Şirket İçi TEDx Tarzı Etkinlik Yol Haritası

Şirket içi tedx etkinlik formatı, kurum içindeki bilgiyi sahneye taşıma fikrine dayanır. Konuşmacılar dışarıdan değil, çoğunlukla kurumun kendi ekiplerinden çıkar. Bu tercih formatın hem gücünü hem de zorluğunu aynı anda oluşturur.

Gücü, anlatılan her hikâyenin kuruma ait olmasıdır. Zorluğu ise sahne deneyimi olmayan kişilerin kısa ve yoğun bir anlatım kurmasının vakit almasıdır. Bu nedenle format bir etkinlik değil, bir yapım süreci gibi planlanır.

Aşağıdaki rehber süreci aşamalara ayırıyor. Her aşamanın ne zaman başlayacağını, kimin sorumlu olacağını ve sonunda hangi çıktının elde edileceğini gösteriyor. Sahne günü için de bölüm bölüm bir akış öneriyor.

Şirket İçi TEDx Etkinlik Formatı Neyi Değiştirir?

Klasik kurumsal sunumda amaç bilgi aktarmaktır. Bu formatta ise amaç tek bir fikri, kişisel bir deneyim üzerinden anlatmaktır. Aradaki fark, slayt sayısında değil, anlatımın kuruluşundadır. Sunumda konu merkezdedir; bu formatta ise anlatan kişi ile konu arasındaki bağ merkeze alınır.

Kurum açısından formatın değeri iki yönlüdür. Bir yandan ekiplerin birbirinin işini anlaması kolaylaşır; diğer yandan sahneye çıkan kişiler için görünür bir alan açılır. İkinci etki çoğu zaman ilkinden daha kalıcı olur.

Formatın kurulabilmesi için kurumun anlatılmaya değer bir birikimi olması yeterlidir. Bu birikim genellikle vardır; sorun onu bulup sahneye uygun biçimde düzenlemektir. Bu düzenleme işi, etkinliğin görünmeyen ama en uzun süren bölümüdür.

• Tek fikir üzerine kurulu, kişisel bir anlatım
• Kısa ve sabit süreli sahne blokları
• Sade sahne düzeni ve sınırlı görsel kullanımı
• Kayıt alınarak sonrasında da kullanılabilen içerik
• Kurum içinden çıkan, kurum diline yakın örnekler

Konuşmacılar Nasıl Belirlenir?

Aday havuzu iki yoldan oluşturulur. Birincisi açık çağrıdır; isteyen herkes kısa bir fikir özetiyle başvurur. İkincisi yönetici önerisidir; ekiplerden isim toplanır. Her iki yolda da başvurunun son tarihi baştan duyurulur.

İki yolun birlikte kullanılması havuzu dengeler. Açık çağrı beklenmedik isimleri ortaya çıkarır, yönetici önerisi ise konu çeşitliliğini güvence altına alır. Havuz oluştuktan sonra kısa bir ön görüşme turu yapılması, hem adayın istekli olup olmadığını hem de konunun sahneye uygunluğunu gösterir.

Seçim, kişinin sahne deneyimine göre değil, anlatacak somut bir şeyi olup olmadığına göre yapılır. Sahne becerisi prova sürecinde geliştirilebilir; anlatılacak fikir ise sonradan üretilemez. Bu ayrım, seçim kurulunun kararını da kolaylaştırır.

Fikir Özeti Neyi İçerir?

Başvuru aşamasında istenen özet kısa tutulur. Anlatılacak tek cümlelik fikir, bu fikrin dayandığı somut deneyim ve dinleyicinin sahneden ayrılırken aklında kalması beklenen çıkarım yeterlidir.

Uzun başvuru formları, hazırlanmış bir sunumu olmayan adayları caydırır. Kısa form ise havuzu geniş tutar ve eleme sonraki turlara bırakılır.

Konu Seçimi ve Metin Çalışması

Seçilen adaylarla ilk görüşmede konu daraltılır. Çoğu ilk taslak, tek konuşmaya sığmayacak kadar geniş başlar. Daraltma işlemi, anlatımın en güçlü olduğu noktayı bulmaya yarar. Daraltma yapılırken anlatıcının en çok konuştuğu değil, en çok yaşadığı bölüm aranır.

Metin çalışması bir yazım işi değil, bir ayıklama işidir. Anlatıcının bildiği her şeyin değil, dinleyicinin ihtiyaç duyduğu kadarının sahnede kalması hedeflenir.

Bu aşamada bir metin danışmanı ya da deneyimli bir moderatör desteği alınabilir. Dışarıdan gelen bir göz, anlatıcının kendi konusuna olan yakınlığını dengeler. Desteğin erken aşamada devreye girmesi, sonraki prova turlarını kısaltır.

• Tek cümlelik ana fikrin yazıya dökülmesi
• Anlatımın dayanacağı somut olayın seçilmesi
• Giriş cümlesinin ayrıca çalışılması
• Kapanış çıkarımının baştan belirlenmesi
• Görsel kullanılacaksa yalnızca gerekli olanların bırakılması
• Sürenin metin üzerinde ölçülmesi

Prova Takvimi: Kaç Tur ve Ne Zaman?

Prova süreci genellikle üç turdan oluşur. İlk tur masa başında, metin üzerinde yapılır. İkinci tur ayakta ve mikrofonsuz yürütülür. Üçüncü tur sahnede, ışık ve ses düzeniyle birlikte gerçekleştirilir.

Turların arasına en az bir hafta konur. Anlatıcının metni sindirmesi ve kendi cümlelerine dönüştürmesi için bu aralık gerekir. Arka arkaya yapılan provalar ezber etkisi yaratır. Aralık uzadığında ise metnin unutulması riski doğar; bu nedenle turlar takvime bağlanır.

Son prova sahne gününden bir gün önce yapılır. Bu provada süre ölçülür ve akış baştan sona tek seferde çalışılır. Ölçüm sonucuna göre son kısaltmalar yapılır. Son provada ayrıca sahneye giriş ve çıkış yönleri çalışılır.

Süre Nasıl Korunur?

Bu formatta sahne süresi kısa ve sabittir; on beş ile on sekiz dakika arası yaygın bir aralıktır. Süreyi korumanın en pratik yolu, sahnede konuşmacının göreceği bir geri sayım ekranı kurmaktır.

Provada süreyi aşan bir anlatım sahnede de aşar. Bu nedenle kısaltma kararı sahne gününe bırakılmaz, ikinci prova turunda verilir.

Sahne Günü Akışı Nasıl Kurulur?

Gün, kısa bir açılışla başlar. Açılışı kurum içinden bir yönetici ya da programın sunucusu üstlenir ve formatın ne olduğunu birkaç cümleyle anlatır. Bu bölüm dinleyicinin beklentisini ayarlar. Açılışın kısa tutulması, ilk konuşmacının enerjisini de korur.

Konuşmalar arasında kısa geçişler bırakılır. Geçişi sunucu taşır ve bir sonraki konuşmacıyı kısa bir cümleyle tanıtır. Uzun tanıtımlar konuşmanın kendi girişiyle çakışır.

Üç ya da dört konuşmadan sonra bir ara verilir. Aralar, dinleyicinin dikkatini yenilemenin yanı sıra sahne arkasında mikrofon değişimi için de kullanılır. Gün, kısa bir kapanışla ve teşekkür bölümüyle sona erer. Kapanışta bir sonraki programın tarihi duyurulacaksa bu da aynı bölümde yer alır.

• Açılış: sunucu formatı ve günün çerçevesini anlatır
• Konuşma blokları: sabit süreli, art arda sıralanır
• Geçişler: sunucu tek cümlelik tanıtım yapar
• Ara: üç ya da dört konuşmada bir verilir
• Kapanış: yönetici teşekkür eder, kayıt planını duyurur

Kayıt, Çekim ve Yayın Planı

Bu formatta kayıt, etkinliğin kendisi kadar önemlidir. Sahnede geçen sürenin sonrasında kurum içinde dolaşacak bir içeriğe dönüşmesi beklenir. Bu nedenle çekim planı sahne tasarımıyla birlikte kurulur.

En az iki kamera kullanılması, kurguda geçiş yapma imkânı verir. Ses kaydının kamera mikrofonundan değil, ses masasından alınması ise sonradan yapılacak düzeltmeleri azaltır. Işığın konuşmacının yüzüne düştüğünden emin olmak, kayıt kalitesini belirleyen ilk unsurdur.

Konuşmacılardan kayıt ve yayın izni önceden alınır. İznin kapsamı, içeriğin kurum içinde mi yoksa kurum dışında da mı paylaşılacağına göre yazılır. İzin metninin prova sürecinin başında paylaşılması, sahne gününde imza toplama telaşını ortadan kaldırır.

Sahne Arka Planı ve Görüntü

Sade bir arka plan, kurguda her konuşmanın aynı çerçevede görünmesini sağlar. Değişen bir arka plan ise kayıtların birlikte kullanılmasını zorlaştırır.

Zeminde konuşmacının duracağı alanın işaretlenmesi, kadrajın bozulmasını önler. Bu işaret provada denenir ve gerekirse yeri değiştirilir.

Etkinlik Sonrası Kullanım ve Süreklilik

Kayıtlar tek seferde değil, dönem içine yayılarak paylaşıldığında daha uzun süre gündemde kalır. Her paylaşımın kısa bir tanıtım metniyle birlikte yapılması, izlenme olasılığını artırır. Paylaşım sırası, konuşmaların birbirini tamamlayacağı biçimde kurulabilir.

Konuşmalar ayrıca eğitim programlarının içine yerleştirilebilir. Kurum içinden çıkan bir anlatım, dışarıdan alınan bir içerikten daha kolay karşılık bulur.

İkinci kez düzenlenmesi planlanıyorsa ilk turda çalışan ekibin notları saklanır. Başvuru formu, prova takvimi ve akış belgesi bir sonraki yılın başlangıç noktası olur. Böylece şirket içi tedx etkinlik hazırlığı her yıl sıfırdan kurulmaz, üzerine eklenerek ilerler.

• Kayıtların döneme yayılarak paylaşılması
• Her içerik için kısa bir tanıtım metni hazırlanması
• Konuşmaların eğitim programlarına yerleştirilmesi
• Başvuru formu ve akış belgesinin arşivlenmesi
• Bir sonraki tur için erken çağrı takviminin belirlenmesi

Şirket İçi TEDx Etkinlik Bütçesi ve Onay Sırası

Kurum içinden konuşmacı çıkaran bir program, dışarıdan isim davet edilen bir etkinliğe göre farklı bir bütçe yapısı taşır ve kalemler daha çok sahne, teknik kurulum, çekim ile hazırlık desteğinde toplanır. Bu kalemlerin ayrı satırlar hâlinde yazılması, bütçeyi onaylayacak yöneticinin hangi harcamanın neye karşılık geldiğini tek okumada görmesini sağlar. Programın sahibi genellikle iletişim ya da insan kaynakları tarafıdır, ancak sahneye çıkacak kişilerin bağlı olduğu birimlerin de sürece dâhil olması gerekir. Onay sırasının baştan yazılması, konuşmacı listesi kesinleşmeden bütçenin beklemede kalmasını önler.

Harcamanın hangi dönem bütçesinden karşılanacağı da erken netleşir, çünkü hazırlık süreci genellikle birkaç aya yayılır ve iki ayrı döneme sarkabilir. Çekim ve kurgu gibi kalemler etkinlikten sonra faturalandığı için bunların takvimde ayrıca gösterilmesi kapanışı kolaylaştırır. Satın alma tarafı, tedarikçi seçiminin hangi ölçütlerle yapıldığını gösteren kısa bir gerekçe metnini çoğu zaman yeterli bulur. Bu metnin teklif dosyasının başına eklenmesi, onay turunda sorulacak soruların önemli bir bölümünü baştan karşılar.

• Sahne, ışık ve ses kurulumu ile salon kullanımı
• Çekim, kurgu ve yayın hazırlığı kalemleri
• Konuşmacı hazırlığı için ayrılan destek ve prova saatleri
• Görsel tasarım, sahne arkası ve baskı gereksinimleri
• Katılımcı karşılama, ikram ve kayıt masası düzeni
• Etkinlik sonrası kurgu teslimi ve fatura takvimi

Konuşmacı Çağrısı ve Seçim Komitesinin İşleyişi

Kurum içinden konuşmacı çıkaracak programlarda açık bir çağrı yapılması, listenin yalnızca tanınan birkaç isimle sınırlı kalmamasını sağlar ve farklı birimlerden başvuru gelmesine imkân tanır. Çağrı metninin hangi konuların aranmadığını değil, hangi türden deneyimlerin sahneye uygun olduğunu anlatması başvuruların niteliğini yükseltir. Başvuru formunun kısa tutulması, yoğun çalışan ekiplerin de birkaç cümleyle fikrini iletebilmesini sağlar. Bu aşamada istenen tek şey genellikle konu başlığı, anlatılacak deneyimin özeti ve neden bu salona uygun olduğudur.

Seçimi yapan komitenin birden fazla birimden kişi içermesi, listenin tek bir bakış açısıyla şekillenmesini engeller ve sahnedeki konu çeşitliliğini artırır. Komitenin hangi ölçütlere göre karar verdiğinin yazılı olması, başvurusu kabul edilmeyen kişilere dönüş yapılırken de işe yarar. Değerlendirme turunun kaç gün süreceği önceden duyurulduğunda, başvurusunu ileten ve sonucu bekleyen ekipler için belirsizlik oluşmaz. Komitenin toplanacağı tarihlerin baştan takvime yazılması, seçim aşamasının hazırlık süresini daraltmasını da önler.

Seçim tamamlandığında hazırlık takvimi kişiye göre kurulur, çünkü kimi konuşmacı metni hızlı yazar, kimi ise birkaç tur geri bildirime ihtiyaç duyar. Bu esnekliğin takvime baştan yazılması, sahne gününe yakın haftalarda birikme yaşanmasını önler. Metin turlarının hangi tarihlerde kapanacağı kişiye özel yazıldığında, destek veren ekip de kendi yükünü dengeli dağıtabilir. Sahne deneyimi az olan kişilere ayrılan ek prova saatleri de aynı takvimde görünür durur.

Kurum İçi Ekip ile Dış Desteğin İş Bölümü

Bu tür programlarda işin bir bölümü kurum içindeki gönüllü ekiple, bir bölümü ise sahne ve prodüksiyon tarafında çalışan dış ekiple yürür. İki tarafın nerede buluştuğunun yazılı olması, etkinlik gününde aynı işin iki kez yapılmasını ya da hiç yapılmamasını önler. Kurum içi ekip genellikle içerik, davet ve katılımcı iletişimini üstlenirken, dış ekip sahne kurulumu, ses düzeni ve çekim tarafını taşır. Sahnede son sözü kimin söyleyeceğinin tek bir isme bağlanması, program akışındaki küçük sapmaların hızlı kapanmasını sağlar.

Gönüllü ekiple çalışırken görev tanımlarının sade tutulması, işin kendi işlerinin üzerine binen kişilere ağır gelmemesi açısından önemlidir. Her göreve bir asıl ve bir yedek isim yazılması, program günü ortaya çıkan aksaklıklarda akışı korur. Ekip toplantılarının kısa ve belirli aralıklarla yapılması da katılımı sürdürülebilir kılar.

Dış destekle çalışılan kalemlerde beklentinin yazılı aktarılması, teklif aşamasında da uygulama aşamasında da zaman kazandırır. Sahne ölçüleri, kurulum saati ve teslim edilecek dosya biçimi tek belgede toplandığında, yerinde görüşmeye ayrılan süre kısalır. Çekim tarafında kaç kamera kullanılacağı ve kurgunun hangi tarihte teslim edileceği de aynı belgeye yazılır. Bu ayrıntıların erken netleşmesi, etkinlik sonrasında yayın planının beklemeden ilerlemesini sağlar.

Aşama Aşama Yol Haritası

Aşağıdaki tablo süreci sahne gününe doğru sıralar. Süre sütunu kesin bir takvim değil, planlama sırasında kullanılabilecek bir sıralama önerisidir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Sahne Gününden Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında sahne günü, prova edilmiş bir akışın tekrarı hâline gelir ve sürprizle karşılaşma olasılığı azalır. Liste, prodüksiyon ekibiyle birlikte gözden geçirilir.

Sıkça Sorulan Sorular