Etkinlik Günü Konuşmacı Karşılama Protokolü

Etkinlik günü konuşmacı protokolü, salona giriş anıyla başlayan ve uğurlamayla biten kısa bir akıştır. Bu akış yazılı olduğunda, gün içinde kimsenin kararsız kalmadığı bir düzen oluşur. Ekip de kendi işine odaklanır. Konuşmacı ise yalnızca hazırlığıyla ilgilenir.

Salonda aynı anda birçok iş yürür. Kayıt masası açılır, teknik kurulum tamamlanır, katılımcılar yerleşir. Konuşmacının bu yoğunluğun dışında kalan bir yolu olduğunda hazırlığı korunur. Yolun nereden geçtiği önceden belirlenir.

Aşağıdaki rehber günü yedi aşamaya ayırıyor. Her aşamada yapılan iş, sorumlu kişi ve paylaşılan bilgi birlikte veriliyor. Sonda yer alan tablo aşamaları sorumlularla eşleştiriyor. Kontrol listesi ise etkinlik sabahı okunmak üzere hazırlandı.

Refakat Eden Kişinin Belirlenmesi

Gün boyunca konuşmacıyla ilgilenecek tek bir kişi belirlenir. Etkinlik günü konuşmacı protokolü bu kişinin etrafında kurulur. Refakat eden kişi karşılamadan uğurlamaya kadar aynı kalır. Değişen bir refakatçi, bilginin baştan aktarılmasını gerektirir.

Tek kişi olması, bilginin dağılmasını önler. Konuşmacı her soruyu aynı kişiye sorar. O kişi de gerekli birimle iletişim kurar. Böylece soru zinciri kısalır. Bu düzen, konuşmacının gün boyunca tek bir yüze bakmasını sağlar.

Refakat eden kişinin adı ve iletişimi, program gününden önce paylaşılır. Bu bilgi gün planının başında görünür. Yedek bir iletişim kişisi de belirlenir. Yedek kişinin adı da aynı belgede yer alır.

Refakatçinin Gün Öncesi Hazırlığı

Refakat eden kişi, gün planını ve salon yerleşimini önceden okur. Salonu tanıyan bir refakatçi, yönlendirmeyi hızlı yapar.

Konuşmacının tercihleri de önceden sorulur. Sessiz bir alan ya da kısa bir tanışma turu gibi tercihler plana işlenir. Hazırlık, gün planının son sürümü okunarak tamamlanır.

• Refakat eden kişinin adı ve telefonu
• Yedek iletişim kişisi
• Salon içi buluşma noktası
• Gün planının yazılı kopyası
• Teknik ekiple bağlantı kuracak kişi
• Görüşme taleplerinin toplanacağı kanal

Salona Varış ve İlk Yönlendirme

Varışta konuşmacı doğrudan hazırlık alanına yönlendirilir. Kayıt masasının yoğun olduğu saatlerde bu yönlendirme ayrı bir kapıdan yapılabilir. Kapının konumu önceden belirlenir. Böylece varış anı sorunsuz geçer.

İlk dakikalarda salon, sahne ve hazırlık alanı kısaca gösterilir. Bu kısa tur, gün boyunca yön sorulmasını azaltır. Tur sırasında sahne yöneticisi de tanıştırılır. Tanışma, sonraki iletişimi kolaylaştırır.

Varış saati gün planında yazılıdır ve teyit edilir. Gecikme durumunda plan geriye doğru kısaltılır. Kısaltmanın hangi adımdan yapılacağı önceden kararlaştırılır. Teyit mesajı refakat eden kişiye gönderilir.

Sahnenin Yerinde Görülmesi

Konuşmacının sahneyi boşken görmesi, hareket planını zihninde kurmasını sağlar. Kürsünün yeri ve ekranın açısı bu sırada gösterilir.

Sahneye giriş ve çıkış yolu da aynı turda yürünür. Yol üzerindeki kablo geçişleri gösterilir. Turun kısa tutulması, hazırlık zamanını korur.

• Varış kapısının konumu
• Buluşma noktası ve saat
• Salon ve sahne turu
• Tanıştırılacak kişiler
• Gecikme durumunda kısaltılacak adım

Hazırlık Odasında Düzen

Hazırlık odası sade ve sessiz tutulur. İçinde su, ayna, askı ve çalışma için bir masa bulunması yeterlidir. Fazla eşya odayı kullanışsız hâle getirir. Bu nedenle düzen basit tutulur. Odanın havalandırması da gün öncesinde kontrol edilir.

Odanın kapısında kimin bulunduğunun bilinmesi, gereksiz ziyaretleri önler. Görüşme talepleri refakat eden kişi üzerinden yürür. Talepler tek listede toplanır. Liste sahne saatine göre sıralanır. Sıralama sahne yöneticisiyle de paylaşılır.

Odada elektrik ve bağlantı imkânının bulunması, son hazırlık için gereklidir. Sunum üzerinde küçük düzeltmeler burada yapılabilir. Düzeltmelerin sahne bilgisayarına aktarımı refakatçi tarafından takip edilir. Aktarımın tamamlandığı sahne yöneticisine bildirilir.

Odanın Konumu

Hazırlık odasının sahneye yakın olması, geçiş süresini kısaltır ve son dakikaları rahatlatır. Uzak bir oda akış belgesine ayrı bir zaman satırı olarak eklenir.

Odanın katılımcı akışının dışında kalması da beklenir. Böylece kapı önünde bekleme oluşmaz.

• Su ve sıcak içecek
• Ayna ve askı düzeni
• Sessiz çalışma alanı
• Elektrik ve bağlantı imkânı
• Kapıda yönlendirme yapan kişi
• Görüşme talepleri listesi

Teknik Prova ve Ses Denemesi

Prova, salon katılımcılara açılmadan önce yapılır. Mikrofon takılır, ses seviyesi denenir ve sunum baştan sona açılır. Deneme sırasında salonun en uzak noktasından dinleme yapılır. Böylece gerçek koşul denenmiş olur.

Konuşmacının sahne üzerinde birkaç adım yürümesi, ışık kapsamını gösterir. Kumandanın çalışması da bu sırada denenir. Süre işaretlerinin nasıl verileceği kararlaştırılır. Kararlar sahne yöneticisinin notuna yazılır.

Provada ortaya çıkan düzeltmeler hemen not edilir ve sorumlusuna iletilir. Düzeltmelerin tamamlandığı, sahne saatinden önce teyit edilir. Teyit kısa bir mesajla yapılır. Teyit sonrası akış belgesi güncellenir.

Prova Süresinin Korunması

Prova için ayrılan zaman, kurulum gecikmelerinde ilk daralan bölümdür. Bu zamanın akış belgesinde ayrı bir satır olarak korunması hazırlığı güvenceye alır.

Süre daralırsa öncelik ses ve sunum denemesine verilir. Diğer başlıklar sahne saatine kadar tamamlanır. Tamamlanan başlıklar sahne yöneticisinin listesinde işaretlenir.

• Mikrofon ve ses denemesi
• Sunumun baştan sona açılması
• Işık kapsamının denenmesi
• Kumandanın çalışması
• Süre işaretlerinin kararlaştırılması

Etkinlik Günü Konuşmacı Protokolünde Sahne Öncesi Son Bölüm

Sahneden önceki son dakikalar sade tutulur. Bu bölümde yeni bilgi verilmez, yeni talep iletilmez. Gelen talepler sahne sonrasına aktarılır. Böylece konuşmacının odağı korunur. Talepleri aktaran kişi refakat eden kişidir.

Refakat eden kişi konuşmacıyla birlikte sahne yanındaki bekleme noktasına geçer. Sunucunun takdim metni bu noktada son kez teyit edilir. Metnin okunuşu kısa bir cümleyle doğrulanır. Ardından sahneye giriş beklenir. Takdim metninin kısa olması, geçişi hızlandırır.

Mikrofonun açık olduğu ve sunumun doğru sürümde durduğu son kez kontrol edilir. Kontrol listesi kısa tutulur. Uzun bir liste bu dakikalarda uygulanamaz. Kontrol maddeleri kartta yazılı olarak tutulabilir.

Bekleme Noktasının Konumu

Bekleme noktası sahneye yakın ve katılımcı akışının dışında seçilir. Noktanın sessiz olması, son dakikaların rahat geçmesini sağlar.

Noktadan sahneye giden yol provada yürünür. Böylece giriş anında tereddüt oluşmaz.

• Mikrofonun açık olduğunun teyidi
• Sunum dosyasının doğru sürüm olduğunun kontrolü
• Takdim metninin son hâli
• Sahneye giriş yönünün hatırlatılması
• Süre işaretlerinin nasıl verileceğinin teyidi

Sahne Sonrası Akış

Konuşma bittiğinde sahneden çıkış yolu önceden belli olur. Katılımcıların yoğun olduğu bir geçiş, planlanmamışsa zorlayıcı olabilir. Bu nedenle çıkış yolu provada belirlenir. Yol üzerindeki yönlendirme de hazırlanır.

Fotoğraf, imza ve kısa görüşme talepleri için ayrı bir alan ve süre belirlenir. Bu alan hazırlık odasına yakın olduğunda geçiş kolaylaşır. Talep listesi önceden hazırlanır. Sıra listeye göre ilerler. Alanın girişinde kısa bir yönlendirme bulunur.

Görüşme süresi dolduğunda refakat eden kişi nazikçe akışı tamamlar. Tamamlama cümlesi önceden kararlaştırılır. Böylece kapanış doğal biçimde gerçekleşir. Cümlenin sade olması, görüşmeyi doğal biçimde bitirir.

Basın ve İçerik Ekibi

Röportaj talepleri sahne sonrasına yerleştirildiğinde konuşmacı hazırlığından ödün vermez. Talep listesi program öncesinde toplanır.

Röportaj için sessiz bir alan ayrılır. Alanın konumu gün planında gösterilir. Röportaj süresi de listede yazılı olur.

• Sahneden çıkış yolu
• Fotoğraf ve imza alanı
• Görüşme süresi ve sırası
• Basın taleplerinin zamanlanması
• Kapanış cümlesinin kimde olduğu

Uğurlama ve Gün Sonu Notu

Uğurlama, transferin hazır olduğunun teyidiyle tamamlanır. Konuşmacının sunum materyali ve kişisel eşyaları kontrol edilir. Hazırlık odası birlikte gözden geçirilir. Böylece unutulan eşya kalmaz. Kontrol listesi kısa ve sabit tutulur.

Gün sonunda kısa bir not yazılır. Not, işleyen ve düzeltilmesi gereken adımları içerir. Maddelerin yanına kısa birer açıklama düşülür. Notu refakat eden kişi yazar.

Bu not sonraki programın hazırlık belgesine eklenir. Aynı salonda tekrar çalışılacaksa doğrudan kullanılır. Notun etkinlik haftası içinde yazılması beklenir. Not, aynı zamanda ekip içi değerlendirmenin girdisidir.

Notu Kim Okur?

Gün sonu notu etkinlik yöneticisine ve menajerlik tarafına iletilir. İki taraf da kendi adımlarına ilişkin maddeleri gözden geçirir.

Not üzerinde kısa bir görüşme yapıldığında maddeler somutlaşır. Görüşme etkinlik haftası içinde yapılır.

• Transfer teyidi
• Eşya ve materyal kontrolü
• Hazırlık odasının gözden geçirilmesi
• Gün sonu notunun yazılması
• Notun etkinlik dosyasına eklenmesi

Gün İçindeki Aşamalar ve Sorumlular

Aşağıdaki tablo, etkinlik gününü aşamalara ayırıyor ve her aşamada hangi işin kimde olduğunu gösteriyor. Tablo akış belgesinin yanında tutulur ve sabah toplantısında okunur. Aşamalar arasındaki geçiş süreleri de aynı belgede görünür.

Etkinlik Günü için Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında gün, tek bir akış belgesi üzerinden yürütülebilir hâle gelir ve sahne öncesi son dakikalar sade kalır. Liste sabah toplantısında sesli okunduğunda eksik başlık kalmaz.

• Refakat eden kişi belirlendi ve konuşmacıya bildirildi
• Salona giriş yolu ve buluşma noktası kararlaştırıldı
• Hazırlık odasının düzeni ve konumu teyit edildi
• Prova için ayrılan süre akış belgesine yazıldı
• Sunum dosyasının doğru sürümü sahne bilgisayarına yüklendi
• Takdim metni sunucuyla paylaşıldı
• Sahne sonrası görüşme alanı ve süresi belirlendi
• Uğurlama saati ve transfer teyidi planlandı

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler