Çok Dilli Etkinlik Kurgusu

Katılımcıların farklı dillerde çalıştığı programlarda çok dilli etkinlik kurgusu, salon kurulumundan çok önce başlar. İlk dil kararı davet metni yazılırken verilir. Bu karar sonraki tüm materyalleri belirler. Bu nedenle erken ve yazılı olması beklenir.

Katılımcı, etkinliğe ilişkin ilk bilgiyi hangi dilde aldıysa programın o dilde yürüyeceğini varsayar. Bu nedenle davetle sahne arasında tutarlılık aranır. Tutarsızlık, salonda beklenti farkı oluşturur. Fark ise katılımın niteliğini etkiler.

Aşağıdaki rehber kurguyu yedi temas noktasına ayırıyor. Her noktada hangi dil kararının verildiği ve bu kararın hangi materyali doğurduğu gösteriliyor. Sonda yer alan tablo temas noktalarını materyallerle eşleştiriyor. Kontrol listesi ise hazırlık toplantısında okunur.

Ana Dil ve Destek Dili Ayrımı

Programın bir ana dili, bir ya da birkaç destek dili olur. Ana dil, akışın ve sahne yönetiminin yürüdüğü dildir. Destek dilleri çeviri, alt yazı ve materyal üzerinden sağlanır. Bu ayrım baştan yapıldığında sonraki kararlar kendiliğinden sıralanır. Ayrım, hazırlık dosyasının ilk sayfasında yer alır.

Ayrımın katılımcıya da açıkça bildirilmesi beklentiyi netleştirir. Bildirim davet metninde tek cümleyle yapılır. Aynı cümle kayıt sayfasında da yer alır. Böylece katılımcı kararını bilerek verir. Bildirim metni her iki dilde de aynı anlamı taşır.

Ana dilin seçimi katılımcı dağılımına göre yapılır. Kurumun çalışma dili de bu seçimde etkilidir. Karar, hazırlık toplantısında yazılı hâle getirilir. Karar notu tüm ekiple paylaşılır.

Kararı Kim Verir?

Kararı etkinlik sahibi verir, kurumsal iletişim birimi görüş bildirir. Menajerlik tarafı sahnedeki uygulamanın nasıl yürüyeceğini anlatır.

Üç bakış bir araya geldiğinde karar hem uygulanabilir hem tutarlı olur. Karar notu hazırlık dosyasına eklenir.

• Ana dilin belirlenmesi
• Destek dillerinin listelenmesi
• Her dilin hangi temas noktasında görüneceği
• Sahne yönetiminin dili
• Soru bölümünün dil düzeni
• Kararın yazılı olarak paylaşılması

Davet, Kayıt ve Bilgilendirme Metinleri

Davet metni hangi dillerde gönderilecekse, kayıt formu da aynı dilleri kapsar. İki aşama arasındaki fark katılımcıda tereddüt üretir. Bu nedenle metinler aynı anda hazırlanır. Hazırlık tek bir sorumluda toplanır.

Kayıt formunda katılımcının tercih ettiği dili seçebilmesi, salon düzeni için erken bilgi sağlar. Bu bilgi kulaklık ve materyal planını doğrudan besler. Tercih alanı kısa tutulur. Uzun formlar kayıt tamamlanma oranını düşürebilir. Alanın seçenekleri kısa adlarla yazılır.

Etkinlik öncesi bilgilendirme mesajları da aynı dil düzenini izler. Katılımcı, kendi seçtiği dilde bilgi almayı bekler. Mesaj şablonları önceden hazırlanır. Şablonlar tek bir klasörde toplanır.

Dil Tercihinin Erken Toplanması

Kayıt sırasında toplanan dil tercihi, kulaklık sayısını ve materyal baskısını planlamayı kolaylaştırır. Bu bilgi katılımcı listesinde ayrı bir sütun olarak tutulur.

Tercih dağılımı baskı öncesinde gözden geçirilir. Böylece materyal miktarı gerçek ihtiyaca göre belirlenir.

• Davet metninin dilleri
• Kayıt formunun dilleri
• Dil tercihi alanı
• Bilgilendirme mesajı şablonları
• Hatırlatma mesajlarının dili

Çok Dilli Etkinlik Materyallerinin Hazırlığı

Program kitapçığı, yaka kartı, yönlendirme tabelaları ve sunum şablonları dil kararına göre hazırlanır. Materyal hazırlığı baskı takvimine bağlı olduğu için erken başlar. Takvim geriye doğru kurulur. Son teslim tarihi etkinlik gününden önce belirlenir. Takvim materyal listesiyle birlikte paylaşılır.

Tabelalarda metin yerine simge kullanımı, dil sayısı arttığında okunabilirliği korur. Simgeler kısa metinlerle desteklenir. Yönlendirme seti tek tasarımla hazırlanır. Böylece salon bütünlüklü görünür. Tasarım dosyaları tek bir sorumluda toplanır.

Sunum şablonunun iki dilli hazırlanması, ekranda ana başlıkların her iki dilde görünmesini sağlar. Şablon konuşmacılara önceden gönderilir. Gönderim sırasında kısa bir kullanım notu eklenir. Not, şablonun nasıl kullanılacağını anlatır.

Baskı Takviminin Kurulması

Çok dilli materyallerde çeviri, düzelti ve baskı adımları arka arkaya gelir. Her adım için ayrı bir süre ayrılır.

Düzelti adımının atlanması, baskı sonrası düzeltme ihtiyacı doğurabilir. Bu nedenle adım takvimde görünür tutulur.

• Davet ve program kitapçığı
• Yaka kartı ve masa isimlikleri
• Salon içi yönlendirme tabelaları
• Sunum şablonu ve başlık düzeni
• Geri bildirim formu
• Etkinlik sonrası bilgilendirme metni

Sahne Yönetimi ve Sunucunun Rolü

Sunucu, çok dilli programlarda akışın dengesini kurar. Takdim metinlerinin hangi dilde okunacağı önceden yazılır. Metinler sahne sırasına göre dizilir. Böylece geçişler akıcı ilerler. Metinlerin son hâli sunucuya önceden gönderilir.

Her cümlenin iki dilde tekrarlanması akışı yavaşlatabilir. Bunun yerine başlıkların ve yönlendirmelerin çift dilli verilmesi tercih edilir. Bu düzen hem süreyi korur hem bilgiyi ulaştırır. Tercih provada denenir. Deneme sonucu sunucuya yazılı olarak iletilir.

Sunucunun kullandığı geçiş cümleleri kısa tutulur. Kısa cümleler iki dilde de rahat okunur. Metin provada birlikte gözden geçirilir. Gözden geçirme prova gününde tekrarlanır.

İki Dil Bilen Sunucu Tercihi

Her iki dilde rahat çalışan bir sunucu, geçişleri tek kişiyle yürütür. Bu tercih sahnedeki kişi sayısını azaltır ve akışı sadeleştirir.

Tek sunucunun bulunmadığı durumlarda iki sunucu dönüşümlü çalışır. Dönüşüm noktaları akış belgesinde gösterilir.

• Takdim metinlerinin dili
• Geçiş cümlelerinin uzunluğu
• Sunucu sayısı ve dönüşüm noktaları
• Anons metinlerinin hazırlığı
• Prova sırasında yapılacak deneme

Alt Yazı ve Ekran Kullanımı

Alt yazı, kulaklık kullanmak istemeyen katılımcılar için ek bir yol açar. Ekranın alt bölümünde ayrılan bir şerit bu işi görür. Şeridin yüksekliği sunum tasarımıyla birlikte belirlenir. Böylece görseller kapanmaz. Yerleşim kararı tasarım ekibiyle birlikte verilir.

Alt yazının okunabilirliği yazı boyutuna ve arka plan kontrastına bağlıdır. Bu ayar provada salonun arka sırasından denenir. Deneme sonucu prodüksiyon notuna işlenir. Gerekirse şerit yeniden düzenlenir. Düzenleme sonrası okuma bir kez daha yapılır.

Alt yazının gecikme payı da değerlendirilir. Kısa bir gecikme çoğu programda kabul edilir. Uzun gecikme ise takibi zorlaştırır. Not kurulum ekibiyle paylaşılır.

Alt Yazının Hazırlanması

Alt yazı canlı olarak üretiliyorsa, üretim ekibinin sahneyi görmesi gerekir. Görüş sağlanamadığında izleme ekranı kurulur.

Önceden hazırlanan metin kullanılacaksa konuşmanın son sürümüyle karşılaştırılır. Karşılaştırma provadan önce tamamlanır.

• Alt yazı şeridinin ekrandaki yeri
• Yazı boyutu ve kontrast
• Sunum görselleriyle çakışma durumu
• Gecikme payının kabul edilebilir düzeyi
• Kayıt sonrası alt yazı kullanımı

Katılımcı Etkileşimi ve Soru Bölümü

Soruların yazılı olarak toplanması, çok dilli programlarda akışı belirgin biçimde rahatlatır. Yazılı soru çevrilip moderatöre iletilir. Bu düzen süreyi öngörülebilir kılar. Aynı zamanda benzer soruların birleştirilmesini sağlar. Soru formunun dili de kayıt formuyla aynı tutulur.

Sözlü sorularda katılımcının kendi dilinde konuşabilmesi katılımı artırır. Bu durumda moderatör soruyu ana dile taşır. Taşıma kısa ve sade bir cümleyle yapılır. Böylece salon akışı korunur. Moderatör bu düzeni provada bir kez dener.

Hangi yöntemin kullanılacağı programın açılışında kısaca duyurulur. Duyuru metni önceden hazırlanır. Aynı metin ekranda da gösterilebilir. Metnin bir kopyası moderatörde bulunur.

Masa Çalışmalarında Dil Düzeni

Atölye bölümlerinde masalar dil tercihine göre oluşturulabilir. Her masada iki dil bilen bir kolaylaştırıcının bulunması akışı destekler.

Masa çıktıları hangi dilde toplanacaksa bu baştan söylenir. Toplu paylaşım aşamasında çeviri için süre ayrılır.

• Soru toplama yöntemi
• Çeviri sorumluluğunun kimde olduğu
• Moderatörün taşıma biçimi
• Bölüm süresinin planlanması
• Açılış duyurusunun metni

Etkinlik Sonrası Paylaşımlar

Program bittikten sonra paylaşılan sunum, kayıt ve özet metinler de aynı dil düzenini izler. Çok dilli etkinlik deneyiminin salonda bittiği varsayılmaz. Katılımcı, aldığı deneyimin devamını bekler. Paylaşım takvimi etkinlikten önce kurulur.

Kayıt üzerine alt yazı eklenecekse bu iş için ayrı bir takvim kurulur. Alt yazı metni konuşmanın kendisiyle birlikte okunur. Okuma, aktarımda tutarlılık sağlar. Onay adımı da takvime eklenir. Onayı verecek kişi baştan belirlenir.

Geri bildirim formunun her dilde ayrı toplanması, sonuçların doğru okunmasını sağlar. Sonuçlar dil grubuna göre de değerlendirilir. Değerlendirme sonraki programın başlangıç notunu oluşturur. Değerlendirme etkinlik haftası içinde yapılır.

Paylaşım Takviminin Kurulması

Etkinlik sonrası paylaşımların hangi gün yapılacağı önceden belirlenir. Takvim, çeviri ve onay adımlarını da içerir.

Takvimin katılımcıyla paylaşılması beklentiyi düzenler. Paylaşım günü geldiğinde ayrıca duyuru yapılır.

• Sunum ve kayıt paylaşımının dili
• Alt yazı takvimi ve onayı
• Özet metnin dilleri
• Geri bildirim formunun dağıtımı
• Sonuçların dil grubuna göre okunması

Temas Noktaları ve Dil Kararları

Aşağıdaki tablo, katılımcının programla temas ettiği noktaları ve her noktada verilen dil kararını gösteriyor. Tablo hazırlık toplantısında birlikte doldurulur ve materyal takviminin temelini oluşturur. Doldurulan tablo, baskı siparişi verilmeden önce gözden geçirilir.

Çok Dilli Program için Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında davetten etkinlik sonrasına kadar tek bir dil düzeni yürür ve materyaller aynı takvimde toplanır.

• Ana dil ve destek dilleri belirlendi
• Davet ve kayıt formu aynı dilleri kapsayacak biçimde hazırlandı
• Katılımcı dil tercihi kayıt sırasında toplandı
• Yönlendirme ve basılı materyal takvimi kuruldu
• Sunucunun takdim dili ve metni yazıldı
• Alt yazı kullanılacaksa ekran yerleşimi provada denendi
• Soru bölümünün dil yöntemi açılışta duyurulmak üzere hazırlandı
• Etkinlik sonrası paylaşımların dil düzeni kararlaştırıldı

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler