Konuşmacı Teklifinde Fiyata Neler Dâhildir?

Teklif metinleri kurumdan kuruma farklı bir düzenle yazılır. Kimi metin kapsamı madde madde sıralar, kimi metin tek satırda özetler. Konuşmacı teklifine dahil olanlar ancak bu madde listesi okunduğunda anlaşılır. Liste yoksa kapsam, sorularla tamamlanır.

Kapsam sorusunun yanıtı yalnızca ticari bir bilgi değildir. Etkinlik gününün akışını, hazırlık takvimini ve sonrasındaki paylaşımları da belirler. Bu yüzden kapsam, planlama toplantısının ilk başlığı olarak ele alınır. Sonradan açılan her başlık takvimi bir miktar geriye çeker.

Aşağıdaki bölümler kapsamı yedi alana ayırıyor. Her alanda hangi başlığın teklifin içinde, hangisinin ayrı bir kararla ilerlediği anlatılıyor. Yazının sonunda kapsamı tek bakışta gösteren bir tablo ve bir kontrol listesi yer alıyor.

Konuşmacı Teklifine Dahil Olanlar Nasıl Okunur?

Bir teklif metni iki bölümden oluşur. Birinci bölüm sahnede olacakları, ikinci bölüm sahne dışındaki yükümlülükleri anlatır. Kapsam okuması bu iki bölümü ayrı ayrı ele alır. İkisi birlikte okunduğunda hangi kalemin nerede durduğu karışabilir.

Sahne bölümü genellikle süre, format ve oturumun akışını içerir. Sahne dışı bölüm ise hazırlık, seyahat, prova ve kayıt başlıklarını kapsar. İkinci bölümdeki başlıklar etkinliğe göre değiştiği için teklifte daha kısa yazılır. Kısalık, o başlığın kapsam dışında olduğu anlamına gelmez.

Okuma sırasında her başlık için tek bir soru sorulur. Bu başlık teklifin içinde mi, yoksa ayrı bir kararla mı ilerliyor. Sorunun yanıtı yazılı değilse kısa bir görüşmeyle tamamlanır.

Kapsam Okuması Kim Tarafından Yapılır?

Okumayı çoğu kurumda etkinliği planlayan ekip yapar ve ardından satın alma ile paylaşır. İki ekibin aynı metni aynı sırayla okuması, sonradan doğacak yorum farklarını azaltır.

Okuma sonunda çıkan sorular tek bir listede toplanır. Liste halinde iletilen sorular, tek bir güncellenmiş metinle yanıtlanabildiği için süreci kısaltır.

• Sahnede geçirilecek süre ve oturum biçimi
• Brief görüşmesi ve kuruma özel uyarlama
• Seyahat, konaklama ve şehir içi transfer
• Prova aralığı ve teknik kurulum
• Kayıt, fotoğraf ve tanıtım kullanımı
• Ödeme düzeni ve tarih değişikliği koşulları

Sahne Süresi ve Oturum Biçimi

Sahne süresi neredeyse her teklifin merkezinde yer alır. Süre yazılırken sahnede geçirilecek zaman ile salonda bulunulacak zaman ayrılır. Konuşmacı programın tamamına katılacaksa bu ayrı bir bilgidir. İki süre aynı sanıldığında etkinlik günü akış planı kayar.

Oturum biçimi de aynı başlıkta tanımlanır. Tek kişilik bir sunum, karşılıklı bir söyleşi ya da birkaç konuşmacının yer aldığı bir panel farklı hazırlık gerektirir. Panel söz konusuysa moderasyonun kimde olacağı da yazılır. Bu bilgi teklifte görünmüyorsa brief notuna eklenir.

Soru cevap bölümü genellikle sahne süresinin içinde değerlendirilir ve ayrı bir kalem oluşturmaz. Yine de bu bölüm için ayrılan zamanın programda görünmesi, salon akışını yöneten ekibin işini kolaylaştırır. Soruların nasıl toplanacağı da aynı satırda belirtilebilir. Salondan doğrudan alınan sorular ile önceden toplanan sorular farklı bir hazırlık gerektirir.

Salonda Kalınan Süre Neden Ayrı Yazılır?

Karşılama, fotoğraf çekimi ya da sahne sonrası kısa sohbet, sahne süresinin dışında kalır. Bu bölümler programda görünür hâle geldiğinde günün tamamı planlanabilir.

Süre ayrımı, etkinlik gününde bekleyen ekipleri de rahatlatır. Herkes konuşmacının hangi saatte nerede olacağını bilir.

Hazırlık Görüşmesi ve İçerik Uyarlaması

Hazırlık, sahnedeki içeriğin kuruma yaklaştırılmasıdır. Sektör örnekleri, iç terimler ve ekiplerin gündemi bu çalışmanın konusudur. Uyarlama beklentisi varsa teklifte ayrı bir satır olarak görünür. Beklenti yoksa hazır içerik programa olduğu gibi girer.

Görüşmenin biçimi de kapsamı etkiler. Kısa bir telefon görüşmesi ile ekiplerin katıldığı bir ön toplantı farklı bir hazırlık anlamına gelir. Toplantı isteniyorsa tarihi teklif aşamasında belirlenir. Böylece iki takvim aynı anda açılır.

Hazırlığın görünen çıktısı çoğu zaman sahnede kullanılacak sunumun kendisidir. Bunun dışında bir özet metin, katılımcılara dağıtılacak bir not ya da oturum sonrası bir değerlendirme isteniyorsa kapsam içinde ayrıca yazılır. Ek çıktıların teslim zamanı da aynı satırda belirtilir. Teslim tarihi yazılı olduğunda iletişim ekibi kendi takvimini buna göre kurabilir.

• Uyarlama isteniyor mu, hangi derinlikte?
• Brief görüşmesi telefonla mı, toplantıyla mı?
• Görüşmeye kurumdan kimler katılacak?
• Sunum dışında bir çıktı bekleniyor mu?
• Hazırlık için hangi belgeler paylaşılacak?

Seyahat, Konaklama ve Transfer

Seyahat başlığı etkinliğin şehrine göre şekillenir. Aynı şehirdeki programlarda bu başlık çoğu zaman tabloda yer almaz. Başka bir ildeki programlarda ise ulaşım, konaklama ve transfer birlikte değerlendirilir. Üç kalem aynı takvimde planlandığında koordinasyon kolaylaşır.

Teklifte bu kalemlerin dâhil mi, ayrı mı olduğu açıkça yazılır. Dâhil yazıldığında rezervasyonların hangi tarafça yapılacağı da belirtilir. Ayrı yazıldığında ise kurumun kendi seyahat düzeni devreye girer. İki yöntem de yaygın biçimde uygulanır.

Transfer, planlama sırasında en son konuşulan başlıklardan biridir. Oysa havalimanı ile salon arasındaki yolculuk süresi, sahne saatini ve karşılama planını doğrudan etkiler. Salonun bulunduğu bölgede yoğun saatler varsa bu süre daha geniş tutulur. Transferi kimin karşılayacağı da etkinlik günü iletişim listesine yazılır.

Aynı Gün Dönüş Mümkün mü?

Sahne saati ile son uçuş saati arasındaki aralık bu sorunun yanıtını verir. Aralık dar görünüyorsa konaklama baştan planlanır.

Planın erken yapılması rezervasyon esnekliğini de artırır. Etkinlik haftasında alınan kararlar ise seçenekleri daraltır.

Prova, Teknik Kurulum ve Sunum Dosyası

Prova aralığı teklifte bir süre olarak görünür. Bu süre boyunca salonun boş olması, teknik ekibin hazır bulunması ve görüntü aktarımının denenmesi beklenir. Aralık teklife yazıldığında salon planı da buna göre kurulur. Yazılmadığında prova genellikle programın en dar saatine sıkışır.

Teknik kurulum çoğunlukla prodüksiyon kapsamındadır. Konuşmacının özel bir görüntü düzeni ya da ses çözümü isteği varsa bu ayrı bir not olarak iletilir. Not, teklif ekinde listelenir ve prodüksiyon ekibine geçer. Böylece etkinlik günü sürpriz bir ihtiyaç doğmaz.

Sunum dosyasının hangi tarihte teslim edileceği de kapsam içinde belirtilen bir bilgidir. Erken ulaşan dosya, ekran oranının ve yazı boyutlarının provadan önce denenmesine imkân verir. Dosyanın hangi biçimde gönderileceği de aynı satırda yazılır. Biçim farkı, etkinlik günü küçük ama zaman alan düzeltmelere yol açabilir.

• Prova için ayrılan aralık teklifte yazılı mı?
• Salon prova saatinde boş olacak mı?
• Görüntü aktarımı hangi yöntemle yapılacak?
• Mikrofon tercihi iletildi mi?
• Sunum dosyası hangi tarihte teslim edilecek?
• Teknik ekiple irtibat kimin üzerinde?

Kayıt, Fotoğraf ve Tanıtım Kullanımı

Kayıt izni ayrı bir başlıktır ve kapsam içinde görünür biçimde yazılır. İznin kapsamı, kaydın nerede yayımlanacağına göre değişir. Kurum içi arşiv, eğitim platformu ve açık yayın ayrı ayrı değerlendirilir. Her biri için süre ve kitle tanımı yapılır.

Fotoğraf kullanımı kayıttan farklı ilerler. Etkinlik günü çekilen kareler tanıtım malzemelerinde kullanılacaksa bu ayrıca yazılır. Sosyal medya paylaşımları da aynı maddede ele alınır. Kanal adı vermek yerine kullanım biçimini tanımlamak yeterlidir.

Etkinlik öncesindeki tanıtım kullanımı da aynı kapsamın parçasıdır. Duyuru görselleri, davetiye metinleri ve program akışında yer alacak tanıtım bilgileri bu başlık altında toplanır. Bu malzemelerin hangi tarihe kadar hazırlanacağı iletişim takvimine yazılır. Onay adımı belirlenmişse duyuru süreci de gecikmeden ilerler.

Kayıt Sonrası Onay Süreci Nasıl İşler?

Kayıt yayımlanmadan önce bir onay adımı tanımlanabilir. Bu adım, görüntünün hangi bölümlerinin kullanılacağını netleştirir.

Onay süresi kısa tutulduğunda yayın takvimi de aksamaz. Süre yazılı değilse dosya çoğu zaman beklemede kalır.

Sözleşmede Ayrıca Yazılan Başlıklar

Bazı başlıklar teklifte kısa geçilir ve sözleşmede ayrıntılanır. Ödeme takvimi, belge düzeni, tarih değişikliği ve iletişim kanalları bu gruptadır. Teklif bu başlıkların varlığını gösterir; sözleşme ise işleyişini tanımlar. İki metin arasındaki bu iş bölümü süreci hızlandırır.

Tarih değişikliği maddesi çoğu etkinlikte kullanılmaz. Yine de yazılı olduğunda, ihtiyaç doğduğunda tartışılacak bir konu kalmaz. Madde ertelemeyi ve iptali ayrı tanımladığında uygulama daha açık olur.

İletişim kanallarının tanımlanması da aynı metnin görevidir. Etkinlik günü kimin kime ulaşacağı yazıldığında koordinasyon tek bir hat üzerinden yürür. Yedek bir irtibat kişisi belirlenmesi de yaygın bir uygulamadır. Böylece program sırasında beklenmedik bir ihtiyaç doğduğunda karar verecek kişi belli olur. Sözleşme metni hazırlanırken konuşmacı teklifine dahil olanlar bir kez daha karşılaştırılır.

• Ödeme takvimi ve ilgili belge düzeni
• Tarih değişikliği ile erteleme koşulları
• Etkinlik günü irtibat kişileri
• Kayıt ve görsel kullanımının süresi
• Gizlilik gerektiren bilgilerin paylaşımı

Konuşmacı Teklifine Dahil Olanlar Bütçe Kalemlerine Nasıl Dağılır?

Teklifteki kapsam, kurum tarafında tek bir satır olarak kaydedilmez. Ücret, seyahat ve teknik hizmet çoğu kurumda ayrı kalemlerde izlenir ve ayrı belgelerle kapanır. Teklif bu ayrıma uygun biçimde okunduğunda kayıt aşaması belirgin biçimde kısalır. Ayrımın teklif üzerinde işaretlenmesi, sonraki okumalarda tekrar yapılmasını önler. Bu işaretleme, teklifi okuyan herkesin aynı kalem ayrımına bakmasını sağlar.

Kalem ayrımı, onay sınırlarını da belirler. Bir kalem için yetki bir yöneticide, diğeri için başka bir masada olabilir. Kapsamın hangi kaleme ne kadar düştüğü baştan görüldüğünde gerekli imzalar birlikte toplanır. Böylece onay turları arka arkaya değil, aynı anda yürütülür. Onayların birlikte toplanması, imza aşamasının tek turda tamamlanmasına imkân verir.

Kalemlerin ayrılması ödeme aşamasında da karşılık bulur. Belgelerin hangi kaleme yazılacağı önceden bilindiğinde muhasebe tarafından ek soru gelmez. Bu düzen, ödeme takviminin sözleşmede yazıldığı gibi ilerlemesini sağlar. Aynı ayrım, yıl sonundaki kapanışta da doğrudan kullanılır. Kalem adlarının sözleşmeyle aynı biçimde yazılması, belge eşleştirmesini kolaylaştırır.

• Sahne süresi ve hazırlık görüşmesini içeren hizmet kalemi
• Ulaşım, konaklama ve transferi içeren seyahat kalemi
• Teknik kurulum ve prova desteğini içeren prodüksiyon kalemi
• Kayıt ve görsel kullanımını içeren izin kalemi
• Vergi ve kesintilerin izleneceği ayrı satır

Kapsamın Etkinlik Gününde Kimin Sorumluluğunda Olduğu

Yazılı kapsam, program gününde kişi adlarına bağlanır. Karşılama, hazırlık alanı, teknik kontrol ve sahne girişi için ayrı sorumlular belirlenir. Kapsamdaki her kalemin gün içinde bir karşılığı ve bir sorumlusu olur. Bu eşleştirme, akışın kendiliğinden ilerlemesini sağlar. Sorumlu adlarının kapsam satırlarının yanına yazılması, listeyi tek belgede toplar.

Sorumlu listesi tek sayfada tutulur ve program başlamadan paylaşılır. Böylece gün içinde bir soru çıktığında kime sorulacağı aranmaz. Listeye telefon bilgisi eklendiğinde iletişim kesintisiz ilerler. Listenin salon girişinde de bulunması, mekân ekibinin işini kolaylaştırır. Aynı listenin menajerlik tarafına iletilmesi, karşılama düzeninin baştan bilinmesini sağlar.

Kapsam dışında kalan başlıklar da aynı sayfada görünür. Hangi işin hangi tarafça karşılanmadığı yazılı olduğunda gün içinde beklenti oluşmaz. Bu açıklık, program akışının düzenli ilerlemesini sağlar. Aynı sayfa, program sonrasında kapanış kaydının da eki olur. Böylece kapsamın gün içinde nasıl uygulandığı sonradan da izlenebilir.

Sonradan Eklenen Kalemlerin Yazılı Hâle Getirilmesi

Program yaklaşırken kapsama yeni bir başlık eklenmesi olağandır. Ek bir oturum, kısa bir basın görüşmesi ya da imza bölümü gündeme gelebilir. Bu eklemeler sözlü olarak konuşulsa da kısa bir yazılı teyitle kayda geçirilir. Teyidin aynı gün gönderilmesi, ayrıntıların tazeliğini korur. Teyidi kimin göndereceğinin baştan belirlenmesi, yazının unutulmasını önler.

Teyit yazısında eklenen başlık, süresi ve varsa tutar karşılığı belirtilir. Ödeme tarafına giden dosyanın bu yazıyı içermesi, kayıt aşamasında soru çıkmasını önler. Yazının sözleşmeye ek olarak numaralandırılması izlenebilirliği artırır. Numaranın dosya adında da görünmesi, arşivde eşleştirmeyi kolaylaştırır. Eklerin sırayla numaralandırılması, sözleşmenin bütününü izlenebilir tutar.

Eklemenin gün planına etkisi de aynı anda değerlendirilir. Yeni bir bölüm, hazırlık aralığını ya da dönüş saatini değiştirebilir. Kapsam ile takvimin birlikte güncellenmesi, program gününde sıkışma oluşmasını önler. Güncellenen planın ilgili herkese yeniden iletilmesi gerekir. İletimin tek kanaldan yapılması, farklı sürümlerin dolaşmasını önler.

Kapsam Tablosu: Hangi Kalem Nerede Görünür?

Aşağıdaki tablo teklif okunurken satır satır işaretlenir. İkinci sütun kalemin teklifte nasıl göründüğünü, üçüncü sütun kapsamı belirleyen soruyu, dördüncü sütun ise konuyu takip eden tarafı gösterir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Kapsamı Onaylamadan Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında teklifin kapsamı ekip içinde tek bir okumayla anlaşılır hâle gelir.

Sıkça Sorulan Sorular