Etkinlik Temasını Belirlemek

Etkinlik teması belirleme çalışması çoğu kurumda görsel tasarımla birlikte başlar. Oysa tema bir görsel değil, bir cümledir. Görsel o cümlenin sonucudur ve cümle netleşmeden tasarım da yerine oturmaz. Tema cümlesi yazıldığında sahne, davetiye ve salon düzeni aynı yöne bakar.

Tema iki yerden beslenir. Birincisi kurumun o yıl kendine koyduğu hedeftir. İkincisi salona gelecek kişilerin o dönem neyle uğraştığıdır. Yalnızca hedeften beslenen tema kurumsal bir duyuruya benzer; yalnızca beklentiden beslenen tema ise programın yönünü kaybeder.

Aşağıda temanın hangi girdilerle oluştuğunu, cümlenin nasıl kurulduğunu ve üç basit testle nasıl sınandığını ele alıyoruz. Ardından temanın sahne programına ve metinlere nasıl taşındığını gösteren bir tablo ve karar öncesinde kullanılacak bir liste bulunuyor.

Tema, Başlık ve Slogan Aynı Şey midir?

Tema programın eksenidir. Hangi oturumun programa gireceğini, hangi ismin davet edileceğini ve salonun nasıl kurulacağını belirler. İç kararların çoğu temaya bakarak verilir.

Başlık temanın duyuruya çıkan yüzüdür. Kısa, akılda kalıcı ve davetiyede kullanılabilir olması beklenir. Başlık değişebilir; tema aynı kalır.

Slogan ise başlığın yanında duran tek satırdır. Görsel materyalde, sahne arkasında ve sunumlarda tekrar eder; üçünü ayrı tutmak karar süreçlerini sadeleştirir, biri diğerinin yerine geçtiğinde ekip içinde farklı programlar hayal edilir. Ayrımı korumanın pratik yolu, üçünü aynı sayfada üst üste yazmaktır. Sayfa ekip içinde paylaşıldığında hangi metnin nerede kullanılacağı tartışma gerektirmez.

• Tema ekseni belirler ve iç kararları yönlendirir
• Başlık duyuruya çıkar ve davete hizmet eder
• Slogan görsel dile eşlik eder ve tekrar eder
• Tema yıl boyunca sabit kalabilir
• Başlık her etkinlikte yeniden yazılabilir

Etkinlik Teması Belirleme Hangi Girdilerle Başlar?

İlk girdi kurumun dönemsel hedefidir. Yılın önceliği büyüme, yeniden yapılanma, kültür çalışması ya da bir dönüşüm programı olabilir. Hedef tek cümleyle yazılır ve tema çalışmasının başına konur.

İkinci girdi salonun beklentisidir. Gelen kişilerin o dönem neyle uğraştığı, hangi değişimin içinden geçtiği ve programdan ne beklediği kısaca özetlenir. Bu özet, insan kaynakları ve saha yöneticileriyle yapılan kısa görüşmelerden çıkar.

Üçüncü girdi programın kendisidir. Etkinlik bir yıl açılışı mı, bir ödül gecesi mi, bir bayi buluşması mı olduğuna göre temanın taşıyabileceği ağırlık değişir. Aynı tema cümlesi her formata sığmaz.

Girdiler Nasıl Toplanır?

Üç girdi için ayrı ayrı toplantı yapmak gerekmez. Yarım günlük tek bir çalışmada her girdi için birer sayfa doldurulur ve sayfalar yan yana konur.

Sayfalar arasındaki ortak kelimeler tema adaylarının ham maddesini oluşturur. Bu aşamada cümle kurmaya çalışılmaz; yalnızca tekrar eden kavramlar işaretlenir.

Tema Cümlesinin Kurulması

Tema cümlesi kısa ve fiil içeren bir yapıdır. Kurumun ne yapmak istediğini ve salondan ne beklediğini aynı anda söyler. Sıfat yığını yerine tek bir eylem taşıması onu kullanışlı kılar.

Cümle kurulurken iki tuzak kendini gösterir. Birincisi fazla genel kalmaktır; her kuruma uyan bir cümle hiçbir programı yönlendirmez. İkincisi fazla dar kalmaktır; yalnızca tek bir oturumu tarif eden cümle programın geri kalanını dışarıda bırakır.

Doğru aralık, programdaki bütün oturumların altına sığacak ama başka bir kuruma olduğu gibi taşınamayacak genişliktir; bu aralık genellikle üçüncü ya da dördüncü denemede bulunur. Denemeler yazılı yapılır ve hiçbiri silinmez. Elenen cümleler daha sonra başlık ya da slogan çalışmasında işe yarar. Aynı çalışmada üretilmiş cümleler, birbirinin tonunu doğal olarak taşır.

• Cümlede en az bir fiil bulunur
• Cümle iki satırı geçmez
• Kurumun dönemsel hedefi cümlede sezilir
• Salondaki kişi cümlede kendini bulabilir
• Cümle başka bir kuruma olduğu gibi taşınamaz
• Cümle programdaki her oturumun üstünde durabilir

Tema Adayını Sınayan Üç Test

İlk test kapsama testidir. Tema adayı programdaki her oturumun üstüne konur ve o oturumun cümleyle bağı kurulup kurulmadığına bakılır. Bağ kurulamayan oturum ya kurgudan çıkar ya tema genişletilir.

İkinci test salon testidir. Cümle, salona gelecek kişilerden birkaçına okunur ve ne anladıkları sorulur. Anlaşılan ile kastedilen arasında büyük bir fark varsa cümle sadeleştirilir.

Üçüncü test dayanıklılık testidir. Cümlenin etkinlikten aylar sonra da anlamlı kalıp kalmayacağına bakılır; yıl boyunca kullanılacak bir tema için bu test belirleyicidir. Üç testin sonucu tek sayfada toplanır ve onay görüşmesine götürülür; tema kararı burada tartışma yerine karşılaştırma üzerinden verilir. Sayfada her adayın hangi testten nasıl geçtiği görünür.

Testler Kimlerle Yapılır?

Kapsama testi etkinlik ekibi içinde yapılır ve yarım saat sürer. Salon testi için birkaç gönüllü katılımcıyla kısa bir görüşme yeterlidir.

Dayanıklılık testi ise kurumsal iletişim biriminin görüşüyle tamamlanır. Bu birim temanın kurumun diğer mesajlarıyla nasıl yan yana duracağını değerlendirir.

Temayı Sahne Programına Bağlamak

Tema cümlesi kesinleştikten sonra program bu cümleye göre kurulur. Her oturum için tek satırlık bir bağ notu yazılır: bu oturum temanın hangi yönünü taşıyor.

Bağ notu yazılamayan bölümler programın süsleyici kısımlarıdır. Bunlar tamamen çıkarılmaz; akışın nefes alanları olarak korunur ama sahne süresinden büyük pay almaz. Müzik, ikram arası ve gösteri bölümleri çoğu zaman bu gruptadır.

Konuşmacı ve moderatör seçimi de aynı notlara bakarak yapılır. Aranan profil, temanın hangi yönünün sahnede güçlenmesi gerektiğine göre belirlenir. Böylece isim tartışması kişisel tercihten çıkıp ölçüye bağlanır.

Bağ Notu Ne İşe Yarar?

Bağ notu, program üzerinde sonradan yapılacak değişikliklerde kullanılır. Bir oturum takvimden çıktığında, temanın hangi yönünün açıkta kaldığı tek bakışta görülür.

Notlar ayrıca brief hazırlığını kolaylaştırır. Sahneye çıkacak kişiye iletilecek bağlam metni, bu tek satırın genişletilmiş hâlidir.

• Her oturum için tek satırlık tema bağı yazıldı
• Açılış konuşması temayı doğrudan adlandırıyor
• Ana oturum temanın merkez sorusunu taşıyor
• Panel temanın farklı bakışlarını yan yana getiriyor
• Kapanış temanın salondan beklediği adımı söylüyor

Temanın Metinlere ve Görsel Dile Taşınması

Tema kesinleştiğinde metin işleri hızlanır. Davetiye, duyuru, sahne arkası görseli ve program kitapçığı aynı cümleden türetilir. Her metin ayrı ayrı düşünülmez; hepsi tek kaynaktan beslenir.

Görsel dil de aynı yerden kurulur. Renk, tipografi ve sahne arkası düzeni temanın tonunu yansıtır. Kutlama tonundaki bir tema ile çalışma tonundaki bir tema farklı sahne düzenleri ister.

Metinlerde temanın kelimesi kelimesine tekrar edilmesi gerekmez; cümlenin taşıdığı fikir her metinde sezilirse yeterlidir. Aynı ifadenin her yerde tekrar etmesi, bir süre sonra okunmayan bir kalıba dönüşür. Materyali hazırlayan ekiplere tema cümlesiyle birlikte kısa bir kullanım notu verilir; not, hangi kelimelerin sabit kalacağını ve hangi alanlarda serbest yazım yapılabileceğini belirtir. Böylece farklı ellerden çıkan metinler aynı dili konuşur.

Tema Kaç Kelimeyle Anlatılır?

Sahnede temayı açıklamak için tek bir paragraf ayrılır. Açılışta söylenen üç dört cümle, salonun günün çerçevesini kurmasına yeter.

Bu paragraf açılışı yapan kişiyle önceden paylaşılır. Böylece temanın sahnedeki ilk kullanımı, yazılı hâliyle aynı anlama gelir.

Temayı Kim Onaylar ve Ne Zaman Kilitlenir?

Tema kararı etkinlik sahibinin onayıyla kapanır. Onaya giden belge üç bölümden oluşur: tema cümlesi, cümlenin dayandığı üç girdi ve programa nasıl yansıyacağını gösteren kısa tablo.

Kilitlenme zamanı davetiye takviminden geriye doğru hesaplanır. Duyuru yayımlanmadan önce temanın sabitlenmesi beklenir; duyurudan sonra yapılan değişiklikler bütün materyalleri etkiler. Baskıya giren işler varsa bu sınır daha da öne çekilir.

Kilitlendikten sonra tema cümlesi tartışmaya açılmaz. Program içindeki ayrıntılar değişmeye devam eder ama eksen sabit kalır. Sabit eksen, geç gelen taleplerin değerlendirilmesini de kolaylaştırır.

Kilitten Sonra Gelen Talepler

Etkinlik yaklaştıkça programa yeni bölüm ekleme istekleri gelir. Bu isteklerin değerlendirilmesinde tek ölçü tema cümlesidir.

Cümleyle bağ kuran talepler akışa alınır, kuramayanlar başka bir programa yönlendirilir. Ölçünün yazılı olması kararı kişisel olmaktan çıkarır.

• Onay belgesi tema cümlesi ve girdileri birlikte taşıyor
• Duyuru takvimi geriye doğru hesaplandı
• Kilit tarihi ekip takvimine işlendi
• Kilitten sonra gelen talepler tema ölçüsüyle değerlendiriliyor
• Tema cümlesi bütün materyal hazırlayanlarla paylaşıldı

Temadan Programa Geçiş Tablosu

Aşağıdaki tablo etkinlik teması belirleme çalışmasının hangi adımda hangi girdiyle ilerlediğini ve her adımın sonunda ortaya çıkan çıktıyı gösteriyor. Tablo bir çalışma şablonu olarak doldurulabilir.

Tema Kararı Öncesi Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında tema cümlesi onaya hazır hâle gelir ve programın geri kalanı bu cümle üzerinden kurulabilir.

• Kurumun dönemsel hedefi tek cümleye indirildi
• Salonun o dönemki gündemi kısa bir özetle yazıldı
• Etkinlik formatının taşıma kapasitesi değerlendirildi
• En az üç tema adayı üretildi ve karşılaştırıldı
• Kapsama testi bütün oturumlar üzerinde uygulandı
• Seçilen cümle salondan birkaç kişiye okundu
• Kilit tarihi duyuru takviminden geriye hesaplandı
• Onay belgesi tek sayfa olarak hazırlandı

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler