Konuşmacı Ödemelerinde Stopaj, KDV ve Fatura

Etkinlik planlayan ekipler için konuşmacı ödemesi stopaj tarafı çoğu zaman sürecin en geç konuşulan başlığıdır. Oysa ödemenin hangi belgeye dayanacağı, tutarın brüt mü net mi konuşulduğu kadar belirleyicidir. Bu iki soru teklif aşamasında sorulduğunda, etkinlik sonrasında yeniden açılmaz. Sorulmadığında ise ödeme aşaması beklemeye girer.

Uygulama, ödemenin kime yapıldığına göre değişir. Gerçek kişiye yapılan ödeme ile bir şirkete ya da menajerlik tarafına yapılan ödeme aynı belge düzenini gerektirmez. Kurumun muhasebe birimi bu ayrımı baştan bilmek ister.

Aşağıdaki rehber başlıkları genel uygulama düzeyinde tarif ediyor. Amaç bir hesaplama yöntemi sunmak değil, hangi soruların kime sorulacağını göstermek. Kurumunuzun uygulaması için muhasebe biriminizin ve mali müşavirinizin görüşü esas alınır.

Konuşmacı Ödemesi Stopaj Tarafı Neden Erken Açılır?

Etkinlik ekibi genellikle kapsam ve takvimle ilgilenir. Ödemenin hangi belgeyle yapılacağı ise farklı bir birimin sorumluluğundadır. İki tarafın aynı anda bilgilenmesi, sürecin sonunda uyumsuzluk çıkmasını önler. Bu düzen ödeme gününde beklemeyi ortadan kaldırır.

Muhasebe biriminin sorduğu sorular çoğu zaman sabittir. Ödemenin kime yapılacağı, karşı tarafın statüsü ve hangi belgenin düzenleneceği ilk sırada gelir. Soruların teklif turunda sorulması süreci baştan düzenler. Bu bilgilerin sözleşmeye işlenmesi tekrar sorulmasını önler.

Bu sorular teklif aşamasında yanıtlandığında, sözleşme metni de buna göre kurulur. Ödeme aşamasında ek bir yazışma gerekmez. Yanıtların yazılı alınması sözleşme metnini de hazırlar. Ödeme akışının sade olması onay basamaklarını da kısaltır.

Sorular Kime Yöneltilir?

Kapsam ve takvim soruları etkinlik ekibine, belge ve ödeme soruları ise muhasebe birimine yöneltilir. İki grubun birbirine karışması gecikme doğurur. Statü ayrımının netleşmesi belge düzenini doğrudan belirler.

Teklif aşamasında her iki grubun da yanıtlanması, sözleşme metnini tek seferde hazır hâle getirir.

• Ödeme kime yapılacak?
• Karşı taraf gerçek kişi mi, tüzel kişi mi?
• Hangi belge düzenlenecek?
• Tutar brüt mü net mi konuşuluyor?
• Ödeme kaç aşamada yapılacak?
• Şehir dışı masrafları kim karşılıyor?
• Ödemenin hangi bütçe kaleminden yapılacağı

Ödemeyi Alan Tarafın Statüsü

Uygulamadaki ilk ayrım, ödemenin bir gerçek kişiye mi yoksa bir şirkete mi yapıldığıdır. Bu ayrım hem düzenlenecek belgeyi hem de kesinti yapılıp yapılmayacağını belirler. Akışın şemayla gösterilmesi onay aşamasını kolaylaştırır. Belge ve ödeme başlıklarının birlikte izlenmesi takibi kolaylaştırır.

Menajerlik üzerinden ilerleyen işlerde akış bir adım daha kurgulanır. Kurum ile ajans arasındaki ilişki ile ajans ile sahne tarafı arasındaki ilişki birbirinden ayrı tanımlanır. Belgenin zamanında ulaşması ödeme dönemini korur.

Hangi yapının kurulacağı teklif aşamasında belirtilir. Böylece kurum, ödemeyi hangi tarafa ve hangi belgeye istinaden yapacağını baştan bilir. Hizmet tanımının açık yazılması kontrol aşamasını hızlandırır.

Akış Neden Baştan Yazılır?

Ödeme akışının sözleşmede yazılı olması, iki tarafın da muhasebe kayıtlarını aynı biçimde kurmasını sağlar. Aksi hâlde etkinlik sonrasında belge ile ödeme arasında uyumsuzluk doğabilir. Esas bilgisinin tekliflerde görünmesi karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Akışın yazılması ayrıca onay basamaklarını kısaltır. Ödemeyi onaylayan yöneticinin ek soru sorma ihtiyacı azalır. Hesaplama yönteminin mali müşavirle teyit edilmesi beklenir.

• Ödemenin yapılacağı tarafın unvanı
• Gerçek kişi ya da tüzel kişi ayrımı
• Menajerlik tarafının konumu
• Yurt içi ya da yurt dışı yerleşiklik
• Belge düzenleme yükümlülüğü
• Ödeme kanalı ve hesap bilgisi
• Karşı tarafın vergi kaydının bulunduğu yer

Belge Düzeni ve Düzenlenecek Evrak

Belge, ödemenin dayanağıdır. Kimin düzenleyeceği ve hangi bilgileri taşıyacağı önceden kararlaştırılır. Satırların ayrı gösterilmesi bütçe takibini kolaylaştırır.

Belgenin üzerinde etkinliğin tarihi, hizmetin tanımı ve sözleşme referansı yer alması beklenir. Bu bilgiler, sonraki dönemlerde yapılacak kontrollerde de işe yarar. Onay tutarının tabloda belirtilmesi sonraki soruları kapatır.

Belgenin ne zaman düzenleneceği de ayrıca yazılır. Etkinlik öncesinde mi sonrasında mı düzenleneceği, ödeme takvimiyle birlikte kurgulanır. Harcama yönteminin baştan seçilmesi belge karışıklığını önler.

Belge Ne Zaman İstenir?

Belgenin ödeme gününden önce kuruma ulaşması beklenir. Bu tarih sözleşmede yazıldığında takip kolaylaşır. Sınır tanımının yazılması saha ekibini de rahatlatır.

Belgenin hangi birime ve hangi kanaldan iletileceği de aynı yerde belirtilir.

• Belgeyi düzenleyecek taraf
• Belgenin düzenleneceği tarih
• Hizmet tanımının nasıl yazılacağı
• Sözleşme referansının belgeye işlenmesi
• Belgenin hangi kanaldan iletileceği
• Kurum tarafında belgeyi teslim alacak birim
• Belgenin nüsha sayısı ve saklama düzeni

Kesinti Uygulaması ve Brüt Net Ayrımı

Gerçek kişiye yapılan ödemelerde genel uygulama, ödemeyi yapan kurumun kaynakta kesinti yaparak beyan etmesidir. Bu nedenle konuşulan tutarın kesintiden önceki mi sonraki mi olduğu baştan belirtilir. Ödeme günlerinin paylaşılması beklentiyi gerçekçi kılar.

Brüt üzerinden konuşulan bir tutar ile net olarak ele alınan bir tutar, kurumun toplam yükü açısından farklı sonuç verir. Karşılaştırma yaparken bütün tekliflerin aynı esasa göre okunması gerekir. Dekont paylaşımının yöntemi baştan kararlaştırılır.

Oranlar ve hesaplama yöntemi kurumun kendi mali müşaviriyle netleşir. Etkinlik ekibinin görevi, hangi esasın konuşulduğunu yazılı hâle getirmektir. Yanıtların aynı yazışmada toplanması takibi de kolaylaştırır.

Teklifler Nasıl Karşılaştırılır?

Birden fazla teklif değerlendirilirken hepsinin aynı esasa çevrilmesi gerekir. Aksi hâlde düşük görünen bir teklif toplamda daha yüksek bir yük doğurabilir.

Bu çeviri işlemini muhasebe birimiyle birlikte yapmak, kıyaslamayı sağlam bir zemine oturtur.

• Konuşulan tutarın esasının yazılması
• Tekliflerin aynı esasa çevrilmesi
• Bütçe onayının dayandığı tutarın belirlenmesi
• Kesinti yükümlülüğünün hangi tarafta olduğu
• Mali müşavir görüşünün alınması
• Karşılaştırma tablosunun hazırlanması
• Kesinti beyanının hangi dönemde yapılacağı

Katma Değer Vergisi ve Tutarın Okunması

Hizmet bedelinin üzerine eklenen vergi tutarı, tekliflerde ayrı satır olarak gösterildiğinde karışıklık doğmaz. Dâhil ya da hariç olduğunun yazılması yeterlidir.

Kurumun bütçe onayında hangi tutarın esas alındığı da önemlidir. Onay hariç tutar üzerinden alındığında, ödeme aşamasında ek bir onay gerekebilir.

Bu nedenle bütçe sunumlarında tutarın hangi esasla yazıldığı belirtilir. Böylece ödeme aşamasında sürpriz oluşmaz.

Bütçe Sunumunda Ne Yazılır?

Yönetime sunulan tabloda tutarın hangi esasla yazıldığı belirtilir. Aksi hâlde onaylanan rakam ile ödenen tutar arasında fark doğabilir.

Tablonun altına kısa bir açıklama satırı eklemek, sonraki soruları baştan kapatır.

• Tekliflerde verginin ayrı satırda gösterilmesi
• Dâhil ya da hariç ibaresinin yazılması
• Bütçe onayının hangi tutara dayandığı
• Şehir dışı masrafların hangi başlıkta izleneceği
• Yabancı para biriminde ilerleyen işlerde çevrim esası
• Ödeme kanalının ve hesap bilgisinin teyidi
• Tutarın yazıldığı para biriminin belirtilmesi

Şehir Dışı Masrafları ve Belgelenmesi

Ulaşım ve konaklama giderlerinin nasıl izleneceği ayrı bir başlıktır. Bu giderler doğrudan kurum adına yapıldığında, belge düzeni kurumun kendi süreçleri içinde kalır.

Karşı tarafın harcamayı kendisi yapıp sonradan yansıtması durumunda ise farklı bir akış kurulur. Yansıtmanın hangi belgeyle yapılacağı önceden kararlaştırılır.

Hangi yöntemin seçileceği kurumun iç düzenine bağlıdır. Önemli olan, yöntemin etkinlikten önce belirlenmiş olmasıdır.

Masraf Tavanı Belirlenir mi?

Bazı kurumlar seyahat ve konaklama için bir üst sınır tanımlar. Bu sınır sözleşmeye yazıldığında, harcama yapılırken tereddüt oluşmaz.

Sınırın aşılması gereken durumlarda önceden yazılı onay alınması koşulu eklenir.

• Harcamanın kim adına yapılacağı
• Yansıtma yönteminin belirlenmesi
• Belgelerin iletilme biçimi
• Üst sınır uygulanıp uygulanmayacağı
• Sınır aşımında izlenecek onay yolu
• Harcamaların izleneceği bütçe kalemi
• Masraf belgelerinin teslim edileceği tarih

Ödeme Takvimi ve Onay Basamakları

Ödeme takvimi, sözleşmedeki aşamalarla uyumlu kurulur. Bir bölümün imza sonrasında, kalan bölümün etkinlik sonrasında ödenmesi yaygın bir düzendir.

Kurumun kendi ödeme günleri de bu takvime yansıtılır. Belgenin hangi güne kadar ulaşması gerektiği önceden bildirildiğinde, ödeme dönem içinde tamamlanır. Bu nedenle konuşmacı ödemesi stopaj tarafı, etkinlik ekibinin değil muhasebenin yürüttüğü bir başlıktır.

Onay basamaklarının sayısı kuruma göre değişir. Basamakların baştan bilinmesi, ödeme süresine ilişkin gerçekçi bir beklenti oluşturur. Bu bilgilerin tek sayfada özetlenmesi, ödeme aşamasında ek yazışmayı ortadan kaldırır.

Gecikme Durumunda Kim Aranır?

Ödeme takviminde aksama olduğunda iletişim kurulacak kişinin baştan belirlenmesi, sürecin kişisel bir konuya dönüşmesini önler.

Bu kişi çoğu zaman kurumun finans biriminde görevlidir ve süreci kayıt üzerinden takip eder.

• Ödeme aşamalarının ve koşullarının tanımı
• Belgenin kuruma ulaşması gereken tarih
• Kurumun ödeme günlerinin paylaşılması
• Onay basamaklarının listelenmesi
• Gecikme durumunda iletişim kurulacak kişi
• Ödeme sonrası dekontun paylaşılma biçimi
• Ödeme sonrası mutabakatı kimin yapacağı

Muhasebenin Sorduğu Sorular ve Cevabın Kaynağı

Aşağıdaki tablo ödeme aşamasında sorulan soruları, cevabın hangi aşamada netleştiğini ve konunun kimden öğrenileceğini gösterir. Soruların tamamı teklif ve sözleşme aşamasında yanıtlanabilir niteliktedir.

Ödeme Aşamasına Geçmeden Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında ödeme, etkinlik sonrasında ek yazışma gerektirmeden ilerler. Listenin tamamlanması, etkinlik sonrasında yalnızca belge teslimini bırakır.

• Ödemenin hangi tarafa yapılacağı yazılı hâle getirildi
• Karşı tarafın statüsü muhasebeye bildirildi
• Tutarın brüt mü net mi konuşulduğu teyit edildi
• Düzenlenecek belge ve düzenleme tarihi kararlaştırıldı
• Vergi tutarının dâhil ya da hariç olduğu teklifte belirtildi
• Şehir dışı masraflarının izlenme yöntemi belirlendi
• Ödeme aşamaları ve onay basamakları listelendi
• Belgenin iletileceği birim ve kanal netleşti

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler