Etkinlik Tarihi Seçerken Çakışma Takvimi

Bir etkinliğin katılım oranı, içeriğinden önce tarihiyle belirlenir. Etkinlik tarihi seçimi bu nedenle programın ilk kararıdır ve sonraki bütün adımları etkiler. Salon araştırması, konuşmacı sorgusu ve davet takvimi bu karardan sonra başlar. Tarih değiştiğinde üç başlık birden yeniden kurulur.

Çakışma kontrolü tek bir takvime bakmakla tamamlanmaz. Resmî tatiller, okul dönemleri, sektör buluşmaları ve kurumun kendi yoğun dönemleri ayrı ayrı gözden geçirilir. Her başlık farklı bir katılımcı grubunu etkiler. Dördü birlikte okunduğunda tarih seçeneği kendiliğinden daralır.

Aşağıdaki rehber kontrolü yedi başlığa ayırıyor. Her başlıkta hangi kaynağa bakıldığı, kararın nasıl daraldığı ve alternatif tarihin nasıl saklandığı anlatılıyor. Sonunda bir çakışma tablosu ve tarih kesinleşmeden önce doldurulacak bir kontrol listesi bulunuyor.

Etkinlik Tarihi Seçimi Neye Göre Yapılır?

Tarih kararı, katılımcı grubunun günlük düzeninden başlar. Saha ekiplerinin, ofis çalışanlarının ve üst yönetimin takvimleri birbirinden farklı akar. Hedef grup hangisiyse o grubun yoğun dönemleri önce çıkarılır. Geriye kalan aralık, araştırmanın yapılacağı penceredir.

İkinci ölçü, etkinliğin amacıdır. Yıl açılışına bağlı bir program takvimin başında, değerlendirme niteliğindeki bir program ise dönem sonunda anlam kazanır. Amaç netleştiğinde tarih aralığı kısalır.

Üçüncü ölçü, hazırlık için gereken süredir. Davet, içerik ve prodüksiyon hazırlığı aynı takvimde ilerler. Bu süre hesaba katılmadan seçilen bir tarih, hazırlığı sıkıştırır. Davet metninin hazırlanması da aynı pencerede yer alır.

Kaç Tarih Seçeneğiyle Başlanır?

Araştırmaya tek bir tarihle değil, birkaç seçenekle başlanır. Seçenekler aynı hafta içinde olmayacak biçimde dağıtılır.

Salon ve konuşmacı sorgusu bu seçeneklerin tamamı için aynı anda yapılır. Böylece karşılaştırma tek turda tamamlanır.

• Hedef katılımcı grubunun günlük düzeni
• Etkinliğin amacı ve dönemsel karşılığı
• Hazırlık için gereken süre
• Salon seçeneklerinin bulunabilirliği
• Ulaşım ve konaklama koşulları
• Kurum içi onay takviminin akışı

Resmî Tatiller ve Uzun Hafta Sonları

Resmî tatillerin kendisi kadar, öncesindeki ve sonrasındaki iş günleri de dikkate alınır. Tatile bitişik günlerde katılım oranı değişir ve ulaşım yoğunlaşır. Bu günler kontrol listesinde ayrı bir satır olarak yer alır. Şehir dışından gelecek katılımcılar için etki daha belirgindir.

Dinî ve millî tatillerin takvim üzerindeki yeri her yıl aynı olmayabilir. Bu nedenle kontrol, o yılın resmî takvimi üzerinden yapılır. Planlama erken yapılıyorsa takvim yayımlandığında bir kez daha bakılır.

Tatil dönemleri bazı programlar için uygun da olabilir. Katılımcının seyahat ederek geleceği geniş kapsamlı buluşmalarda bu dönemler değerlendirilebilir; karar, hedef gruba göre verilir.

Tatil Sonrası İlk Hafta

Tatil dönüşündeki ilk hafta, çoğu kurumda birikmiş işlerin tamamlandığı bir dönemdir. Bu hafta içinde yapılan programlarda katılım süresi kısalabilir.

Program bu haftaya denk geliyorsa süre kısa tutulur ve akış sadeleştirilir. Katılımcının günü buna göre planlanır.

• Tatile bitişik iş günleri
• Ulaşım yoğunluğunun arttığı günler
• Şehir dışından gelecek katılımcıların planı
• Salon ve otel doluluk dönemleri
• Konaklama süresinin uzayıp uzamadığı
• Tatil sonrası ilk iş günü yoğunluğu

Okul Takvimi ve Aile Programları

Okul dönemlerinin başlangıcı, bitişi ve ara tatiller katılımcıların günlük düzenini doğrudan etkiler. Bu etki özellikle sabah erken ve akşam geç saatlerde görünür hâle gelir. Takvim kontrolünde okul dönemleri ayrı bir başlık olarak okunur. Şehir içindeki ulaşım yoğunluğu da bu dönemlere bağlı değişir.

Yaz döneminde izin kullanımı yaygınlaşır. Bu dönemde yapılacak programlarda davet daha erken gönderilir ve katılım teyidi ayrıca istenir. Teyit istemek, salon ve ikram planını da netleştirir.

Aile katılımlı etkinliklerde okul takvimi belirleyici olur. Hafta sonu ve ara tatiller bu formatta avantaj sağlar.

Sabah mı Akşam mı Uygun?

Okul döneminde sabah programları, ulaşım yoğunluğu nedeniyle geç başlayabilir. Başlangıç saati bu ihtimal gözetilerek belirlenir.

Akşam programlarında ise bitiş saati önemlidir. Katılımcının dönüş planı, akışın son bölümü yazılırken düşünülür.

Fuar Dönemleri ve Sektör Buluşmaları

Her sektörün kendi yoğun dönemleri vardır. Fuarlar, sektör zirveleri ve büyük buluşmalar aynı katılımcı grubunu hedefler. Bu dönemlerle çakışan bir tarih, hem katılımı hem de konuşmacı uygunluğunu daraltır. Kontrol, sektörün yıllık takvimi üzerinden yapılır.

Sektör takvimi kurum içindeki satış ve pazarlama ekipleri tarafından yakından izlenir. Tarih araştırması başlarken bu ekiplere kısa bir soru yöneltilmesi yeterli olur.

Bazı programlar için fuar dönemi bilinçli olarak seçilir. Katılımcıların zaten aynı şehirde bulunduğu günlerde yapılan yan etkinlikler bu yaklaşıma örnektir. Bu tercih, ulaşım maliyetini de katılımcı tarafında azaltır.

Takvim Bilgisi Nereden Toplanır?

Sektör derneklerinin yıllık duyuruları ve kurum içindeki saha ekipleri en yakın kaynaklardır. Bilgi toplandığında tek bir takvim dosyasında birleştirilir.

Bu dosya her yıl güncellenir. Güncel dosya, sonraki programların tarih araştırmasını kısaltır.

• Sektörün yıllık fuar takvimi
• Büyük sektör zirvelerinin tarihleri
• Rakip olmayan ancak aynı kitleye seslenen buluşmalar
• Salonların bu dönemlerdeki doluluğu
• Konuşmacıların yoğunlaştığı haftalar
• Şehirdeki konaklama koşulları

Kurum İçi Takvim: Bütçe, Raporlama ve Saha Dönemleri

Kurumun kendi takvimi, dış takvimler kadar belirleyicidir. Bütçe hazırlığı, dönem kapanışı ve raporlama haftaları yoğun geçer. Bu haftalarda düzenlenen programlarda katılım teyidi geç gelir. Kontrol, finans ve insan kaynakları ekipleriyle birlikte yapılır.

Saha ekiplerine yönelik programlarda ay sonu ve dönem sonu haftaları ayrıca gözetilir. Bu haftalarda ekipler sahada yoğun çalışır ve salona gelmek zorlaşır.

Kurum içindeki diğer etkinlikler de takvime yazılır. Aynı ay içinde birden fazla büyük program yapılacaksa aralarına yeterli süre bırakılır.

İki Büyük Program Arasındaki Mesafe

Aynı katılımcı grubuna seslenen iki programın birbirine yakın olması, ikinci programın hazırlık süresini kısaltır. Aralarına en az birkaç haftalık bir mesafe bırakılır.

Mesafe, katılımcının ilgisini de korur. Böylece her iki programın da kendi mesajı ayrı ayrı duyulur.

• Bütçe hazırlık haftaları
• Dönem kapanışı ve raporlama günleri
• Saha ekiplerinin yoğun olduğu haftalar
• Kurum içindeki diğer büyük programlar
• Yönetim toplantılarının sabit günleri
• Toplu izin kullanılan dönemler

Haftanın Günü ve Günün Saati

Tarih kararı yalnızca gün değil, saat kararını da içerir. Haftanın ilk ve son iş günleri çoğu kurumda yoğun geçer. Ortadaki günler kurumsal programlar için daha esnek bir alan bırakır. Saat kararı ise katılımcının ulaşım süresine göre verilir.

Yarım günlük programlarda sabah ya da öğleden sonra tercihi ikrama da bağlıdır. Öğle yemeği programın içindeyse akış buna göre kurulur. İkramın program içindeki yeri davetle birlikte duyurulur.

Tam günlük programlarda başlangıç saati, şehir dışından gelecek katılımcıların ulaşımına göre belirlenir. Bu bilgi davet metninde açıkça yer alır.

Yarım Gün ve Tam Gün Kararı

Yarım günlük program, katılımcının gününü bölmeden tamamlanır ve teyit oranı genellikle daha yüksek olur. İçerik yoğunsa bu format sıkışabilir.

Tam günlük program daha geniş bir akışa izin verir. Bu formatta ara süreleri ve ikram planı baştan yazılır.

• Haftanın hangi gününün seçileceği
• Başlangıç ve bitiş saatleri
• Şehir içi ulaşım yoğunluğu
• İkram ve ara planı
• Şehir dışı katılımcıların seyahat süresi
• Salonun kullanım saatleri

Konuşmacı Uygunluğu ve Tarihin Tutulması

Tarih seçenekleri belirlendikten sonra uygunluk sorgusu yapılır. Sorgu tek bir tarihle değil, seçeneklerin tamamıyla iletildiğinde sonuç daha hızlı döner. Konuşmacının takvimi de kendi içinde yoğun dönemler taşır. Bu nedenle erken sorgu, seçenekleri açık tutar.

Olumlu dönen tarihler için geçici tutma süresi konuşulur. Bu süre içinde salon ve iç onaylar tamamlanır ve sözleşme aşamasına geçilir.

Tarih kesinleştiğinde çakışma kontrolü bir kez daha yapılır. Araştırma sırasında ortaya çıkmayan yeni bir sektör buluşması bu kontrolde görülür.

Geçici Tutma Nasıl Yürür?

Menajerlik tarafı, belirlenen süre boyunca tarihi başka bir sorgu için değerlendirmeden bekletir. Süre ve koşullar yazılı olarak paylaşılır.

Süre dolmadan geri dönüş yapılması iki taraf için de kolaylık sağlar. Etkinlik tarihi seçimi bu adımla birlikte kesinleşir.

Etkinlik Tarihi Seçimini Satın Alma Takvimiyle Birlikte Kurmak

Tarih yalnız salonun ve konuşmacının uygunluğuyla belirlenmez; satın alma tarafının işleyişi de takvime girer. Teklif toplama, karşılaştırma, onay ve sözleşme adımlarının her biri belirli bir süre ister. Bu süre kurumun yönergesine göre birkaç haftaya kadar uzayabilir ve tarih bu aralık hesaba katılarak kesinleştirilir. Ödeme koşulu avans içeriyorsa ilk ödemenin hangi hafta yapılacağı da takvimde görünür. Adımlar geriye doğru dizildiğinde uygunluk sorgusunun ne zaman açılması gerektiği ortaya çıkar.

Mali dönemin kapanışına yakın tarihler ek bir hazırlık ister. Harcamanın hangi döneme yazılacağı, faturanın hangi ayda kesileceği ve bütçenin hangi kalemden düşeceği önceden konuşulur. Etkinlik tarihi seçimi bu bilgilerle birlikte yapıldığında, program yaklaştığında ödeme tarafında bekleme oluşmaz. Küçük kurumlarda bu adımlar tek bir görüşmede kapanır; geniş yapılarda yazılı bir tur gerekir. İkinci durumda takvime birkaç haftalık bir pay bırakmak rahatlık sağlar.

Takvim kurulurken her adımın sahibi de yazılır. Teklifi isteyen, onayı veren ve sözleşmeyi imzalayan kişilerin izin dönemleri bile takvimi etkileyebilir. Bu bilgilerin baştan görünmesi, tarihin kesinleşme anını öngörülebilir kılar. Onay zincirindeki kişilerin yoğun dönemleri biliniyorsa teklif turu bu dönemlerin dışına yerleştirilir. Böylece tarih, salon ve konuşmacı uygunluğu kadar kurum içi işleyişe de dayanarak kesinleşir.

• Teklif toplama ve karşılaştırma için ayrılan süre
• İçerik onayı ile harcama onayının ayrı adımları
• Sözleşme ve imza turunun tamamlanma tarihi
• Avans ya da ara ödeme varsa ödeme haftası
• Fatura kesim zamanı ile mali dönem bilgisi

Mekân ve Tedarikçi Sözleşmelerinin Tarihe Bağlanması

Tarih kesinleştiğinde arkasından bir dizi sözleşme gelir. Salon, ses ve görüntü ekibi, sahne kurulumu, ikram ve ulaşım tedarikçileri aynı güne bağlanır. Her sözleşmede kurulum ve toplama saatlerinin yazılı olması, mekânın hangi saatlerde kullanılabileceğini gösterir. Salonun bir önceki ve bir sonraki kullanımı varsa kurulum penceresi buna göre daralır. Bu pencerenin genişliği provanın hangi saatte yapılabileceğini doğrudan belirler.

Tarihin değişme ihtimali varsa bu durum sözleşmelerde baştan konuşulur. Hangi tedarikçinin tarihi ne kadar süreyle koşullu tutabileceği ve bir değişiklikte hangi kalemlerin yeniden düzenleneceği yazıya geçirilir. Menajerlik tarafı konuşmacı adına tarihi koşullu tutarken aynı bilgiyi paylaşır. Böylece takvimdeki bir kayma, her tedarikçiyle ayrı bir görüşme gerektirmez. Koşullu sürenin bitiş tarihi de tek bir listede toplanır.

Sözleşmelerin tek bir dosyada toplanması gün planını da kolaylaştırır. Kurulum saatleri, teslim saatleri ve sorumlu adları aynı tabloda görünür. Bu tablo, etkinlik gününde akış belgesinin teknik bölümünü besleyen kaynak olur; aynı tablo kapanış sonrası mutabakatta da karşılaştırma için kullanılır. Tabloya her tedarikçinin koşullu tutma süresi de eklendiğinde, hangi başlığın ne zaman kesinleşmesi gerektiği tek bakışta okunur. Aynı dosyanın etkinlikten sonra saklanması, benzer bir program kurulurken süre tahminlerini kolaylaştırır.

Çok Şehirli Programlarda Takvimin Sıraya Konması

Aynı programın birkaç şehirde tekrarlanacağı durumlarda tarihler tek tek değil, dizi hâlinde planlanır. Şehirler arasındaki ulaşım süresi, ekibin dinlenme ihtiyacı ve ekipmanın taşınma zamanı sıralamayı belirler. Aynı ekiple yürüyen bir dizide iki program arasına bir hazırlık günü bırakmak akışı rahatlatır. Yerel ekiple çalışılacaksa her şehirde kurulum için ayrı bir pencere tanımlanır. Bu pencerelerin tek bir takvimde görünmesi, ekibin yükünü dengeli dağıtmayı sağlar.

Konuşmacı uygunluğu da dizinin tamamı için birlikte sorgulanır. Tek tek sorulan tarihler yerine tüm takvimin bir arada paylaşılması, uygunluk yanıtının daha hızlı gelmesini sağlar. Seksen bir ilde yürüyen programlarda bu yöntem, tarihlerin birbirine fazla yaklaşmasını da önler. Şehirlerin sırası belirlenirken yerel takvimler ve bölgesel buluşmalar gözden geçirilir. Uygunluğun dizi hâlinde sorgulanması, ulaşım sürelerinin de birlikte değerlendirilmesini sağlar.

Dizinin ilk programı çoğunlukla bir deneme niteliği taşır. Burada alınan notlar sonraki şehirlerin akışına yansıtılır ve süre dağılımı güncellenir. Bu güncellemenin tek bir belgede toplanması, her şehirde aynı düzeni korumayı kolaylaştırır; dizinin sonunda aynı belge programın bütününe dair bir değerlendirme kaynağına dönüşür. Şehirler arasında değişen salon koşulları da aynı belgede not edilir. Böylece dizinin sonraki durakları için hazırlık listesi kendiliğinden güncellenmiş olur.

Çakışma Takvimi Kontrol Tablosu

Aşağıdaki tablo tarih araştırması başlarken doldurulur. Her satır, bakılması gereken bir takvimi ve o takvimin hangi katılımcı grubunu etkilediğini gösterir. Tablo tamamlandığında seçenek sayısı kendiliğinden azalır.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Tarih Kesinleşmeden Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında tarih kararı, sonradan değiştirilme ihtimali düşük bir zemine oturur. Liste etkinlik dosyasının ilk sayfasında saklanır.

Sıkça Sorulan Sorular