Konuşmacı İtibar Riski Kontrol Listesi

Konuşmacı itibar riski değerlendirmesi, kurumun sahneye çıkacak kişiyle kendi değerleri arasındaki uyumu davet öncesinde okumasıdır. Değerlendirme bir yargılama çalışması değildir; kurumun sorumluluğunu kendi ölçüleriyle yerine getirmesidir. Ölçüler yazılı olduğunda karar da kişisel görüşten çıkar.

Sahnede söylenen her cümle, o gün kurumun çatısı altında söylenir. Katılımcı ile kurum arasındaki bağ bu nedenle sahnedeki içerikle de kurulur. Değerlendirme, bu bağın beklenen yönde kalmasını sağlar.

Aşağıda değerlendirmenin hangi başlıklarda yapıldığını, hangi kaynaklara bakıldığını, kimin karar verdiğini ve sözleşmeye hangi maddelerin yazıldığını ele alıyoruz. Sonunda başlıkları gösteren bir tablo ve davet kararından önce doldurulacak bir liste bulunuyor.

Değerlendirme Davet Öncesinde Neden Yapılır?

Davet kabul edildikten sonra yapılan bir okuma, karar alanını daraltır. Sözleşme imzalanmış, duyuru hazırlanmış ve takvim kurulmuş olur. Aynı okuma uygunluk sorgusu aşamasında yapıldığında ise seçenekler açık kalır.

Erken değerlendirme karşı taraf için de daha uygundur. Bir davet geri alındığında iki taraf da zorlanır; hiç yapılmamış bir davet ise kimseyi etkilemez.

Değerlendirmenin erken yapılması ayrıca daha sakin bir çalışma sağlar; takvim baskısı yokken kaynaklar rahat okunur ve karar acele edilmeden verilir. Bu nedenle değerlendirme, aday listesi hazırlanırken başlatılır. Liste daraldıkça okuma da derinleşir.

Okuma Aday Listesini Nasıl Etkiler?

İlk okuma listeyi daraltmak için değil, hazırlık notu üretmek için yapılır. Her aday için birkaç satırlık not, sonraki aşamada zaman kazandırır.

Liste kısa listeye indiğinde notlar genişletilir. Böylece değerlendirme bütün adaylar için aynı derinlikte tamamlanır.

• Aday listesi hazırlanırken ilk okuma yapılır
• Kısa listeye kalan adaylar ayrıntılı değerlendirilir
• Uygunluk sorgusu öncesinde karar netleşir
• Sözleşme aşamasında koruyucu maddeler belirlenir
• Etkinlik öncesinde son bir güncelleme okunur

Konuşmacı İtibar Riski Hangi Başlıklarda İncelenir?

Değerlendirme dört başlıkta yürür. Birincisi marka değerleriyle uyum, ikincisi güncel gündemle ilişki, üçüncüsü kamuya açık ifadelerin tonu, dördüncüsü ise kurumun sektörüyle ilgili olası bağlardır.

Her başlık için tek bir soru yazılır ve yanıt kısa tutulur. Uzun değerlendirme metinleri karar vermeyi kolaylaştırmaz; net sorular ve kısa yanıtlar daha kullanışlıdır.

Başlıklar bütün adaylar için aynıdır; ölçünün herkese eşit uygulanması değerlendirmenin tutarlı olmasını sağlar ve sonradan sorulacak sorulara yanıt hazırlar. Dört başlığın dışına çıkılmaz. Özel yaşam alanına giren konular değerlendirme kapsamında yer almaz; okuma yalnızca kamuya açık ve programla ilgili alanlarda yapılır.

Kapsamın Sınırı Nasıl Çizilir?

Değerlendirme, sahnede söylenecek içeriğe ve kurumun kamusal duruşuna dokunan alanlarla sınırlıdır. Bu sınır yazılı olarak belirlenir ve ekip içinde paylaşılır.

Sınırın yazılı olması çalışmayı da korur. Kapsam dışı bir konu gündeme geldiğinde, değerlendirmeyi yapan kişi belgeye dayanarak ilerler.

Marka Değerleriyle Uyum

Her kurumun yazılı değerleri vardır. Değerlendirmenin ilk adımı bu değerleri açıp okumaktır. Sahnedeki içeriğin hangi değerlerle yan yana duracağı bu okumayla belirlenir.

Uyum, benzerlik anlamına gelmez. Farklı bir bakış getiren bir konuşma da kurumun değerleriyle uyumlu olabilir. Aranan şey, sahnedeki anlatının kurumun kamusal duruşuyla çelişmemesidir.

Değerlendirme sırasında kurumun yürüttüğü kampanyalar ve taahhütler de gözden geçirilir; kurum bir alanda açık bir taahhüt vermişse sahnedeki içeriğin o taahhütle bağdaşması beklenir. Sonuç tek bir cümleyle yazılır. Uyum güçlü, uyum yeterli ya da ek görüşme gerekiyor gibi kısa bir değerlendirme karar için yeterlidir.

Değerler Belgesi Yoksa Ne Yapılır?

Yazılı bir değerler belgesi bulunmayan kurumlarda, kurumun son dönem iletişim metinleri okunur. Bu metinlerden çıkan ortak vurgular geçici bir ölçü oluşturur.

Ölçü yazıya geçirilir ve etkinlik dosyasında saklanır. Sonraki programlarda aynı ölçü kullanıldığında kararlar arasında tutarlılık oluşur.

• Kurumun yazılı değerleri okundu
• Güncel taahhütler ve kampanyalar listelendi
• Sahnedeki içeriğin bu alanlarla bağı düşünüldü
• Farklı bakış ile çelişki arasındaki ayrım yapıldı
• Değerlendirme tek cümleyle kaydedildi

Güncel Gündemle İlişki

İkinci başlık, etkinlik tarihindeki gündemle ilgilidir. Bir konu o dönem yoğun biçimde konuşuluyorsa, sahnedeki anlatı istemeden o tartışmanın içine yerleşebilir.

Bu başlık bir kez değil, iki kez okunur. İlk okuma davet aşamasında, ikinci okuma ise etkinliğe yaklaşırken yapılır. Gündem hızlı değiştiği için ikinci okuma önem taşır.

Okuma sonucunda çoğu zaman bir karar değil, bir not çıkar. Not brief dosyasına eklenir ve hazırlık görüşmesinde paylaşılır; böylece sahnedeki kişi de bağlamı bilerek çıkar. Gündem değerlendirmesi kurumun kendi iletişim planıyla birlikte okunur. Aynı dönemde yapılacak duyurular varsa, sahne içeriğiyle bu duyuruların yan yana nasıl duracağı düşünülür.

İkinci Okuma Ne Zaman Yapılır?

Etkinlikten birkaç hafta önce kısa bir güncelleme okuması yapılır. Bu okuma ilk değerlendirmenin üzerine eklenir; baştan tekrarlanmaz.

Güncelleme notu etkinlik dosyasına tarihiyle birlikte yazılır. Böylece kararın hangi bilgiye dayandığı sonradan da görülebilir.

Kamuya Açık Kayıtların Gözden Geçirilmesi

Üçüncü başlık, kamuya açık kaynakların okunmasıdır. Yayımlanmış yazılar, verilmiş söyleşiler, sahne kayıtları ve açık paylaşımlar bu kapsamdadır.

Okuma bir arama çalışması değil, bir tanıma çalışmasıdır. Amaç eksik bulmak değil, sahnedeki anlatının tonunu önceden anlamaktır. Bu bakış açısı değerlendirmeyi de yapıcı tutar.

Kaynaklar not edilirken bağlamıyla birlikte kaydedilir; bağlamından ayrılmış tek bir cümle üzerinden karar verilmez, bütünlük aranır. Okuma sonucunda hazırlık için kullanışlı bilgiler de çıkar. Sahnedeki kişinin hangi örnekleri sık kullandığı, hangi konularda derinleştiği ve nasıl bir anlatım tercih ettiği bu kayıtlardan görülür.

Kayıtlar Hazırlığa Nasıl Katkı Verir?

Bir sahne kaydı izlendiğinde anlatım temposu, örnek kullanımı ve salonla kurulan ilişki görülür. Bu bilgiler akış planlamasına doğrudan girer.

Kayıttan çıkan notlar brief dosyasına eklenir. Kurumun beklediği ton ile gözlemlenen ton arasındaki fark, hazırlık görüşmesinde konuşulur.

• Yayımlanmış yazı ve söyleşiler
• Açık erişimli sahne kayıtları
• Kurumsal programlardaki katılımlar
• Yayımlanmış kitap ve çalışmalar
• Kamuya açık paylaşımların genel tonu
• Daha önce çalıştığı kurumsal alanlar

Değerlendirmeyi Kim Yapar ve Nasıl Belgelenir?

Değerlendirme tek kişiye bırakılmaz. Etkinlik ekibinden bir kişi okumayı yapar, kurumsal iletişim birimi görüşünü ekler ve karar etkinlik sahibinde kalır.

Belgeleme sade tutulur. Tek sayfalık bir form, dört başlığı ve her başlık için kısa yanıtı taşır. Formun altında karar ve tarih yer alır.

Form etkinlik dosyasında saklanır; sonraki yıllarda aynı isim gündeme geldiğinde bu form başlangıç noktası olur ve çalışma baştan yapılmaz. Belgeleme ayrıca kurum içi soruları da karşılar: kararın hangi ölçülerle verildiği yazılı olduğunda farklı birimlerden gelen sorular aynı sayfadan yanıtlanır. Formun saklanma süresi de belirlenir. Etkinlik dosyalarının genel saklama düzeni neyse, bu form da aynı düzene tabi tutulur ve ayrı bir yerde tutulmaz.

Form Nasıl Doldurulur?

Her başlık için tek bir soru ve birkaç satırlık yanıt yazılır. Yanıtların uzunluğu eşit tutulur; bir başlıkta uzayan metin dengeyi bozar.

Formun sonunda üç seçenekten biri işaretlenir: uygun, ek görüşme gerekli ya da bu program için uygun değil. Seçenek sayısının az olması kararı netleştirir.

Sözleşmeye Yazılan Koruyucu Maddeler

Değerlendirme olumlu sonuçlandığında süreç sözleşmeyle devam eder. Sözleşmede iki tarafın da beklentisini koruyan maddeler yer alır.

Birinci madde içerik kapsamına ilişkindir. Sahnede ele alınacak başlıklar ve program dışında kalan konular brief dosyasına atıfla belirtilir.

İkinci madde kayıt ve yayın iznini düzenler. Kaydın nerede kullanılacağı ve hangi süreyle saklanacağı yazılır; bu madde iki taraf için de açıklık sağlar. Üçüncü madde ise değişen koşullara ilişkindir. Tarafların beklenmedik bir durumda nasıl haberleşeceği ve hangi sürede karar verileceği sözleşmede belirtilir.

Maddeler Nasıl Yazılır?

Maddeler kısa ve karşılıklı yazılır. Tek tarafa yük bindiren ifadeler yerine, iki tarafın da aynı bilgiyi aynı sürede paylaşmasını öngören bir düzen kurulur.

Brief dosyasına atıf yapılması metni sadeleştirir. Kapsam ayrıntısı sözleşmeye değil, ekli belgeye yazılır.

• İçerik kapsamı brief dosyasına atıfla tanımlandı
• Kayıt ve yayın izni kapsamıyla yazıldı
• Değişen koşullarda haberleşme yolu belirlendi
• Program dışı iletişim ve basın görüşmeleri düzenlendi
• Karşılıklı bilgilendirme süresi kararlaştırıldı

Konuşmacı İtibar Riski İzlemesinin Etkinlik Günündeki Karşılığı

Davet öncesinde yapılan çalışma, etkinlik gününde de kısa bir karşılığa sahiptir. Sahne öncesinde gündemin hızla değiştiği durumlarda program sorumlusu son bir kontrol yapar. Bu kontrol uzun bir araştırma değil, birkaç dakikalık bir gözden geçirmedir. Gündemde programı etkileyecek bir gelişme varsa, akışta küçük bir düzenleme yeterli olabilir. Kararın kim tarafından verileceği gün öncesinde belirlenir.

Sahne sırasında salonun tepkisini izlemek de bu çalışmanın parçasıdır. Beklenmedik bir konu açıldığında moderatörün akışı nasıl toparlayacağı önceden konuşulur. Moderatöre verilen kısa bir çerçeve, sahnedeki dengeyi korur. Bu çerçeve kısıtlayıcı değil, yönlendirici bir metin olarak kurulur. Prova görüşmesinde bir kez gözden geçirilmesi yeterlidir.

Etkinlik sonrasında ise paylaşılacak malzeme aynı gözle bir kez daha okunur. Kayıttan alınacak bölümlerin kurumun beklentisiyle uyumlu olup olmadığı kontrol edilir. Bu kontrolü iletişim tarafı yapar ve kısa bir onay verir. Onay alınmadan paylaşım yapılmaması, kurulan düzeni olduğu gibi korur. Adımın tamamlandığı, program dosyasına tek satırla not edilir.

• Sahne öncesinde yapılan kısa gündem kontrolü
• Akışta düzenleme gerekirse kararı verecek kişi
• Moderatöre verilen yönlendirici çerçeve metni
• Paylaşılacak kayıt bölümlerinin gözden geçirilmesi
• Paylaşım öncesinde iletişim tarafının verdiği kısa onay
• Adımın tamamlandığının dosyaya işlenmesi

Küçük ve Geniş Ölçekli Kurumlarda Uygulama Farkı

Az kişiyle çalışan bir kurumda bu çalışma tek bir kişide toplanır. Kısa bir kontrol listesi ve yarım sayfalık bir not çoğu davet için yeterli olur. Listenin her seferinde aynı başlıklarla doldurulması, kararların karşılaştırılabilir kalmasını sağlar. Notun program dosyasında saklanması, sonraki davetlerde başvurulacak bir kaynak bırakır. Böylece süreç ağırlaşmadan yürür.

Geniş yapılarda ise çalışma birden fazla birimin katkısıyla tamamlanır. İletişim tarafı kamuya açık kayıtlara, hukuk tarafı sözleşme maddelerine, insan kaynakları ise kurum değerlerine bakar. Her birimin baktığı başlık tek cümleyle tanımlandığında, aynı iş iki kez yapılmaz. Sonuçların tek bir formda birleştirilmesi, karar aşamasını kısaltır. Formun sorumlusu baştan belirlenir.

İki ölçekte de değişmeyen şey, çalışmanın davet iletilmeden önce tamamlanmasıdır. Davet gönderildikten sonra yapılan bir kontrol, karar alanını belirgin biçimde daraltır. Bu nedenle uygunluk sorgusu ile kontrol çalışması paralel yürütülür. Menajerlik tarafından gelen bilgiler de aynı forma işlenir. Form tamamlandığında davet adımına geçilir.

• Küçük ekiplerde kullanılan kısa kontrol listesi
• Geniş yapılarda her birimin baktığı ayrı başlık
• Sonuçların birleştirildiği tek form
• Formun sorumlusu ve tamamlanma aşaması
• Uygunluk sorgusuyla paralel yürütülen kontrol çalışması
• Notun program dosyasında saklanma düzeni

Menajerlik Tarafının Bilgi Akışındaki Yeri

Süreci yürüten menajerlik tarafı, kurumun ihtiyaç duyduğu bilginin bir bölümünü doğrudan sağlayabilir. Sahnede hangi konuların işlendiği, hangi formatların yürütüldüğü ve geçmiş programların yapısı bu bilgiler arasındadır. Bu paylaşım kurumun kendi incelemesinin yerini almaz; onu tamamlar. Bilginin yazılı olarak iletilmesi, forma işlenmesini kolaylaştırır. Soruların tek seferde sorulması da süreci kısaltır.

Kurumun beklentisi de aynı kanaldan iletilir. Sahnede anılmaması istenen başlıklar ya da kuruma özgü duyarlılıklar kısa bir metinle paylaşılır. Metnin olgusal ve kısa tutulması, sahne tarafının hazırlığını kolaylaştırır. Bu paylaşım brief ile birlikte yapıldığında ayrı bir adım gerektirmez. İki tarafın da aynı çerçeveyi görmesi beklenir.

Etkinliğe yakın bir dönemde gündem değişirse bilgi akışı yeniden işlemeye başlar. Menajerlik tarafı durumu kuruma iletir; kurum ise akışta düzenleme gerekip gerekmediğine bakar. Kararın hangi aşamaya kadar verileceği baştan yazılır ve iki tarafça bilinir. Sözleşmedeki koruyucu maddeler tam bu noktada okunur. Böylece karar, önceden hazırlanmış bir çerçeve üzerinden verilir.

• Menajerlik tarafından iletilen geçmiş program bilgisi
• Kurumun sahnede anılmamasını istediği başlıklar
• Beklenti metninin brief ile birlikte paylaşılması
• Gündem değiştiğinde yeniden işleyen bilgi akışı
• Kararın verileceği en geç aşama
• Sözleşmedeki koruyucu maddelerin okunduğu an

Değerlendirme Başlıkları ve Kaynakları

Aşağıdaki tablo değerlendirmenin başlıklarını, bakılan kaynağı ve her başlıkta sorulan soruyu gösteriyor. Tablo bir form olarak doldurulup etkinlik dosyasına eklenebilir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Davet Kararından Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında değerlendirme yazılı bir dayanağa kavuşur ve karar ekip içinde aynı ölçüyle savunulabilir hâle gelir.

Sıkça Sorulan Sorular