilir.

Fotoğraf ve Görüntü Planı

Bu bölüm gecenin en çok kare veren bölümüdür. Öncelikle fotoğraf ekibine bir çekim listesi verilir; ardından sahne önü ve masa çevresi için ayrı görevler tanımlanır.

Ayrıca ertesi gün paylaşılacak kareler önceden seçilir. Böylece yılbaşı kurumsal etkinlik kaydı, kurum içi iletişimde aynı hafta kullanılabilir hâle gelir.

Yedinci Bölüm: Uğurlama ve Ulaşım

Yedinci bölüm gecenin kapanışıdır. Yılbaşı kurumsal etkinlik programında uğurlama, salonun aynı anda değil dalgalar hâlinde çıkmasını sağlar.

Uğurlamada Yapılacaklar

Son şarkı bittiğinde sunucu yeni yıl dileğini ve ertesi yılın ilk çalışma gününü hatırlatan kısa bir metin okur. Ardından ışık kademeli açılır ve çekilişte ödül kazananların listesi ekranda bir kez daha görünür. Böylece aileleriyle gelen konuklar önden, geç kalanlar ise kendi hızında çıkar.

Servis saatleri davet metninde duyurulur. Şehir dışından gelen ekipler için uçuş penceresi de aynı planda yer alır; havalimanı verilerini DHMİ istatistik sayfasından takip edebilirsiniz.

Yılbaşı Kurumsal Etkinlik Bütçesinin Onay Yolu

Yıl sonuna denk gelen programlarda bütçe onayı, kurumun kendi dönem kapanışıyla aynı haftalara düştüğü için erken başlatılır. Talebi yürüten birim kalemleri hazırlar, bütçe sahibi yönetici tutarı değerlendirir, satın alma tarafı ise tedarikçi seçimini ve ödeme koşullarını inceler. Bu sıranın baştan yazılması, salon ve sahne kadrosu için ayrılan tarihlerin beklemede kalmasını önler. Yıl sonunun yoğun olduğu bilindiğinden, onay turlarının kaç gün süreceği takvime ayrıca yazılır. Kararın hangi düzeyde verileceğinin bilinmesi de görüşme sayısını azaltır.

Harcamanın hangi dönem bütçesinden karşılanacağı bu programlarda ayrı bir konudur, çünkü hazırlık ile etkinlik farklı aylara düşebilir. Ön ödeme yapılacak kalemlerin hangileri olduğu ve kalan tutarın hangi tarihte kapanacağı yazılı hâle getirilir. Faturaların hangi birime düzenleneceği ve hangi belgelerle kapanacağı muhasebe tarafıyla önceden konuşulur. Bu düzenin bir kez kurulması, sonraki yılların hazırlığını da belirgin biçimde hafifletir. Kalemlerin geçen yılki karşılıklarıyla birlikte gösterilmesi, tutarların değerlendirilmesini kolaylaştırır; beklenmedik kalemler için küçük bir pay bırakılması da son haftalardaki eklemeleri rahatlatır.

• Kalemleri hazırlayan birim ve bütçe sahibi
• Tedarikçi seçimi ile ödeme koşulları
• Ön ödeme yapılacak kalemlerin listesi
• Harcamanın ait olduğu dönem bilgisi
• Fatura düzeni ve kapanış belgeleri
• Onay turları için takvimde ayrılan süre

Aile Katılımlı ve Bölge Bölge Yapılan Programlar

Bazı kurumlarda yıl sonu buluşması yalnızca çalışanlarla değil, ailelerin de katılımıyla kurgulanır ve bu tercih programın her kalemini etkiler. Salon seçiminde erişim kolaylığı öne çıkar, ikram planı farklı yaş gruplarını kapsar ve akışın süresi daha kısa tutulur. Çocukların katıldığı programlarda ayrı bir alan ayrılması ve bu alanın görevlilerle desteklenmesi salonun akışını rahatlatır. Sahne programının içeriği de bu bileşime göre seçilir ve gece saatlerine taşan bölümler sadeleştirilir. Davet metninde katılım koşullarının açıkça yazılması, ailelerin planlarını kurmasını kolaylaştırır.

Çalışanların farklı şehirlere dağıldığı kurumlarda tek bir merkezde buluşmak her zaman gerçekçi olmayabilir. Bölge bölge yapılan küçük programlar, ulaşım ve konaklama yükünü azaltırken katılımı yükseltir. Bu durumda her bölgenin kendi salon ve sahne düzenini kurması gerekir, ancak ortak bir program çerçevesi korunur. Aynı açılış mesajının tüm bölgelerde verilmesi, buluşmaların ortak bir çatı altında durmasını sağlar. Bölge programlarının tarihlerinin birbirine yakın tutulması da ortak havayı korumanın sade bir yoludur.

Merkezdeki büyük program ile bölge buluşmalarının aynı yıl içinde birlikte yapıldığı düzenler de görülür. Bu tercihte bütçenin nasıl dağıtılacağı ve hangi bölümlerin ortak olacağı baştan kararlaştırılır. Merkezdeki programın kaydının bölgelerde izlenmesi, iki düzeni birbirine bağlayan bir yol açar. Hangi ekibin hangi buluşmaya katılacağının erken duyurulması ise katılım planlamasını kolaylaştırır.

Sahne Kadrosuyla Sözleşme ve Teknik Talep Listesi

Sahne programında yer alacak kadro belirlendikten sonra, teknik taleplerin yazılı bir liste hâlinde alınması kurulum planını kurar. Ses düzeni, sahne ölçüsü, kurulum için gereken süre ve prova saati bu listenin temel başlıklarıdır. Listenin salon ekibiyle paylaşılması, mekânın imkânlarıyla talebin örtüşüp örtüşmediğini erken gösterir. Uyumsuz bir nokta varsa bunun haftalar öncesinden görülmesi, alternatif bir çözüm kurmaya zaman bırakır. Kurulum ve toplama saatlerinin salon sözleşmesinde yer alması da gün sonundaki akışı düzenler.

Sözleşme tarafında sahne süresi, bölümler arası aralar ve programın hangi saatte tamamlanacağı yazılı olur. Kayıt alınacaksa iznin kapsamı ve kaydın nerede kullanılacağı aynı belgede belirtilir. Ulaşım, konaklama ve teknik ekibin katılımıyla ilgili kalemler ayrı satırlarda görünür. Ödeme takviminin sözleşmeye bağlanması, yıl sonunun yoğun haftalarında takibi kolaylaştırır.

Programın gecikme ihtimaline karşı bir esneklik payı bırakılması, uzun akışlarda işe yarar. Bu payın nasıl kullanılacağının önceden konuşulması, gece içinde alınacak kararları sadeleştirir. Hangi bölümün kısaltılabileceği ve hangisinin korunacağı akış belgesinde işaretlenirse, karar anında tereddüt oluşmaz. Salonun kullanım saatinin bitiş zamanı da aynı belgede görünür durumda tutulur. Ulaşım düzenlemesi yapılan programlarda araçların kalkış saatinin akışla birlikte planlanması gerekir; bu bilginin katılımcılara gece başlamadan duyurulması, kapanışın sakin ilerlemesini sağlar.

Salon Seçimi: Otel, Kurum İçi Alan ve Özel Mekân

Salon kararı geceyi baştan şekillendirir. Aşağıdaki tablo üç seçeneği kişi sayısı ve kurulum yüküne göre karşılaştırıyor.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Kurulum yükü yükseldikçe teknik ekibin salonda geçireceği süre uzar. Örneğin özel mekânda ses, ışık ve sahne dışarıdan kurulur; dolayısıyla salon bir gün önceden teslim alınır.

Yılbaşı Kurumsal Etkinlik Bölüm Süre Tablosu

Aşağıdaki tablo üç yüz kişilik bir salon için geceyi bölüm bölüm gösteriyor. Saatler örnek bir davet saatine göredir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Tabloda sahne bölümü tek parça hâlinde duruyor. Kalabalık gecelerde bu satır ikiye bölünür; böylece salon iki ayrı noktada toplanır.

Gece Öncesi Kontrol Listesi

Yedi bölümü tek listede topladığınızda kurulum günü kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri kasım ortasına kadar netleştirin.

Sonuç olarak bu sekiz madde tamamlandığında yılbaşı kurumsal etkinlik planı tahminden çıkar, programa dönüşür. Sahne kadrosunu sanatçılar sayfasından, konuşmacı kadrosunu ise konuşmacılar sayfasından inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular