Konuşmacı Kiralama Süreci: Talepten Sahneye Beş Aşama

Bir ismi sahneye çıkarmak tek bir telefon görüşmesi gibi görünür. Oysa konuşmacı kiralama beş ayrı aşamadan geçer ve her aşamanın kendi belgesi vardır. Aşamalar atlandığında sorun sahne günü değil, genellikle bir hafta öncesinde çıkar.

Aşağıdaki beş aşama, talebin sahneye dönüşene kadar izlediği yolu gösteriyor. Ayrıca her aşamada kimin neyi yazdığı belirtildi; böylece sorumluluk boşlukta kalmıyor. Sahadan örnekleri referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Konuşmacı Kiralama Neden Beş Aşamaya Ayrılır?

Konuşmacı kiralama, tek bir karardan değil birbirine bağlı beş karardan oluşur. Öncelikle tarih tutulur, ardından bedel netleşir, sonra konu yazılır. Bu sıra bozulduğunda taraflar farklı şeyleri konuşmaya başlar.

Örneğin konu netleşmeden imzalanan bir sözleşme, sahne öncesinde “bu başlıkta konuşmuyorum” cümlesiyle karşılaşabilir. Buna karşılık brief aşaması işletildiğinde böyle bir sürpriz kalmaz.

Ayrıca aşamalar belgelidir. Uygunluk yazılı gelir, teklif kalemlere ayrılır, sözleşme imzalanır, brief paylaşılır, prova saati salon sözleşmesine yazılır. Dolayısıyla süreç hafızaya değil belgeye dayanır.

Kısacası konuşmacı kiralama bir alışveriş değil, bir üretim planıdır. Aşağıdaki beş aşama bu planı kuruyor.

Birinci Aşama: Talep ve Uygunluk Sorgusu

İlk aşama uygunluk sorgusudur. Bu aşamada altı bilgi yeterlidir: tarih, şehir, salon, sahne saati, kitle sayısı ve format.

Uygunluk Neden Sahne Saatine Bağlıdır?

Aynı gün içinde iki programı olan bir isim için sahne saati belirleyicidir. Öncelikle ulaşım penceresi hesaplanır; ardından uygunluk buna göre yazılır. Bu nedenle “o gün müsait mi?” sorusu tek başına yeterli olmaz.

Yazılı Opsiyon

Uygunluk olumluysa tarih kısa süreli yazılı opsiyonla tutulur. Opsiyon süresi genellikle beş iş günüdür; böylece karar için makul bir pencere açılır.

İkinci İsmi Baştan Sorun

Uygunluk sorgusunu tek isimle yapmak süreci uzatır. Buna karşılık iki ya da üç isim aynı anda sorulduğunda, olumsuz dönen ilk cevap takvimi geriye atmaz. Ayrıca ikinci ismin bedeli de aynı turda görülür; dolayısıyla bütçe kararı tek oturumda verilir.

Sonuç olarak konuşmacı kiralama sürecinin ilk aşaması, tek bir isme kilitlenmeden yürütülür. Nitekim sahada en sık yaşanan gecikme, tek isme bağlanmış bir takvimden doğar.

İkinci Aşama: Teklif ve Kalemlerin Açılması

İkinci aşamada teklif gelir. İyi bir teklif tek rakam değildir; kalemleri açıktır.

Teklifte Ayrı Satır Olması Gerekenler

• Sahne süresi ve soru-cevap bölümünün dâhil olup olmadığı
• Ulaşım biçimi, bilet sınıfı ve biletin hangi tarafça alınacağı
• Konaklama gece sayısı ve otel standardı
• Kayıt izni ve kaydın kullanım alanı
• Ödeme takvimi ve fatura tarafı

Böylece iki teklif karşılaştırılabilir hâle gelir. Aksi hâlde düşük görünen rakam, kayıt izni dışarıda bırakıldığı için düşük görünüyor olabilir.

Ödeme Takvimi Neden Teklifte Yer Alır?

Ödeme takvimi, kurumun satın alma sürecine doğrudan bağlıdır. Öncelikle fatura tarafı belirlenir; ardından ödeme tarihleri satın alma takvimiyle eşleştirilir. Bu eşleşme yapılmazsa sözleşme imzalı olsa bile süreç muhasebe aşamasında bekler.

Ayrıca peşin ve bakiye oranı baştan yazılır. Yaygın uygulama, sözleşmeyle birlikte bir bölümün, sahne sonrasında ise kalanın ödenmesidir. Böylece iki taraf da takvimi aynı biçimde okur.

Üçüncü Aşama: Sözleşme, Kayıt İzni ve Ödeme

Üçüncü aşama sözleşmedir. Konuşmacı kiralama sürecinde tarihi kesin olarak kilitleyen tek belge budur.

Sözleşmede Aranacak Maddeler

Sahne süresi, konu başlığı, ulaşım ve konaklama sorumluluğu, kayıt izni, erteleme kuralı ve ödeme takvimi. Ayrıca prova saati de bu belgeye yazılır; çünkü prova salon programına bağlıdır.

Kayıt İzni Ayrı Yazılır

Kurum içi arşiv ile sosyal medya yayını aynı izin değildir. Ayrıca salondaki katılımcılar da görüntüye girdiği için katılımcı bilgilendirmesi programın parçasıdır. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Dördüncü Aşama: Brief ve Konu Netleşmesi

Dördüncü aşamada konu netleşir. Brief, konuşmacının salonu önceden tanımasını sağlayan tek sayfadır.

Öncelikle amaç cümlesi yazılır: “Bu program bittiğinde salondaki kişi ne yapacak?” Ardından kitle profili, programın tamamı ve konuşmanın akıştaki yeri eklenir. Ayrıca kaçınılması istenen konular varsa burada belirtilir.

Sonuç olarak brief, sahne günü yapılacak tartışmayı üç hafta öne çeker. Nitekim sahada iyi giden programların ortak özelliği budur.

Brief’te Bulunması Gerekenler

• Amaç cümlesi ve üzerinde anlaşılan konu başlığı
• Kitle profili: sayı, kıdem ve bölüm dağılımı
• Programın tamamı ve konuşmanın akıştaki yeri
• Salon düzeni, sahne ölçüsü ve ekran durumu
• Kurum içi hassasiyetler ve kaçınılması istenen konular
• Soru-cevap bölümünün süresi ve kimin yöneteceği

Bu altı başlık tek sayfayı geçmez. Ayrıca brief yazıldıktan sonra konuşmacıyla kısa bir görüşme yapılır; böylece yazılı metnin bıraktığı boşluklar kapanır.

Beşinci Aşama: Prova ve Sahne Günü

Beşinci aşama prova ve sahnedir. Prova, salonun katılımcıya açılmasından önce biter.

Provada Denenecekler

• Sahneye giriş ve çıkış yönleri
• Mikrofon türü ve yedek mikrofonun yeri
• Sunum dosyasının salon bilgisayarında açılışı
• Yazı boyutunun arka sıradan okunabilirliği
• Soru bölümünde mikrofonun salonda dolaşma güzergâhı

Prova süresi programın karmaşıklığına göre değişir. Örneğin tek konuşmacılı bir keynote için kırk beş dakika yeterlidir; buna karşılık ödül bölümü ya da canlı müzik varsa doksan dakika ayrılır.

Sahne Günü Tek Kişi

Sahne günü konuşmacıyla muhatap olan tek bir kişi belirlenir. Böylece bilgi tek kanaldan akar; dolayısıyla son dakika değişiklikleri karışmaz. Ayrıca bu kişi prova tutanağını da tutar; nitekim sahnede değişen her ayrıntı aynı belgede toplanır.

Süreçte Zaman En Çok Nerede Kaybedilir?

Süreçte en çok zaman, teklif ile sözleşme arasındaki onay döngüsünde kaybedilir. Çünkü bu aşamada karar birden fazla bölümden geçer.

Buna karşılık iki önlem süreyi belirgin biçimde kısaltır. Öncelikle amaç cümlesi talep aşamasında yazılır; ardından teklifin kalemleri baştan açık istenir. Böylece revizyon turu sayısı düşer.

Ayrıca ikinci bir isim yedekte tutulur. Nitekim takvim çakışması en sık karşılaşılan gecikme sebebidir.

İkinci sırada ise salon kaynaklı gecikmeler gelir. Prova saati salon sözleşmesine yazılmadığında konuşmacı kiralama takvimi son haftada yeniden kurulur. Bu yüzden salon sözleşmesi ile konuşmacı sözleşmesi aynı haftada tamamlanır.

Üçüncü sebep ise konu başlığının geç yazılmasıdır. Başlık geç yazıldığında sunum hazırlığı sıkışır; dolayısıyla prova, hazırlığı tamamlama toplantısına dönüşür.

Konuşmacı Kiralama Sürecinde Kurum İçi Karar Akışı

Konuşmacı kiralama süreci, dışarıdaki aşamalar kadar kurum içindeki imza sırasıyla da ilerler. Talebi açan birim genellikle kurumsal iletişim, insan kaynakları ya da pazarlama tarafıdır ve programın amacını en yakından bilen masa burasıdır. Bütçe onayı çoğu kurumda ayrı bir masada verilir; sözleşme metnini ise hukuk tarafı okur. Bu üç durak birbirini sırayla beklediğinde takvim kendiliğinden uzar ve dışarıya verilen tarih kayar.

İç akışı erken yazmak, karşı tarafa verilecek sözü gerçekçi tutar. Talep sahibini, onay vereni ve imza yetkisi taşıyan kişiyi tek bir satırda listelemek çoğu durumda yeterlidir. Her durağın ne kadar sürdüğünü geçmiş işlerden kabaca bilmek, opsiyon süresini buna göre istemeyi sağlar. Aynı listeye kimin kime bilgi vereceği de eklendiğinde, aşamalar arasındaki boşluklar kısalır. Böylece uygunluk sorgusundan imzaya kadar geçen zaman öngörülebilir hâle gelir.

Akışın yazılı olması, dışarıdan gelen soruların karşılığını da kolaylaştırır. Menajerlik tarafı bir teyit beklerken sürecin hangi masada durduğunu bilir ve kendi takvimini buna göre düzenler. Beklemenin nedeni görünür olduğunda opsiyon süresi iki taraf için de daha rahat yönetilir. Kısa bir bilgilendirme yazısı, çoğu zaman bu görünürlüğü sağlamak için yeterli olur.

• Talebi açan birim ve talebin gerekçesi
• Bütçe onayını veren kişi ve onay sınırı
• Sözleşme metnini okuyan hukuk tarafı
• Sistem kaydını açan satın alma sorumlusu
• İmza yetkisi taşıyan yönetici ve yedeği

Küçük ve Büyük Kurumda Aynı Sürecin Farklı Karşılığı

Aynı aşamalar, kurumun büyüklüğüne göre farklı hızda işler ve farklı hazırlık ister. Küçük bir kurumda talep sahibi ile imza yetkisi çoğu zaman aynı kişide toplanır; karar tek bir görüşmede çıkabilir. Büyük kurumda ise talep, bütçe, hukuk ve satın alma ayrı sistemlerde ve ayrı takvimlerde ilerler. Bu ayrım süreci uzatmak zorunda değildir; yalnızca hazırlığın daha erken başlamasını gerektirir.

Büyük kurumda tedarikçi kaydı, vergi bilgilerinin toplanması ve sistem üzerinden sipariş açılması gibi adımlar konuşmacı seçilmeden de tamamlanabilir. Bu adımlar seçim kararından bağımsız yürütülebildiği için imza sonrasındaki beklemeyi belirgin biçimde kısaltır. Küçük kurumda ise esneklik yüksektir, buna karşılık yazılı iz daha zayıf kalabilir. Her aşamayı kısa bir teyit yazısıyla kayda almak, iki ölçekte de aynı işi görür ve sonradan geriye dönmeyi kolaylaştırır.

Ölçek farkı, menajerlik tarafının iletişim biçimini de belirler. Tek kişiyle yürüyen işlerde bilgi doğrudan aktarılır; çok birimli işlerde tek bir koordinasyon noktası belirlemek gerekir. Mesajların farklı kanallara dağılmaması için bir kişi bilgi toplayıcı olarak tanımlanır ve bu kişi karşı tarafa açıkça bildirilir. Böylece konuşmacı tarafına giden her sorunun tek bir adresi olur ve cevaplar tek yerde birikir.

Etkinlik Bittikten Sonra Süreci Kayda Geçirmek

Program tamamlandığında dosyanın kapanışı çoğu zaman sonraya bırakılır ve zamanla ayrıntılar silinir. Oysa kapanış kaydı, bir sonraki davetin hazırlık süresini kısaltan en pratik belgedir. Sahne süresi, salon düzeni, teknik notlar ve ödeme akışı tek bir sayfada toplanır. Bu sayfa, aynı konuyu yeniden planlayan kişiye hazır bir başlangıç noktası verir.

Kayda geçirilecek bilgiler karmaşık değildir ve hazırlığı uzun sürmez. Hangi aşamanın ne kadar sürdüğü, hangi belgenin hangi masadan geçtiği ve hangi maddenin görüşmeye açıldığı kısa cümlelerle yazılır. Katılımcı geri bildirimi toplanmışsa özeti aynı dosyaya eklenir ve konu başlığıyla ilişkilendirilir. Böylece bir sonraki uygunluk sorgusu daha dar, daha net bir talep metniyle açılır.

Arşiv, yalnızca kurum içinde değil menajerlik tarafında da karşılık bulur. Konuşmacının hangi formatta, hangi salon büyüklüğünde ve hangi konu tarifiyle çalıştığı kayıtlı olduğunda benzer bir davete daha hızlı cevap verilir. İki tarafın da aynı bilgiyi tutması, her yeni işte tekrar eden soruları azaltır. Kayıtların aynı biçimde tutulması ise karşılaştırmayı yıl içinde kolaylaştırır.

Konuşmacı Kiralama Takvimi: Hafta Hafta Plan

Aşağıdaki tablo, sekiz haftalık rahat bir takvimde konuşmacı kiralama sürecinin nasıl dağıldığını gösteriyor.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Takvim sekiz haftanın altına indiğinde brief ve konu kilidi aynı haftaya biner. Bu nedenle acil taleplerde önce konu başlığı yazılır, sonra sözleşme tamamlanır.

Aşamalara Göre Sorumluluk Tablosu

Sorumluluk dağılımı yazılı olduğunda süreç hızlanır. Aşağıdaki liste, hangi belgeyi kimin ürettiğini özetliyor.

• Etkinlik sahibi: amaç cümlesi, kitle profili, brief, salon bilgileri
• Menajerlik: uygunluk, teklif, sözleşme, ulaşım ve konaklama planı
• Konuşmacı: konu başlığı, sunum dosyası, prova katılımı
• Prodüksiyon: sahne, ses, ışık, görüntü ve prova tutanağı

Boşlukta Kalan Kalemler

Sahada en sık sahipsiz kalan üç kalem şunlardır: havalimanı ile otel arası transfer, sunum dosyasının salon bilgisayarına yüklenmesi ve sahne kaydının paylaşım takvimi. Bu üç kalem sözleşmede adı geçen bir tarafa bağlanmadığında, sorumluluk sahne günü tartışılır.

Bu nedenle konuşmacı kiralama sürecinde sorumluluk listesi tek sayfada tutulur ve brief’in arkasına eklenir. Böylece prodüksiyon ekibi de aynı belgeyi okur.

Konuşmacı Kiralama Kontrol Listesi

Beş aşamayı tek listede toplarsanız onay döngüsü kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri talep aşamasında baştan netleştirin.

Sonuç olarak bu sekiz madde tamamlandığında konuşmacı kiralama süreci öngörülebilir hâle gelir. Kadrodaki doksan bir ismi konuşmacılar sayfasından, sahne ve gece programları için sanatçı kadrosunu ise ilgili sayfadan inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular