Konuşmacı Seyahat ve Konaklama Organizasyonu

Şehir dışında yapılan programlarda konuşmacı seyahat konaklama planı, sahne saatinin belirlenmesiyle başlar. Plan ileriye doğru değil, geriye doğru kurulur. Böylece her adımın ne zaman tamamlanması gerektiği kendiliğinden ortaya çıkar. Belirsiz kalan bir saat de görünür hâle gelir.

Sahne saatinden geriye sayıldığında prova, hazırlık, otel girişi, transfer ve kalkış saatleri sırayla belirlenir. Bu sıralama, gün içinde karar vermeyi azaltır. Ekip de tek bir belgeye bakarak ilerler. Belge, tüm taraflarla önceden paylaşılır.

Aşağıdaki rehber planı yedi başlıkta topluyor. Her başlıkta kimin hangi adımı üstlendiği ve hangi bilginin önceden paylaşıldığı anlatılıyor. Sonda yer alan tablo, adımları sorumlularla eşleştiriyor. Kontrol listesi ise bilet alınmadan önce okunur.

Geriye Doğru Planlama Nasıl Yapılır?

Önce sahne saati yazılır. Ardından provanın ne zaman yapılacağı, hazırlık odasına kaçta geçileceği ve otelden kaçta çıkılacağı sırayla belirlenir. Her adım bir öncekinin süresine bağlıdır. Zincir bu şekilde geriye doğru tamamlanır.

Her adım arasına makul bir pay bırakılır. Trafik, kayıt masasındaki yoğunluk ve salon girişi bu payı kullanır. Payların toplamı planın esnekliğini belirler. Esnekliği olmayan bir plan, küçük gecikmelerde zorlanır. Payların nerede kullanıldığı program sonrası notunda değerlendirilir.

Ortaya çıkan zincir, tek sayfalık bir gün planına dönüşür. Plan tüm taraflarla paylaşılır ve güncel sürümü tek kişide tutulur. Değişiklik olduğunda aynı kişi bildirir. Plan, kurulum ekibiyle de paylaşılır.

Planı Kim Günceller?

Gün planının tek bir sahibi olur ve değişiklikleri o kişi işler. Birden çok kişinin güncellediği bir belge, farklı sürümlerin dolaşmasına yol açar.

Güncel sürümün tarihi belgenin başında yazılır. Böylece herkes hangi sürüme baktığını görür.

• Sahne saati
• Prova saati
• Hazırlık odasına geçiş
• Otelden çıkış
• Varış ve otel girişi
• Kalkış saati

Konuşmacı Seyahat Konaklama Planında Ulaşım Seçimi

Uzak şehirlerde havayolu, yakın şehirlerde karayolu tercih edilir. Seçim yalnızca mesafeye değil, sahne saatine de bağlıdır. Sabah saatlerinde sahnesi olan bir konuşmacı için bir önceki gün varış yaygın uygulamadır. Öğleden sonraki programlarda aynı gün varış mümkün olabilir.

Ulaşım seçimi yapılırken programın süresi de dikkate alınır. Tek günlük bir program ile iki günlük bir etkinlik farklı planlar gerektirir. İkinci durumda konaklama gecesi sayısı artar. Bu fark bütçeye de yansır.

Bilet alınmadan önce sahne saatinin kesinleştiği teyit edilir. Sonradan değişen bir saat, bilet değişikliği gerektirebilir. Teyit yazılı olarak alınır. Seçim gerekçesi teklif metninde belirtilir.

Aynı Gün Varış Kararı

Aynı gün varış planlandığında, programdan önce yeterli bir zaman payı bırakılır. Ulaşımda yaşanabilecek gecikmeler bu payla karşılanır.

Pay hesaplanırken havalimanı ile salon arasındaki mesafe de dikkate alınır. Yoğun saatlerde bu mesafe uzayabilir.

• Şehir ve mesafe
• Sahne saati ve varış günü
• Program süresi ve konaklama gecesi
• Ulaşım seçeneklerinin sıklığı
• Bilet esnekliği tercihi

Transfer ve Karşılama Düzeni

Havalimanı ya da terminal karşılaması, kimin yapacağı belli olduğunda sorunsuz yürür. Karşılayan kişinin iletişim bilgisi önceden paylaşılır. Aynı bilgi gün planında da yer alır. Böylece arama gerektiğinde bilgi aranmaz.

Transfer aracının bekleyeceği nokta yazılı olarak tarif edilir. Büyük terminallerde bu tarif zaman kazandırır. Tarif kısa ve yönlendirici cümlelerle yazılır. Gerekirse buluşma noktası önceden görülür. Tarifin bir kopyası konuşmacıya da gönderilir.

Varışta ve salona hareket anında kısa bir bilgi mesajı, etkinlik ekibini rahatlatır. Mesajın kime gönderileceği baştan belirlenir. Böylece bilgi tek noktada toplanır. Mesaj biçimi kısa ve tek cümlelik tutulur.

Transferi Kim Üstlenir?

Transferin kurum tarafından mı, menajerlik tarafından mı organize edileceği sözleşmede yazılır. İki yöntem de uygulanır ve seçimin belirli olması yeterlidir.

Şehir içi transferlerde yerel bir ekibin devreye girmesi, yol bilgisi açısından kolaylık sağlar. Bu tercih program öncesinde kararlaştırılır.

• Karşılayan kişinin adı ve iletişimi
• Buluşma noktasının yazılı tarifi
• Araç bilgisi ve bekleme yeri
• Otele ve salona tahmini geçiş süresi
• Bagaj ve sunum materyali düzeni
• Bilgi mesajlarının gönderileceği kişi

Otel Seçimi ve Konumun Etkisi

Otelin salona yakınlığı, gün içindeki geçişleri kısaltır. Yakın otel, sahne öncesi dinlenme süresini uzatır. Uzak otel seçildiğinde plan buna göre genişletilir. Genişleme gün planında görünür hâle gelir.

Sessiz bir oda tercihi, özellikle sabah programlarında hazırlığı destekler. Rezervasyon sırasında bu not iletilir. Otelin çalışma alanı ve internet bağlantısı da sorulur. Sunum üzerinde son çalışma otelde yapılabilir. Otel bilgileri gün planına ayrıca işlenir.

Otelin kahvaltı saatleri sahne saatiyle karşılaştırılır. Erken programlarda kahvaltı için ayrı bir düzen gerekebilir. Bu ihtiyaç rezervasyon sırasında bildirilir. Talepler rezervasyon yazışmasında toplanır.

Giriş ve Çıkış Saatleri

Otelin standart giriş saati programla çakışabilir. Erken giriş ya da geç çıkış ihtiyacı rezervasyon aşamasında bildirilir.

Bildirim yazılı yapıldığında otel tarafında da kayıt oluşur. Varışta ayrıca görüşme gerekmez.

• Otelin salona mesafesi
• Oda sessizliği ve konumu
• Çalışma alanı ve bağlantı imkânı
• Kahvaltı ve yemek saatleri
• Erken giriş ya da geç çıkış ihtiyacı

Sahne Öncesi Saatlerin Kurgusu

Sahneden önceki saatler yoğun geçtiğinde, sahnedeki anlatım da bundan etkilenir. Bu nedenle bu saatler sade tutulur. Yeni görüşme ve yeni talep eklenmez. Programın bu bölümü hazırlığa ayrılır.

Yemek düzeni sahne saatine göre planlanır. Sahneden hemen önce ağır bir yemek yerine hafif bir seçenek tercih edilir. Yemek saatinin sahne saatinden yeterince önce olması beklenir. Bu düzen gün planında yazılır.

Basın ve fotoğraf talepleri varsa erken bir saate yerleştirilir. Sahne öncesi son bölüm boş bırakılır. Böylece konuşmacı kendi hazırlığını tamamlar. Bu düzen konuşmacıya önceden bildirilir.

Hazırlık Alanının Düzeni

Sahne öncesi kullanılacak alanın sessiz ve yakın olması, geçiş süresini kısaltır. Alanda su, ayna ve oturma düzeni bulunması yeterlidir.

Alanın kapısında yönlendirme yapan bir kişi bulunduğunda gereksiz ziyaretler azalır. Görüşme talepleri bu kişi üzerinden yürür.

• Yemek saatinin sahne saatine göre ayarlanması
• Sessiz bir hazırlık alanı
• Su ve sıcak içecek düzeni
• Basın ve fotoğraf taleplerinin zamanlanması
• Sahne öncesi son bölümün boş bırakılması

Dönüş Kurgusu ve Esneklik

Akşam saatinde biten programlarda dönüş çoğu zaman ertesi güne kalır. Bu durum konaklama gecesi sayısını etkiler. Karar, program akışı kesinleştiğinde verilir. Böylece rezervasyon tek seferde yapılır.

Dönüş bileti esnek alındığında, programın uzaması hâlinde değişiklik kolaylaşır. Esneklik bütçeye küçük bir fark olarak yansıyabilir. Buna karşılık değişiklik durumunda işlem yükünü azaltır. Tercih program tipine göre yapılır. Karar teklif aşamasında yazılı hâle getirilir.

Dönüş transferinin kim tarafından organize edileceği de gidiş kadar açık yazılır. Uğurlama saatinin gün planında yer alması beklenir. Saat, program bitişine göre belirlenir. Uğurlama saati akış belgesinde de görünür.

Program Uzarsa Ne Olur?

Soru bölümü ya da sahne sonrası görüşmeler süreyi uzatabilir. Dönüş saati planlanırken bu ihtimal için pay bırakılır.

Pay bırakılamıyorsa program bitiş saatinin korunacağı baştan konuşulur. Moderatör kapanışı bu saate göre yönetir.

• Program bitiş saati
• Dönüş günü kararı
• Bilet esnekliği
• Uğurlama saati
• Dönüş transferinin sorumlusu

Sorumluluk Paylaşımı ve Belgeler

Bilet ve otel rezervasyonunu kimin yapacağı sözleşmede yer alır. İki yöntem de uygulanır ve belirli olması yeterlidir. Belirsizlik, iki tarafın da beklemesine yol açabilir. Bu nedenle madde açık yazılır.

Harcama belgelerinin nasıl iletileceği baştan kararlaştırıldığında, etkinlik sonrası muhasebe akışı hızlanır. Belgelerin hangi biçimde ve kime iletileceği yazılır. Aynı bilgi konuşmacıyla da paylaşılır.

Konuşmacı seyahat konaklama bilgilerinin tamamı tek bir belgede toplanır ve program öncesinde iletilir. Belge içinde saatler, adresler ve iletişim kişileri birlikte yer alır. Tek belge, gün içinde arama yapılmasını önler. Belgenin güncel sürümü etkinlik dosyasında saklanır. Belgeler etkinlik dosyasına eklenir.

Belgelerin Teslim Sırası

Ulaşım ve konaklama belgeleri program bitiminden sonra toplu olarak iletilir. Parça parça iletilen belgeler muhasebe tarafında takip yükü oluşturur.

Teslim için bir tarih belirlendiğinde süreç kendiliğinden ilerler. Tarih sözleşmede yazılabilir.

• Bilet ve rezervasyon sorumlusu
• Harcama belgelerinin iletim biçimi
• Gün planının paylaşım zamanı
• İletişim kişilerinin listesi
• Değişiklik durumunda bildirim düzeni

Konuşmacı Seyahat Konaklama Bütçesinin Onay Tarafı

Seyahat kalemleri çoğu kurumda ücret kaleminden ayrı izlenir ve ayrı bir onay basamağına bağlanır. Bilet, konaklama ve transfer için bir üst sınır belirlemek, gün planı kurulurken seçenekleri daraltır ve karar süresini kısaltır. Üst sınır önceden bilindiğinde uçuş saati ile otel konumu arasındaki tercih kolaylaşır. Bu sınırın talep açılırken yazılması, sonraki onay turlarını azaltır.

Rezervasyonu kimin yapacağı da bütçe tarafıyla birlikte kararlaştırılır. Kurumun anlaşmalı bir kanalı varsa biletler oradan alınır ve belge doğrudan kuruma düzenlenir. Konuşmacı tarafı kendi düzenini kuruyorsa masraf yansıtmasının biçimi ve belge koşulu önceden yazılır. İki yöntemde de üst sınırın aynı olması, seçeneklerin karşılaştırılmasını kolaylaştırır.

Değişiklik ihtimalinin bütçeye baştan girmesi gerekir. Uçuş saatinin kayması ya da programın bir gün öne alınması, bilet değişiklik bedeli doğurabilir. Bu ihtimal için küçük bir pay bırakmak, gün içinde karar vermeyi kolaylaştırır ve ek onay beklemesini önler. Pay kullanılmadığında kalem olduğu gibi kapanır ve kapanış kaydına yazılır. Payın hangi durumlarda kullanılacağının önceden belirlenmesi, gün içinde ek onay aramayı gereksiz kılar.

• Ulaşım için belirlenen üst sınır
• Konaklama gecesi sayısı ve oda düzeni
• Transfer ve şehir içi ulaşım payı
• Rezervasyonu yapacak taraf ve belge düzeni
• Değişiklik ihtimali için ayrılan pay

Aynı Programda Birden Çok Konuşmacının Gün Planı

Programda birden fazla isim varsa gün planı kişi kişi değil, sahne sırasına göre kurulur. Her ismin varış saati kendi sahne saatinden geriye sayılarak belirlenir ve plana ayrı satır olarak yazılır. Aynı saatte gelen iki konuşmacı için tek transfer yeterliyken, farklı saatlerde gelenler için ayrı karşılama düzeni gerekir. Bu ayrımın plana baştan işlenmesi, gün içinde araç ve kişi çakışmasını önler.

Hazırlık alanının kullanımı da aynı sıraya bağlanır. Sahne öncesi hazırlık için ayrılan oda tek ise kullanım saatleri bölünür ve her isim için bir aralık yazılır. Konuşmacıların birbirini beklemeden hazırlanabilmesi, program akışının gecikmeden ilerlemesini sağlar. Ortak bir fotoğraf ya da basın bölümü varsa bu saat de aynı plana işlenir. Hazırlık alanının nerede olduğu ve nasıl ulaşılacağı plana kısa bir satır olarak eklenir.

Gün planının tek bir belgede toplanması iki tarafta da aynı bilgiyi bulundurur. Değişiklik olduğunda yalnızca bu belge güncellenir ve ilgili kişilere yeniden paylaşılır. Menajerlik tarafı kendi ismine ait satırları buradan teyit eder ve ayrı bir liste tutmak zorunda kalmaz. Böylece saat bilgisi farklı kanallarda birbirinden ayrışmaz.

Seyahat Dosyasının Program Sonrası Kaydı

Gün planı uygulandıktan sonra dosya kapatılır, ancak içindeki bilgiler sonraki programlar için değerini korur. Hangi uçuşun kullanıldığı, transferin ne kadar sürdüğü ve otelin salona uzaklığı kısa notlarla yazılır. Aynı ilde ikinci bir program kurulduğunda bu notlar planlamanın doğrudan başlangıcı olur. Notların plan belgesinin sonuna eklenmesi, ayrı bir dosya tutmayı gereksiz kılar.

Şehir dışı programlarda yerel bilgiler özellikle işe yarar. Salonun yükleme kapısı, otoparkın konumu ve yoğun saatlerdeki ulaşım süresi bir kez öğrenildiğinde yeniden araştırılmaz. Bu notların menajerlik tarafıyla paylaşılması, ikinci davette gün planını kısa sürede kurmayı sağlar. Paylaşılan notun tek sayfayı geçmemesi, okunmasını kolaylaştırır.

Masraf belgeleri de aynı dosyada toplanır ve ödeme aşamasıyla ilişkilendirilir. Ödeme kapandıktan sonra belgelerin nerede olduğu aranmaz. Dosyanın bütünlüğü, muhasebe tarafının sorduğu başlıkları tek kaynaktan karşılar ve kapanışı kısaltır.

Sahne Saatinden Geriye Plan Tablosu

Aşağıdaki tablo, sahne saatinden geriye doğru sıralanan adımları ve her adımın sorumlusunu gösteriyor. Tablo her şehir için ayrı doldurulur ve gün planının ilk taslağını oluşturur. Doldurulan tablo, bilet işlemleri başlamadan önce gözden geçirilir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Seyahat Planı için Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında gün planı, tüm taraflarca aynı biçimde okunur hâle gelir ve bilet işlemleri gecikmeden tamamlanır.

Sıkça Sorulan Sorular