Kurumsal Etkinlik İçin Konuşmacı Nasıl Seçilir?

Bir kurumsal programda salonun hafızasında kalan tek şey sahnedeki isimdir. Bu yüzden konuşmacı seçimi çoğu zaman ilk konuşulan, fakat en son netleşen başlık olur. Oysa sıra terstir: isim, kararların sonucudur; başlangıcı değil.

Konuşmacı seçimi aslında bir eleme değil, bir daraltma işidir. Öncelikle amaç yazılır; ardından kitle, format ve konu başlığı sırayla eklenir. Böylece doksan ismin arasından üç isme inmek birkaç saat sürer, haftalar değil.

Aşağıdaki yedi adım, bir konuşmacı seçimi kararının hangi sırayla olgunlaştığını gösteriyor. Ayrıca her adım bir sonrakini daraltır; dolayısıyla sıra atlandığında salonda yanlış konu anlatılır. Kurgunun sahada nasıl karşılık bulduğunu referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Konuşmacı Seçimi Neden Formatla Değil Amaçla Başlar?

Çoğu talep şöyle başlar: “Aralıkta bir etkinliğimiz var, bir motivasyon konuşmacısı arıyoruz.” Oysa bu cümlede karar çoktan verilmiştir; üstelik hiçbir gerekçeye dayanmadan. Konuşmacı seçimi formatla başladığında, program salonun ihtiyacına değil alışkanlığa göre kurulur.

Buna karşılık amaçla başlayan bir kurgu, formatı da ismi de kendiliğinden daraltır. Örneğin amaç saha ekibinin yıl hedefini benimsemesiyse, salona gereken şey coşku değil yöntemdir. Dolayısıyla aranan profil de değişir.

Ayrıca amaç yazılı olmadığında karar kalabalıklaşır. Pazarlama başka bir isim önerir, insan kaynakları başka birini; sonuçta seçim beğeniye kalır. Nitekim sahada en çok zaman kaybettiren şey, geç fark edilen bu belirsizliktir.

Kısacası konuşmacı seçimi bir beğeni kararı değil, bir tasarım kararıdır. Aşağıdaki yedi adım bu tasarımı sırayla kuruyor.

Birinci Adım: Etkinliğin Amacını Tek Cümleye İndirin

İlk adım tek cümledir: “Bu program bittiğinde salondaki kişi ne yapacak?” Cevap bir eylem içermelidir. Örneğin “yeni hedef modelini kendi ekibine anlatacak” geçerli bir cevaptır; “motive olacak” ise değildir.

Amaç Cümlesi Nasıl Yazılır?

Öncelikle cümleyi etkinlik sahibi yazar, menajerlik değil. Ardından bu cümle teklif isteğinin en üstüne konur. Böylece gelen her öneri aynı ölçüte göre değerlendirilir.

İşe Yarayan Amaç Cümleleri

“Bayilerin yeni prim sistemini doğru anlaması”, “mühendis ekibin yapay zekâ araçlarını kendi işine uyarlaması”, “yönetim ekibinin sürdürülebilirlik raporunu sahiplenmesi”. Nitekim bu cümlelerin üçü de ölçülebilir bir davranış tarif ediyor.

İkinci Adım: Salondaki Kitleyi Tanımlayın

İkinci adım salonu tanımaktır. Konuşmacı seçimi, kitlenin kıdemine ve günlük işine göre belirgin biçimde değişir. Örneğin saha satış ekibiyle Ar-Ge ekibi aynı anlatımı aynı biçimde karşılamaz.

Üç Soruyla Kitle Profili

• Salondaki kişilerin çoğunluğu hangi işi yapıyor?
• Bu konuyu daha önce kaç kez dinlediler?
• Programdan sonra kime ne anlatmaları bekleniyor?

Üçüncü soru özellikle belirleyicidir. Çünkü salondaki kişi anlattığını başkasına aktaracaksa, konuşma yöntem içermek zorundadır; yalnız ilham yetmez.

Ayrıca salonun daha önce ne dinlediği de belirleyicidir. Aynı konu iki yıl üst üste anlatıldığında ilgi düşer; bu yüzden geçmiş programların başlıkları önceden gözden geçirilir. Nitekim tekrar eden başlık, salonun program başlamadan karar vermesine yol açar.

Karma Salonlar

Kıdem farkı yüksek salonlarda ortak zemin konuyla kurulur, dille değil. Bu nedenle konu yeterince geniş, örnekler ise yeterince somut seçilir. Örneğin saha ekibiyle yönetim aynı salondaysa, anlatım yöntemle başlar ve örnekle biter.

Üçüncü Adım: Formatı Amaca Göre Seçin

Üçüncü adımda format belirlenir. Format, konuşmacı seçimi için bir filtredir: her isim her formatta aynı sonucu vermez.

Dört Format, Dört İş

Keynote tek yönlüdür ve çerçeve kurar. Söyleşi soruyla ilerler, hikâyeyi açar. Panel farklı görüşleri yan yana koyar. Atölye ise katılımcıya bir şey yaptırır.

Ayrıca süre formatı doğrudan etkiler. Örneğin kırk dakikalık bir pencereye atölye sığmaz; buna karşılık keynote için kırk dakika ideal süredir.

Keynote Ne Zaman Doğru Seçimdir?

Salon kalabalıksa ve ortak bir çerçeve kurulacaksa keynote çalışır. Çünkü tek yönlü anlatım, üç yüz kişilik bir salonda herkesin aynı cümleyi duymasını sağlar. Buna karşılık salondan katılım bekleniyorsa söyleşi ya da atölye daha iyi karşılık verir.

Atölye Ne Zaman Doğru Seçimdir?

Salon kırk kişinin altındaysa ve programdan sonra bir araç kullanılacaksa atölye seçilir. Nitekim atölyenin ölçüsü sandalye sayısıdır: kalabalık arttıkça uygulama imkânı düşer.

Panel ile söyleşi arasındaki fark ise yönetimde belirir. Panelde moderatör görüşleri karşılaştırır; söyleşide ise tek bir hikâyeyi soruyla açar. Dolayısıyla panelde konuk sayısı üçü geçmemeli, söyleşide ise soru seti önceden yazılmalıdır.

Dördüncü Adım: Konu Başlığını İsimden Önce Yazın

Dördüncü adım çoğu planda atlanır: konu başlığı isimden önce yazılır. Böylece konuşmacı seçimi, ismin bilinirliğine değil konunun karşılığına dayanır.

Başlık iki parçadan oluşur. İlk parça salonun tanıdığı sorunu söyler; ikinci parça programın vereceği çerçeveyi. Örneğin “Dağınık Önceliklerden Tek Yol Haritasına: Yıl Planını Ekibe Anlatmak” böyle bir başlıktır.

Sonuç olarak başlık yazıldığında aday listesi kendiliğinden kısalır. Nitekim bu aşamadan sonra üç isim genellikle yeterli olur.

Beşinci Adım: Bütçeyi Kalem Kalem Ayırın

Beşinci adımda bütçe kalemlere ayrılır. Konuşmacı seçimi kararı, tek bir rakam yerine kalemleri görünen bir teklifle daha sağlıklı verilir.

Ayrı Gösterilmesi Gereken Kalemler

• Sahne ücreti ve kararlaştırılan süre
• Ulaşım biçimi ve biletin hangi tarafça alınacağı
• Konaklama gece sayısı ve otel standardı
• Kayıt izni: fotoğraf, video ve kaydın kullanım alanı
• Soru-cevap bölümünün süreye dâhil olup olmadığı

Böylece iki teklif yan yana konduğunda fark nereden geliyor görülür. Aksi hâlde daha düşük görünen teklif, kayıt izni dışarıda bırakıldığı için düşük görünüyor olabilir.

Kayıt İzni Neden Ayrı Bir Kalem?

Sahne kaydının kurum içi arşivde durması ile sosyal medyada yayımlanması aynı izin değildir. Ayrıca salondaki katılımcılar da görüntüye girer; bu nedenle katılımcı bilgilendirmesi programın parçasıdır. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Sonuç olarak kayıt izni teklifte ayrı satır olarak yazılır. Böylece çekim ekibi, kullanım alanı ve süre baştan bilinir; program sonrasında yeniden pazarlık gerekmez.

Altıncı Adım: Uygunluk ve Takvimi Birlikte Doğrulayın

Altıncı adımda uygunluk ile takvim birlikte doğrulanır. Çünkü bir ismin uygun olması, o tarihte ulaşımın da uygun olduğu anlamına gelmez.

Aynı Anda Sorulacaklar

Öncelikle sahne saati netleşir; ardından o saate göre geliş penceresi hesaplanır. Ayrıca şehir dışı programlarda konaklama gece sayısı da bu aşamada kilitlenir. Ayrıntılı kurgu için şehir dışı etkinlik rehberine bakabilirsiniz.

Bu doğrulama yapılmadan sözleşmeye geçilirse, sonradan çıkan bir uçuş sorunu programın tamamını yeniden kurdurur.

Yedinci Adım: Sahne Öncesi Brief’i Yazın

Yedinci adım brief’tir. Brief, konuşmacının salonu önceden tanımasını sağlayan tek belgedir; üstelik bir sayfayı geçmez.

Brief’te Bulunması Gerekenler

• Amaç cümlesi ve konu başlığı
• Kitle profili: sayı, kıdem, bölüm dağılımı
• Programın tamamı ve konuşmanın akıştaki yeri
• Salonun düzeni, sahne ölçüsü ve ekran durumu
• Kaçınılması istenen konular ve kurum içi hassasiyetler
• Soru-cevap bölümünün süresi ve yönetimi

Sonuç olarak brief yazıldığında konuşmacı seçimi tamamlanmış olur. Nitekim sahada iyi giden programların ortak özelliği, bu tek sayfanın önceden yazılmış olmasıdır.

Kurumsal Etkinlik Konuşmacı Seçimi Kurum İçinde Kimden Geçer?

Adayların belirlenmesi çoğu zaman etkinliği yürüten birimde başlar, ancak kararın tamamlanması birkaç masadan geçer. Talep sahibi birim amacı ve konu başlığını yazar; iletişim birimi sahnedeki mesajın kurumun dış anlatımıyla uyumunu değerlendirir. Bütçe sahibi yönetici tutarı onaylar, satın alma birimi ise sözleşme türünü ve ödeme koşulunu belirler. Kurumsal etkinlik konuşmacı seçimi bu dört bakışın aynı belgede buluşmasıyla kesinleşir. Bu masaların sırası kurumdan kuruma değişse de, her birinin neye baktığı büyük ölçüde aynı kalır.

Bu akışın yazılı olması, hem süreyi hem de geri dönüş sayısını azaltır. Her masanın neye baktığı bilindiğinde hazırlanan özet o soruları önceden karşılar. Tek sayfalık bir karar notu genellikle yeterlidir: amaç cümlesi, kitle tarifi, önerilen profil, tutar aralığı ve takvim. Notun ekinde alternatiflerin kısa karşılaştırması yer alır. Karar notunun tek sayfayı aşmaması, okuyan kişinin aynı gün içinde görüş vermesini kolaylaştırır.

Onay sırasının kırılgan noktası takvimdir. Aday tarafında tutulan geçici yer ayrımının süresi sınırlıdır ve onay bu süreyi aştığında tarih serbest kalabilir. Bu nedenle karar notunda yer ayrımının hangi tarihe kadar geçerli olduğu açıkça belirtilir. Süre dolmadan önce bir hatırlatma yapılması, onay zincirinin son halkasını hızlandırır. Tarih serbest kalırsa alternatif tarihlerin hangileri olduğu aynı notta yazılı bulunmalıdır.

Menajerlik Tarafında Süreç Nasıl İlerler?

Kurumun gönderdiği ilk sorgu, tarih ve konu başlığı üzerinden bir uygunluk kontrolüne dönüşür. Takvim uygunsa geçici bir yer ayrılır ve bunun geçerlilik süresi kuruma bildirilir. Ardından kapsamı gösteren bir teklif hazırlanır; bu teklifte sahne süresi, hazırlık görüşmesi, seyahat düzeni ve kayıt izni ayrı satırlar halinde görünür. Teklif onaylandığında sözleşme aşamasına geçilir ve tarih kesinleşir. Bu sıranın korunması, iki tarafın da aynı bilgiyle ilerlemesini sağlar.

Süreç boyunca tek bir iletişim noktasının korunması, bilgi kaybını önler. Kurum tarafında da tek bir kişinin sorumlu olması, yanıtların dağılmasını engeller. İki taraf arasındaki yazışmanın aynı başlık altında yürümesi, sonradan geriye dönük okuma yapmayı kolaylaştırır. Bu düzen kurulduğunda son hafta içindeki teyitler kısa sürede tamamlanır. Yazışmanın kısa aralıklarla özetlenmesi, iki taraftaki ekiplerin bilgisini eşit tutar.

Sözleşmeden sonra hazırlık dönemi başlar. Kurum brief metnini iletir, karşı taraf konu başlığını ve akıştaki yerini teyit eder. Prova ya da kısa bir görüşme takvime alınır. Bu satırların her birinin bir tarihle eşleşmesi, takibi somut hale getirir. Aşağıdaki başlıklar menajerlik tarafının süreç boyunca takip ettiği satırlardır:

• Uygunluk sorgusunun yanıt süresi ve yer ayrımının geçerliliği
• Teklifteki kalemlerin sözleşmeye eksiksiz taşınması
• Seyahat, konaklama ve salona varış saatinin planlanması
• Brief metninin sahne öncesinde karşı tarafa ulaşması
• Kayıt ve görsel kullanım izninin yazılı hale getirilmesi

Seçimin Etkinlik Günündeki Karşılığı

Seçim aşamasında verilen kararlar, etkinlik gününde salonun düzenine dönüşür. Kürsüden konuşulacaksa mikrofon ve ışık düzeni ona göre kurulur; salon içinde hareket edilecekse yaka mikrofonu ve daha geniş bir aydınlatma açısı gerekir. Soru bölümü planlandıysa salon mikrofonunun kimde duracağı önceden belirlenir. Bu ayrıntılar seçim kararının doğal uzantısıdır. Salonun büyüklüğü de bu kararların uygulanabilirliğini belirler ve teknik listeye yansır; bu liste salon yetkilisiyle önceden paylaşıldığında kurulum tek seferde tamamlanır.

Gün içindeki zaman planı da aynı kararla bağlantılıdır. Sahneye çıkış saati, öncesindeki bölümün bitişine ve ekran geçişine bağlıdır; bu geçişin kaç dakika süreceği akışta ayrıca yazılır. Salona varış saati, teknik denemenin yapılabileceği kadar erken tutulur. Program akışında beklenmeyen bir kayma olursa hangi bölümün kısalacağı önceden konuşulur. Akışın basılı bir kopyasının sahne kenarında bulunması, gün içinde herkesin aynı metne bakmasını sağlar; metin üzerinde yapılan son değişikliklerin işaretlenmesi de yararlı olur.

Sahne sonrasında yapılacaklar da gün planının parçasıdır. Fotoğraf, kısa görüşme ya da katılımcılarla selamlaşma için ayrılan süre akışta görünür olduğunda salon boşalmadan tamamlanır. Bu bölümün süresi kısa tutulduğunda program genel takvimin içinde kalır. Bu sürenin kim tarafından yönetileceği önceden belirlendiğinde program kendiliğinden toparlanır. Sahne sonrası bölümün nerede yapılacağı da salon planında gösterilir.

Konuşmacı Seçimi Karar Tablosu: Amaca Göre Profil

Aşağıdaki tablo, amaca göre hangi profilin çalıştığını özetliyor. Süreler tek konuşmacılı programlar içindir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Tabloda amacınız birden fazla satıra düşüyorsa program iki bölüme ayrılır. Böylece her bölüm kendi formatında kalır; dolayısıyla hiçbiri diğerini zayıflatmaz.

Konuşmacı Seçimi Kontrol Listesi

Yedi adımı tek listede toplarsanız karar toplantısı kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri teklif aşamasında baştan netleştirin.

Sonuç olarak bu sekiz madde tamamlandığında konuşmacı seçimi tartışmadan çıkar, karara dönüşür. Kadrodaki doksan bir ismi konuşmacılar sayfasından, resmî olarak temsil ettiğimiz yirmi üç ismi ise Exclusive List sayfasından inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular