Bilim Konuşmacıları: Ar-Ge ve Üniversite Etkinlikleri

Bir Ar-Ge merkezinin yıl açılışıyla bir üniversite kariyer günü aynı salon değildir. Bu nedenle bilim insanı konuşmacı kararı isimle değil, dinleyicinin konuya uzaklığıyla açılır. Aynı başlık iki salonda iki ayrı derinlikte anlatılır.

Bilim insanı konuşmacı seçimi aslında bir eşleştirme işidir. Öncelikle salonun teknik düzeyi yazılır; ardından konu, süre ve görsel anlatım bu düzeye göre ayarlanır. Böylece uzun aday listesi birkaç saatte üç isme iner.

Aşağıdaki altı karar, bir Ar-Ge ya da üniversite programının hangi sırayla kurulduğunu gösteriyor. Ayrıca her karar bir sonrakini daraltır; dolayısıyla sıra atlandığında salon konuyu kendi işine bağlayamaz. Sahadan örnekleri referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Bilim İnsanı Konuşmacı Seçimi Neden Salonun Düzeyiyle Başlar?

Bilim programlarında ilk soru çoğu zaman şudur: hangi isim gelsin? Oysa salonun kim olduğu yazılmadan bu sorunun tek bir karşılığı yoktur. Çünkü aynı konu üç ayrı salonda üç ayrı derinlikte anlatılır.

Örneğin bir Ar-Ge merkezinin yıl açılışında dinleyici temel tanımları zaten biliyordur. Buna karşılık bir kariyer gününde salonun büyük bölümü konuyla ilk kez karşılaşır. Dolayısıyla iki programda aynı sunum aynı karşılığı vermez.

Üç Salon, Üç Ayrı Derinlik

Uzman salon konunun yöntemini dinlemek ister. Karma salon ise önce çerçeveyi, sonra örneği bekler. Öğrenci salonunda ise hikâye ve kariyer bağlantısı öne çıkar.

Bu üç profil aynı ismi de dinleyebilir; ancak anlatımın kurgusu değişir. Bu yüzden bilim insanı konuşmacı talebinde salonun tarifi, ismin tarifinden önce gelir.

Amaç Cümlesi Bilim Programında Neye Benzer?

Amaç cümlesi bir eylem içerir. Örneğin “ekip yeni analiz aracını kendi projesine uyarlayacak” geçerli bir cümledir. Buna karşılık “ilham alacak” ölçülebilir bir davranış tarif etmez.

Kısacası bilim insanı konuşmacı seçimi bir beğeni sıralaması değil, bir tasarım kararıdır. Aşağıdaki altı karar bu tasarımı sırayla kuruyor.

Birinci Karar: Salonun Teknik Düzeyini Yazın

İlk karar salonun teknik düzeyini yazmaktır. Bu düzey üç soruyla çıkar ve tek satıra sığar.

Teknik Düzeyi Çıkaran Üç Soru

• Salondaki kişilerin çoğunluğu hangi alanda çalışıyor ya da hangi bölümde okuyor?
• Bu konuyu günlük işinde kullanıyorlar mı, yoksa yeni mi karşılaşacaklar?
• Program bittiğinde kime ne anlatmaları bekleniyor?

Üçüncü soru özellikle belirleyicidir. Çünkü dinleyici anlattığını başkasına aktaracaksa, konuşma yöntem ve örnek içermek zorundadır.

Karma Salonlarda Ortak Zemin

Kıdem ve alan farkı yüksek salonlarda ortak zemin konuyla kurulur. Öncelikle herkesin bildiği bir soru sorulur; ardından anlatım kademe kademe derinleşir. Böylece salonun tamamı aynı cümleyi duyar.

Ayrıca karma salonlarda örnekler kurumun kendi alanından seçilir. Nitekim tanıdık bir örnek, teknik farkı hızla kapatır.

İkinci Karar: Konuyu Alan Adıyla Değil Soruyla Kurun

İkinci karar konu başlığıdır. Bir bilim insanı konuşmacı talebinde başlık, araştırma alanının adıyla değil salonun sorusuyla yazılır.

Alan adı bir etiket verir; soru ise bir vaat kurar. Örneğin “yapay zekâ” bir etikettir, “bir modelin çıktısına ekip olarak nasıl güveniriz” ise bir sorudur. Dolayısıyla ikinci biçim salonun beklentisini baştan hizalar.

Başlığın İki Parçası

Başlığın ilk parçası salonun tanıdığı durumu söyler. İkinci parça ise programın vereceği çerçeveyi. Böylece dinleyici daha başlıkta konunun kendisiyle ilgisini kurar.

Başlık Neden İsimden Önce Yazılır?

Başlık yazıldığında aday listesi kendiliğinden kısalır. Ayrıca konuşmacı da hazırlığını bu cümleye göre kurar; nitekim sahada en rahat geçen programların ortak özelliği budur.

Sonuç olarak bilim insanı konuşmacı kararı, başlık netleştikten sonra üç isme iner. Üçten fazlası karar süresini uzatır.

Üçüncü Karar: Ar-Ge Etkinliği ile Üniversite Programını Ayırın

Üçüncü karar programın türünü ayırmaktır. Ar-Ge etkinliği ile üniversite programı aynı başlığı taşısa bile aynı kurgu değildir.

Ar-Ge Etkinliğinde Ne Değişir?

Ar-Ge salonunda dinleyici konuyu kendi projesine bağlar. Bu nedenle anlatım yöntemle başlar, örnekle biter ve soru bölümü uzun tutulur. Ayrıca sunumda kullanılan terimler ekibin günlük diline yakın seçilir.

Ar-Ge Programında Sık Kullanılan Akış

Açılış konuşması kısa tutulur; ardından bilim insanı konuşmacı sahneye çıkar. Sonrasında ekip sunumları gelir ve gün bir soru oturumuyla kapanır. Böylece konuşma günün çerçevesini kurmuş olur.

Üniversite Programında Ne Değişir?

Üniversite salonu kalabalıktır ve katılım gönüllüdür. Öncelikle hikâye kurulur; ardından konunun kariyer karşılığı anlatılır. Dolayısıyla soru bölümü kısa, sahne süresi ise net tutulur.

Amfi Düzeninde Ses ve Görüş

Amfide arka sıralar sahneye uzaktır. Bu yüzden yazı boyutu ve mikrofon kazancı prova sırasında arka sıradan denenir. Ayrıca salonun ışığı sunum ekranını yıkamayacak biçimde ayarlanır.

Dördüncü Karar: Sahne Süresi ile Soru Bölümünü Ayrı Tutun

Dördüncü karar süredir. Sahne süresi ile soru bölümü aynı rakamın içine konmaz; ikisi teklifte ayrı satır olarak yazılır.

Yaygın Süre Aralıkları

• Keynote anlatımı: kırk ilâ elli dakika
• Soru bölümü: on beş ilâ yirmi dakika
• Atölye biçiminde program: yetmiş beş dakikaya kadar
• Panel içinde tek konuşma: yirmi ilâ yirmi beş dakika

Ayrıca süre uzadıkça salonun dikkati örneklere kayar. Bu nedenle uzun programlarda anlatım iki bölüme ayrılır ve araya kısa bir soru turu konur.

Soru Bölümü Nasıl Yönetilir?

Sorular yazılı toplandığında akış düzenli kalır. Öncelikle sorular konu başlıklarına göre gruplanır; ardından moderatör her gruptan birer soru sorar. Böylece aynı konu iki kez konuşulmaz.

Sonuç olarak bir bilim insanı konuşmacı programında soru bölümü, konuşmanın devamı gibi kurgulanır. Nitekim salonun aklında kalan cümleler çoğu zaman bu bölümde söylenir.

Beşinci Karar: Görsel Anlatımı Salon Donanımıyla Eşleştirin

Beşinci karar görsel anlatımdır. Bilim programlarında sunum, konuşmanın yarısını taşır; bu yüzden salon donanımı baştan sorulur.

Salondan İstenecek Bilgiler

• Ekran oranı ve çözünürlük
• Bağlantı türü ve yedek bilgisayarın varlığı
• Video oynatılacaksa ses çıkışının salon sistemine bağlantısı
• Sahne ışığının ekran üzerindeki etkisi
• Konuşmacının önündeki teyit ekranının yeri

Bu beş bilgi prova gününden önce yazılı gelir. Aksi hâlde sunum dosyası salonda ilk kez açılır; dolayısıyla prova, kurulum toplantısına döner.

Grafik ve Tabloların Okunabilirliği

Ekrandaki her grafik arka sıradan okunmalıdır. Öncelikle eksen yazıları büyütülür; ardından tek bir grafikte anlatılan fikir sayısı bire indirilir. Böylece salon grafiği okurken anlatımı kaçırmaz.

Altıncı Karar: Kayıt İzni ve Yayın Alanını Yazıya Dökün

Altıncı karar kayıt iznidir. Bilim insanı konuşmacı programlarında kayıt çoğu zaman kurum arşivine ya da üniversite kanalına gider; bu nedenle izin ayrı yazılır.

Kayıt İzninde Ayrılan Başlıklar

• Kaydın kurum içi arşivde mi, açık yayında mı duracağı
• Yayın süresi ve kaldırma koşulu
• Sunum görsellerinin kayda dâhil olup olmadığı
• Salondaki katılımcıların görüntüye girmesi ve bilgilendirme

Ayrıca katılımcı bilgilendirmesi programın parçasıdır. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Sonuç olarak kayıt izni teklifte ayrı satır olarak görünür. Böylece çekim ekibi, kullanım alanı ve süre baştan bilinir; program sonrasında yeniden görüşme gerekmez.

Bilim İnsanı Konuşmacı Talebinin Kurum İçinde İlerleyişi

Talep çoğu zaman teknik bir birimden çıkar; Ar-Ge ekibi, teknoloji merkezi ya da bölüm koordinatörlüğü ilk adımı atar. Bu talebin kurumsal iletişim ve bütçe tarafına ulaşması sırasında içeriğin özeti, salonun düzeyi ve beklenen çıktı tek bir belgede toplanırsa değerlendirme kısalır. Teknik tarafın yazdığı konu tanımı ile bütçe tarafının okuduğu kalem tanımı aynı belgede yan yana durduğunda, iki taraf da aynı programı görür. Üniversite yapılarında bu belgeye bölüm başkanlığı ya da dekanlık onayının hangi aşamada ekleneceği de yazılır.

Onay zinciri kurumun ölçeğiyle birlikte uzar. Küçük bir teknoloji ekibinde konu tanımı ile harcama onayı aynı toplantıda tamamlanabilirken, geniş yapılarda bilimsel içerik değerlendirmesi ile satın alma süreci ayrı ilerler. İki adımın arasındaki süre bilindiğinde, uygunluk sorgusunun ne kadar süre açık tutulacağı da planlanabilir. Bu süre yazılı olduğunda taraflar tarihi beklemede tutma konusunda ortak bir çerçeveye sahip olur. Üniversite programlarında akademik takvimin dönem başı ve dönem sonu yoğunlukları da bu hesaba katılır.

• Talebi başlatan birim ve programın beklenen çıktısı
• Salonun teknik düzeyi ve tahmini katılımcı profili
• Konunun bir soru cümlesiyle yazılmış hâli
• Bilimsel içerik değerlendirmesini yapacak kişi
• Bütçe onayını veren kademe ve onayın geçerlilik süresi

Menajerlik Tarafında Uygunluk, Brief ve Prova Sırası

Uygunluk sorgusu, tarih ve saat aralığıyla birlikte konunun kısa tanımını da taşır. Akademik takvim ile kurum takvimi farklı ritimlerde ilerlediği için, dönem içi ve dönem arası aralıklar baştan belirtildiğinde alternatif tarih bulmak kolaylaşır. Tarih netleştikten sonra sözleşme aşamasına geçilir; süre, soru bölümü, sunum dosyasının teslim zamanı ve kayıt kapsamı aynı belgede toplanır. Bu belgede yer alan her başlık, etkinlik günü akış belgesine doğrudan aktarılır.

Brief aşaması bilimsel içeriğin salona göre ayarlandığı yerdir. Salondaki kitlenin alanla ilişkisi, programın hangi bölümünde yer alınacağı ve önceki bölümlerin konusu brief belgesinde yazılır. Konuşmacının hangi kavramları açarak, hangilerini bilinen kabul ederek ilerleyeceği bu bilgiye dayanır. Kurum tarafından bir irtibat kişisinin belirlenmesi, brief sonrası gelen soruların tek kanaldan yürümesini sağlar.

Prova, teknik anlatımın bulunduğu programlarda ayrı bir ağırlık taşır. Sunum dosyasının salon ekranında açılması, grafiklerin arka sıradan okunabilirliği ve geçişlerin denenmesi için kırk dakikalık bir pencere çoğu zaman yeterli olur. Bu pencerenin akış belgesinde saatiyle yer alması, gün içinde başka bir bölümün yerini almasını engeller. Deneyli ya da canlı gösterimli anlatımlarda kurulum için ayrıca zaman ayrılması gerekir. Salonun ışık düzeyinin gösterim sırasında düşürülüp düşürülmeyeceği de aynı saatte denenir.

Program Sonrası Ölçüm ve Kurum İçi Bilgi Birikimi

Bilimsel içerikli programların çıktısı genellikle aynı gün görünmez. Katılımcıların hangi başlıkta soru sorduğu, hangi kavramın not alındığı ve sonraki haftalarda hangi konunun ekip içinde konuşulduğu daha anlamlı bir göstergedir. Kısa bir geri bildirim formu ile birkaç hafta sonra yapılan ikinci bir sorunun birlikte okunması, programın kalıcı etkisini gösterir. Bu iki ölçümün tarihleri program planlanırken takvime işlenir.

Kayıt ve sunum malzemesi, kurum içi bilgi birikiminin parçası hâline gelebilir. Kaydın iç eğitim kütüphanesinde ne kadar süre kalacağı, hangi ekiplerin erişebileceği ve dış paylaşıma açılıp açılmayacağı sözleşmedeki izin kapsamına bağlıdır. Bu kapsam baştan tanımlandığında, aylar sonra gelen bir kullanım talebi yeniden yazışma gerektirmez. Arşiv klasörüne programın brief belgesinin de eklenmesi, kaydı izleyen kişinin bağlamı görmesini sağlar.

Gün sonu notu, bir sonraki bilim insanı konuşmacı programının hazırlığını kısaltır. Salonun hangi bölümde yoğunlaştığı, soru bölümünün ne kadar sürdüğü ve teknik kurulumda öne çıkan başlıklar kısa bir metinde toplanır. Bu not kurum arşivinde durduğunda, ekipteki kişiler değişse de birikim kalır. Notun bir sayfayı geçmemesi, sonraki dönemde gerçekten okunmasını sağlar. Aynı dosyada salon düzeninin ve teknik kurulumun kısa bir tarifi de bulunabilir.

Bilim İnsanı Konuşmacı Karar Tablosu: Kitleye Göre Kurgu

Aşağıdaki tablo, salonun düzeyine göre hangi kurgunun çalıştığını özetliyor. Süreler tek konuşmalı programlar içindir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Salonunuz birden fazla satıra düşüyorsa program iki bölüme ayrılır. Böylece her bölüm kendi formatında kalır; dolayısıyla hiçbiri diğerinin süresini daraltmaz.

Teknoloji Günü ve Bilim İletişimi Programlarında Akış

Teknoloji günü ve bilim iletişimi programlarında akış, günün tamamını tek çerçevede tutmak üzere kurulur. Öncelikle açılış konuşması günün sorusunu söyler; ardından bölümler bu soruya cevap verir.

Gün İçinde Konuşmanın Yeri

Sabah bölümü çerçeve kurmaya uygundur. Öğleden sonra ise dikkat dağıldığı için uygulamalı bölümler öne alınır. Bu nedenle tek konuşmalı bir program sabah saatlerine yerleştirilir.

İki İsimli Programda Sıra

İki isim varsa biri çerçeve, diğeri saha deneyimi anlatır. Ayrıca aralarına sunucunun yürüttüğü kısa bir geçiş bölümü konur; böylece salon nefes alır.

Moderatörün Rolü

Moderatör soruları toplar, süreyi tutar ve bölümler arasında bağ kurar. Nitekim gün boyu süren programlarda akışı ayakta tutan kişi genellikle moderatördür. Sunucu ve moderatör kadrosunu sunucular sayfasından inceleyebilirsiniz.

Ödül ya da Sertifika Bölümü

Aynı günde ödül bölümü varsa konuşma bu bölümden önce yapılır. Çünkü ödül töreni salonun enerjisini dağıtır; dolayısıyla ardından gelen anlatım kısa kalır.

Bilim İnsanı Konuşmacı Kontrol Listesi

Altı kararı tek listede toplarsanız karar toplantısı kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri teklif aşamasında baştan netleştirin.

Sonuç olarak bu sekiz madde tamamlandığında bilim insanı konuşmacı kararı tartışmadan çıkar. Bilim kadrosunu bilim konuşmacıları sayfasından, teknoloji başlıklarını yapay zekâ konuşmacıları sayfasından, resmî olarak temsil ettiğimiz isimleri ise Exclusive List sayfasından inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular