Katılımcı Geri Bildirimini Programa Yansıtmak

Katılımcı geri bildirimi pek çok kurumda düzenli olarak toplanır. Formlar doldurulur, sonuçlar bir dosyaya aktarılır ve rapora eklenir. Sonraki program hazırlanırken ise o dosya çoğu zaman yeniden açılmaz.

Toplanan verinin karara dönüşmesi kendiliğinden olmaz. Arada bir çalışma gerekir: yorumların gruplanması, hangi başlığın önce ele alınacağının belirlenmesi ve alınan kararın yazıya geçirilmesi.

Aşağıdaki rehber bu ara çalışmayı adım adım kuruyor. Verinin nasıl birleştirildiğini, hangi ölçütlerle önceliklendirildiğini ve kararın nasıl kayda geçtiğini gösteriyor. Sonunda bir gruplama tablosu ve bir kontrol listesi bırakıyor.

Katılımcı Geri Bildirimi Ne Zaman Karara Dönüşür?

Veri, bir karar penceresinin içinde değerlendirildiğinde işe yarar. Sonraki programın planlaması başladıktan sonra okunan bir dosya, çoğu kararın alınmış olduğu bir aşamaya denk gelir.

Bu nedenle değerlendirme tarihi, veri toplanırken belirlenir. Tarihin takvimde görünmesi, çalışmanın gündemde kalmasını sağlar.

Değerlendirme uzun sürmesi gereken bir iş değildir. Kısa bir oturum, gruplama ve önceliklendirme için çoğu zaman yeterlidir. Önemli olan, oturumun sonunda yazılı bir karar listesi çıkmasıdır. Liste çıkmadan kapanan bir oturum, konuyu bir sonraki gündeme erteler.

Oturuma Kim Katılır?

Etkinliği yürüten ekip ile programı talep eden birim bu oturumda birlikte bulunur. İki taraf farklı başlıkları fark eder.

Salon tarafında görev almış bir kişinin de katılması yararlıdır. Gözlemler, anket sonuçlarının nedenini çoğu zaman açıklar. Bu nedenle gözlem notları oturuma yazılı olarak getirilir.

• Değerlendirme tarihinin veri toplanırken belirlenmesi
• Tarihin sonraki programın planlamasından önce olması
• Oturuma etkinlik ekibi ve talep eden birimin katılması
• Salon gözlemlerinin oturuma getirilmesi
• Oturumun yazılı bir karar listesiyle bitmesi

Verinin Tek Dosyada Birleştirilmesi

Geri bildirim birden fazla kaynaktan gelir. Anket yanıtları, salonda tutulan notlar, sözlü aktarımlar ve iç kanallarda paylaşılan yorumlar bunların başında gelir. Her kaynağın ayrı yerde durması, bütünü görmeyi zorlaştırır.

Birleştirme işlemi basit bir tabloyla yapılabilir. Her satıra bir görüş, yanına kaynağı ve ilgili olduğu başlık yazılır. Bu tablo, sonraki bütün adımların zeminini oluşturur. Tablonun düzeninin her dönemde aynı kalması da karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Sözlü olarak iletilen görüşlerin de tabloya yazılması gerekir. Yazılmayan bir görüş, aktaran kişinin hatırlamasına bağlı kalır. Tablonun etkinlik dosyasında saklanması ise sonraki dönemlerde de okunabilmesini sağlar.

Çevrim İçi ve Salon Katılımı Ayrılır mı?

İki katılım biçiminin ayrı tutulması, salon ve bağlantı koşullarına dair görüşlerin karışmasını önler. Tabloda tek bir sütun bu ayrımı sağlar.

Ayrım yapılmadığında, bağlantıya dair bir görüş salon koşulu gibi okunabilir. Bu da kararın ilgisiz bir alana yönelmesine yol açar.

• Anket yanıtlarının tabloya aktarılması
• Salon notlarının aynı tabloya eklenmesi
• Sözlü iletilen görüşlerin yazıya geçirilmesi
• İç kanallardaki yorumların derlenmesi
• Her satıra kaynak bilgisinin yazılması
• Katılım biçiminin ayrı bir sütunda tutulması

Gruplama: Yorumları Başlıklara Ayırmak

Gruplama, benzer görüşlerin tek bir başlık altında toplanmasıdır. Bu işlem, dağınık yorumları sayılabilir eğilimlere dönüştürür. Başlıkların önceden değil, gelen veriye bakılarak oluşturulması tercih edilir.

Çoğu programda dört ya da beş başlık yeterli olur. İçerik, akış, salon koşulları ve iletişim bu başlıkların başında gelir. Başlık sayısının artması, eğilimleri yeniden dağıtır. Az sayıda başlık ise hangi alanda yoğunlaşma olduğunu net gösterir.

Bir görüşün birden fazla başlığa girmesi mümkündür. Bu durumda görüş her iki başlıkta da işaretlenir. Böylece hiçbir başlık eksik kalmaz. İşaretlemenin tek bir kişi tarafından yapılması, başlıklar arası tutarlılığı korur.

Başlıklar Nasıl Adlandırılır?

Başlık adlarının kararın verileceği alanı göstermesi beklenir. Salon koşulları gibi bir ad, doğrudan bir karar alanına işaret eder.

Genel adlandırmalar ise karar aşamasında yeniden ayrıştırma gerektirir. Bu nedenle başlıklar somut tutulur.

• Başlıkların gelen veriye bakılarak oluşturulması
• Grup başlığı sayısının az tutulması
• Her görüşün ilgili başlığa işaretlenmesi
• Birden fazla başlığa giren görüşlerin çift işaretlenmesi
• Başlık adlarının karar alanını göstermesi
• Gruplama sonucunun tabloda ayrı bir sütunda tutulması

Önceliklendirme Ölçütleri

Bütün başlıklar aynı anda ele alınamaz. Önceliklendirme, hangi başlığın sonraki programda değişeceğini belirler. Bu karar ölçütlere bağlandığında tartışma kısalır.

İlk ölçüt, görüşün tekrar edip etmediğidir. Birçok katılımcının aynı başlıkta görüş vermesi, o başlığı öne taşır. İkinci ölçüt, değişikliğin programın hedefine etkisidir.

Üçüncü ölçüt uygulanabilirliktir. Kısa sürede ve mevcut kaynakla yapılabilecek değişiklikler, uzun hazırlık gerektirenlerden önce ele alınır. Uzun hazırlık isteyen başlıklar ise yıllık planlamaya taşınır.

Ölçütler Kaç Başlıkta Tutulur?

Üç ölçüt çoğu kurum için yeterli bir çerçeve verir. Daha fazlası, sıralamayı hızlandırmak yerine tartışmayı uzatır.

Ölçütlerin yazılı olması da gerekir. Yazılı bir ölçüt takımı, farklı oturumlarda aynı biçimde uygulanır. Bu da dönemler arasında tutarlı bir sıralama sağlar.

• Görüşün kaç ayrı katılımcıdan geldiği
• Başlığın programın hedefiyle bağı
• Değişikliğin uygulanabilirliği
• Gereken hazırlık süresi
• Değişikliğin diğer başlıkları etkileme durumu
• Kararın sonraki programda görünür olması

Değiştirilebilir Olan ile Olmayanı Ayırmak

Gelen görüşlerin bir bölümü, kurumun karar alanının dışında kalır. Salonun konumu, kurumsal takvim ya da program türü gibi başlıklar bu gruba girer. Bu ayrımın yapılması, çalışmayı gerçekçi tutar.

Karar alanının dışında kalan görüşler yine de kayda alınır. Bir sonraki yıl koşullar değiştiğinde bu kayıt yeniden okunur. Kaydın ayrı bir başlıkta tutulması, karar listesini de sade bırakır.

Kurum içinde değiştirilebilecek başlıklar ise doğrudan karar listesine geçer. Bu liste, sonraki programın hazırlık gündemini oluşturur. Listenin kısa tutulması, kararların gerçekten uygulanmasını kolaylaştırır.

Karşılanamayan Talepler Nasıl Ele Alınır?

Talebin neden karşılanamadığı kısaca yazılır. Bu not, aynı talep tekrar geldiğinde hazır bir yanıt sağlar.

Bazı taleplerin farklı bir biçimde karşılanması da mümkündür. Salon değişmiyorsa, düzen ya da ekran yerleşimi üzerinden bir çözüm aranır.

• Kurumun karar alanı içinde ve dışında olanın ayrılması
• Dışarıda kalan görüşlerin yine de kayda alınması
• Karşılanamayan taleplerin gerekçesinin yazılması
• Farklı biçimde karşılanabilecek taleplerin işaretlenmesi
• Değiştirilebilir başlıkların karar listesine taşınması
• Koşullar değiştiğinde kaydın yeniden okunması

Karar Kaydı: Neyin Neden Değiştiği

Karar kaydı, alınan her kararı dayandığı geri bildirimle birlikte yazan kısa bir belgedir. Bu belge sayesinde bir sonraki dönemde neyin neden değiştiği hatırlanır.

Kayıtta her karar için üç bilgi bulunur: hangi başlığa dayandığı, ne yapılacağı ve kimin sorumlu olduğu. Bir zaman aralığı eklenmesi de yararlıdır.

Kayıt, sonraki programın brief metnine doğrudan aktarılır. Böylece geri bildirim, planlamanın içine yerleşmiş olur. Aktarımın brief hazırlanırken yapılması, kararın unutulmasını önler.

Kayıt Nerede Tutulmalı?

Etkinlik dosyasında, raporun yanında tutulması yaygın bir uygulamadır. Böylece iki belge birlikte okunur. Rapordaki öneri bölümüyle karar kaydının aynı maddeleri taşıması da beklenir.

Kaydın sonraki planlama toplantısının gündemine eklenmesi, uygulanma ihtimalini artırır. Gündeme girmeyen kararlar çoğu zaman beklemede kalır.

• Her karar için dayandığı başlığın yazılması
• Ne yapılacağının tek cümleyle tanımlanması
• Sorumlu birimin belirtilmesi
• Bir zaman aralığı eklenmesi
• Kaydın etkinlik dosyasında raporun yanında tutulması
• Sonraki planlama toplantısının gündemine eklenmesi

Görüş Verene Dönüş Yapmak

Geri bildirim veren kişiye dönüş yapılması, sonraki ölçümlerin yanıt oranını destekler. Dönüşün ayrıntılı olması gerekmez; kısa bir not yeterlidir.

Notta hangi başlıkların öne çıktığı ve sonraki programda neyin değişeceği yazılır. Bu bilgi, verilen görüşün bir karşılığı olduğunu gösterir.

Aynı not, programa katılmayanlarla da paylaşılabilir. Kurumun geri bildirimi nasıl kullandığını göstermesi, sonraki davetlerin karşılığını da güçlendirir. Notun kısa ve tek konulu tutulması yeterlidir.

Dönüş Ne Zaman Yapılır?

Değerlendirme oturumundan kısa süre sonra yapılması en uygun zamandır. Geri bildirim henüz hatırlanırken gelen not daha çok karşılık bulur.

Sonraki programın duyurusuyla birlikte yapılan dönüş de etkili olur. Bu duyuruda neyin değiştiği açıkça belirtilir. Değişikliğin hangi görüşe dayandığının yazılması, bağı daha görünür kılar.

• Görüş verene kısa bir dönüş notu hazırlanması
• Öne çıkan başlıkların notta belirtilmesi
• Değişecek başlıkların açıkça yazılması
• Notun değerlendirme oturumundan kısa süre sonra gönderilmesi
• Sonraki program duyurusunda değişikliğin hatırlatılması

Katılımcı Geri Bildirimini Bütçe Görüşmesine Taşımak

Bir sonraki dönemin kaynak planı konuşulurken elde tutulan en kullanışlı belge, geçmiş programdan çıkan katılımcı geri bildirimi özetidir. Finans tarafı çoğu zaman harcamanın karşılığını, genel değerlendirmeler yerine somut ve izlenebilir bir çıktıyla görmek ister. Bu nedenle özet, gelen yorumların tamamını değil, yalnızca karara dönüşmüş maddeleri gösterecek biçimde kısaltılır. Tek sayfaya sığan bir düzen, görüşmenin ayrıntıda dağılmasını ve konudan uzaklaşmasını engeller.

Özetin içinde hangi başlığın program akışını değiştirdiği ve hangi değişikliğin ek kaynak gerektirdiği ayrı ayrı durur. Ek kaynak isteyen her madde için kısa bir gerekçe satırı yazılır ve bu satır doğrudan salondan gelen ifadeye dayanır. Böylece talep bir istek olmaktan çıkıp gözlemlenmiş bir ihtiyaca bağlanmış olur. Görüşmeye katılan satın alma tarafı da aynı belgeden ilerlediği için sorulan soru sayısı azalır.

Belgenin bir kopyası etkinlik dosyasında saklanır ve sonraki dönemde aynı başlık yeniden açıldığında başvurulacak kaynak olur. Kurum içinde görev değişimi olduğunda yeni sorumlu, verilen kararların nedenini bu dosyadan adım adım izleyebilir. Kayıt tutmanın getirdiği yük küçük, sağladığı süreklilik ise zaman içinde belirgin biçimde artar. Dosya adında etkinliğin adı ve dönem bilgisi birlikte yer alırsa, arşivde arama yapmak da kolaylaşır.

• Programın hangi bölümünün süresi ya da sırası değişecek
• Değişikliğin ek kaynak gerektirip gerektirmediği ve hangi kalemde göründüğü
• Talebi destekleyen salon gözleminin bir cümlelik özeti
• Kararın uygulanacağı en yakın etkinlik ve bu etkinliğin sorumlusu
• Sonucun hangi ölçütle yeniden değerlendirileceği

Çevrim İçi ve Şehir Dışı Oturumlarda Toplama Düzeni

Çevrim içi oturumlarda görüş toplama, oturum kapanmadan önce ekranda açılan kısa bir formla yapılır. Bağlantı kapandıktan sonra gönderilen çağrılara dönüş oranı belirgin biçimde düşer. Bu nedenle soru sayısı azaltılır ve form, katılımcının ekrandan ayrılmadan doldurabileceği bir uzunlukta tutulur. Oturumu düzenleyen ekip formu önceden hazırlar ve bağlantıyı oturumu yöneten kişiye iletir. Formun sohbet alanına kapanış konuşmasıyla birlikte düşmesi, katılım oranını gözle görülür biçimde yükseltir.

Şehir dışındaki programlarda ise salondan çıkış anı çoğu zaman tek fırsattır. Basılı kısa bir kart ya da çıkışta karekodla açılan bir form, dönüş oranını korumak için yeterli olur. Kartların toplanması ve merkeze ulaştırılması için etkinlik öncesinde bir sorumlu belirlenir. Kartlar aynı gün dijital ortama aktarılırsa, program dosyası kapanmadan özet çıkarılabilir. Uzak illerdeki programlarda bu aktarımın dönüş yolculuğundan önce tamamlanması, düzenli bir alışkanlık kurar.

İki düzende de soruların aynı kalması, dönemler arasında karşılaştırma yapmayı mümkün kılar. Soru metni her etkinlikte baştan yazılırsa, birikmiş kayıtları birlikte okumak güçleşir. Sabit bir soru gövdesi tutup yalnızca programa özel bir iki soruyu değiştirmek pratik bir yol açar. Gövdenin içinde içerik, süre ve salon düzenine ilişkin birer soru bulunması çoğu program için yeterlidir. Programa özel sorular ise formun sonuna, isteğe bağlı olarak yerleştirilir.

Toplanan Kaydın Saklanması ve Kişisel Veri Düzeni

Formlarda ad, unvan ya da iletişim bilgisi isteniyorsa, bu alanların neden toplandığı metnin başında bir cümleyle belirtilir. Katılımcı, görüşünü isimsiz bırakabileceğini formun ilk ekranında görebilmelidir. Toplanan veri, KVKK kapsamında kurumun kendi aydınlatma düzenine bağlanır ve bu bağ yazılı olarak kurulur. Düzen bir kez oturduğunda, veriyi işleyen ekip sonraki adımlarda tereddüt yaşamaz. Aynı metin sonraki etkinliklerde de kullanılabileceği için bir kez dikkatle yazılması yeterli olur.

Ham formların ne kadar süre saklanacağı da baştan kararlaştırılır ve bu karar dosyaya not edilir. Çoğu kurumda özet çıkarıldıktan sonra ham kayıtların tutulması gerekmez; özet ile karar kaydı yeterli olur. Saklama süresi dolduğunda kayıtların kaldırılması, hem dosya düzenini hafifletir hem de erişim yetkisi sorusunu ortadan kaldırır. Bu adımın sorumlusu, etkinlik dosyasını kapatan kişi olarak belirlenebilir. Kapanış notuna konan tek satırlık bir işaret, takip için çoğu zaman yeterlidir.

Arşivde tutulan özet, sonraki program için brief hazırlanırken doğrudan kullanılır. Menajerlik tarafına iletilecek brief metninde, salonun önceki oturumda hangi bölümü daha yakından izlediği kısaca yer alabilir. Bu bilgi, sahne tarafının hazırlığını kurumun gerçek beklentisine yaklaştırır ve prova görüşmesini kısaltır. Aynı arşiv, format ve süre kararları yeniden konuşulduğunda da başvurulan kaynak olur. Böylece her dönem aynı tartışmaların baştan kurulması gerekmez.

Gruplama Başlıkları ve Karar Alanları

Aşağıdaki tablo, sık karşılaşılan gruplama başlıklarını hangi karar alanına düştükleriyle birlikte gösterir. Kurumun kendi verisine göre başlıklar uyarlanır.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Geri Bildirimi Karara Dönüştürme Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında toplanan veri dosyada kalmaz ve sonraki programın hazırlık gündemine girer.

Sıkça Sorulan Sorular