Sürdürülebilirlik Konuşmaları ve Raporlama Dönemi

Raporlama dönemi yaklaştığında kurumsal takvime aynı başlık girer: bir sürdürülebilirlik konuşması. Talep çoğu zaman genel bir farkındalık programı olarak gelir. Oysa bu başlık, raporun kendi takvimine bağlandığında salonda somut karşılık üretir.

Rapor bir yayın işi gibi görünür; aslında bir veri toplama ve karar işidir. Öncelikle kapsam belirlenir, ardından veri toplanır, sonra bulgular yönetime taşınır. Dolayısıyla sahnedeki anlatım da bu sıraya oturduğunda işe yarar.

Aşağıdaki beş konu, bir sürdürülebilirlik konuşmasının raporlama takvimiyle nasıl eşleştiğini gösteriyor. Ayrıca her konu bir bölüme sorumluluk bırakır; böylece program salondan çıktıktan sonra da yaşar. Sahadaki karşılığını referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Sürdürülebilirlik Konuşması Neden Raporlama Takvimine Bağlanır?

Bir sürdürülebilirlik konuşması, kurumun hangi aşamada olduğuna göre farklı iş görür. Çünkü aynı içerik, veri toplanmadan önce ve rapor yayımlandıktan sonra aynı karşılığı üretmez.

Veri toplama başlamadan önce yapılan program bölümlere ölçüt kazandırır. Buna karşılık rapor yayımlandıktan sonra yapılan program, bulguları günlük işe çevirir. Kısacası takvimdeki yer, konuşmanın işini belirler.

Takvimdeki İki Pencere

Birinci pencere hazırlık dönemidir. Burada salon “neyi, hangi ölçüyle kaydedeceğiz?” sorusunu taşır. İkinci pencere ise yayın sonrasıdır; burada soru “bu bulgular benim işimde neyi değiştirir?” hâline gelir.

Farkındalık ile Çerçeve Arasındaki Fark

Farkındalık programı ilgiyi açar; çerçeve ise davranışı tarif eder. Nitekim bir sürdürülebilirlik konuşması ölçüt, sorumluluk ve takvim içerdiğinde salondan çıkan kişi ne yapacağını bilir.

Ayrıca çerçeve, raporun dilini de sadeleştirir. Örneğin aynı ölçüt satın alma için bir sözleşme maddesi, üretim için bir kayıt alışkanlığı anlamına gelir. Böylece iki bölüm aynı tabloyu okur.

Birinci Konu: Raporun Kapsamı ve Sınırı

İlk konu kapsamdır. Raporun hangi şirketleri, hangi tesisleri ve hangi dönemi kapsadığı netleşmeden salonda ortak bir zemin kurulamaz.

Kapsam Üç Soruyla Yazılır

• Rapor hangi tüzel kişileri ve tesisleri içeriyor?
• Hangi dönem esas alınıyor ve karşılaştırma yılı hangisi?
• Kapsam dışında kalan alanlar hangi gerekçeyle ayrılıyor?

Bu üç soru yanıtlandığında salondaki her bölüm kendi payını görür. Ayrıca kapsam dışında kalan alanlar açıkça söylendiğinde, sonraki dönem için hedef de kendiliğinden belirir.

Kapsamın Sahnede Anlatımı

Kapsam tek bir görselle anlatılır: hangi birimler içeride, hangileri sonraki dönemde eklenecek. Böylece salon, ayrıntıya girmeden bütünü görür. Dolayısıyla konuşmanın kalan bölümü tanım yerine karara ayrılır.

İkinci Konu: Veri Toplama ve Doğrulama Düzeni

İkinci konu veridir. Sürdürülebilirlik konuşması bu bölümde en çok pratik karşılık üretir; çünkü veri toplama işi çoğu zaman salondaki kişilerin masasına düşer.

Veri Düzeninin Üç Parçası

Öncelikle kaynak belirlenir: veri hangi sistemden, hangi sıklıkla çıkacak. Ardından sorumluluk yazılır: hangi bölüm hangi kalemi kaydedecek. Sonra doğrulama gelir: kayıt hangi aşamada kontrolden geçecek.

Bu üç parça yazılı olmadığında rapor dönemi son haftaya sıkışır. Buna karşılık düzen baştan kurulduğunda toplama işi yıl boyunca dağılır.

Ortak Tanım Sözlüğü

Aynı kalemin iki bölümde farklı tanımlanması en sık karşılaşılan sorundur. Bu nedenle kısa bir tanım sözlüğü hazırlanır ve programın ekinde paylaşılır. Böylece sahnedeki örnekler de aynı dili kullanır.

Üçüncü Konu: Tedarik Zinciri ve Paydaş Diyaloğu

Üçüncü konu tedarik zinciri ve paydaş diyaloğudur. Raporun kapsamı kurumun kendi sınırlarını aştığında, veri de kurum dışından gelir.

Tedarikçiyle Kurulan Ortak Dil

Öncelikle tedarikçiden hangi bilginin isteneceği belirlenir. Ardından bu istek sözleşme yenileme takvimine bağlanır; böylece talep tek seferlik bir anket olmaktan çıkar.

Ayrıca tedarikçi tarafında kapasite farkı bulunur. Bu yüzden istenen bilgi kademeli tanımlanır ve küçük tedarikçiler için sade bir sürüm hazırlanır.

Paydaş Diyaloğu Nasıl Programlanır?

Paydaş görüşmeleri raporun önceliklerini belirler. Örneğin çalışan, müşteri ve yerel paydaş grupları ayrı ayrı dinlendiğinde öncelik listesi kendiliğinden sıralanır. Nitekim bu sıralama, sahnedeki anlatımın da gündemini kurar.

Sonuç olarak bu bölüm, sürdürülebilirlik konuşması içinde en çok soru alan kısımdır. Bu nedenle soru-cevap süresi bu başlığa yakın bir yere yerleştirilir.

Dördüncü Konu: Yönetişim ve Karar Mekanizması

Dördüncü konu yönetişimdir. Rapor bir yayın olmaktan çıkıp karar aracına dönüştüğünde, mekanizmanın kendisi anlatılır.

Kararı Kim, Hangi Sıklıkla Veriyor?

Öncelikle sorumlu komite ya da yönetim birimi tanımlanır. Ardından toplanma sıklığı ve gündem yazılır. Böylece salon, bulguların nereye taşındığını görür.

Hedefin Bütçeyle Bağı

Hedef bir bütçe kalemine bağlanmadığında takvimde kayar. Bu yüzden sahnede hedef ile yatırım planı arasındaki bağ açıkça kurulur. Dolayısıyla salondaki finans ekibi de programın parçası hâline gelir.

Ayrıca yönetişim başlığı, kurumsal risk çalışmasıyla birlikte anlatıldığında daha hızlı karşılık bulur. Nitekim aynı tablo hem risk hem fırsat sütunuyla okunabilir.

Beşinci Konu: İletişim Dili ve Kurum İçi Yayılım

Beşinci konu iletişimdir. Rapor yayımlandıktan sonra kurum içinde ne anlatılacağı, çoğu zaman rapordan daha geç planlanır.

Kurum İçi Yayılım Planı

Öncelikle raporun bir sayfalık özeti hazırlanır. Ardından her bölüm için kendi payına düşen üç madde çıkarılır. Böylece aynı belge dört ayrı toplantıda kullanılabilir hâle gelir.

Ayrıca sahne kaydı bu yayılımın taşıyıcısı olur. Bu nedenle kayıt izni ve kullanım alanı program öncesinde netleştirilir. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Dilin Sadeleşmesi

Teknik terim salonun bir bölümünü dışarıda bırakır. Buna karşılık her terim bir örnekle eşleştirildiğinde anlatım herkese açılır. Örneğin bir ölçüt, aynı cümlede hem tanımı hem sahadaki karşılığıyla verilir.

Sürdürülebilirlik Konuşması Hangi Formatta Kurulur?

Beş konu netleştikten sonra format seçilir. Format, sürdürülebilirlik konuşması için bir filtredir: her isim her formatta aynı sonucu vermez.

Dört Format, Dört Farklı İş

Keynote çerçeve kurar ve kalabalık salonda ortak zemin sağlar. Söyleşi saha hikâyesini açar. Panel farklı paydaş bakışlarını yan yana koyar. Atölye ise katılımcıya kendi verisiyle çalışma yaptırır.

Formatı Kim Belirler?

Formatı salonun sorusu belirler. Örneğin “neyi kaydedeceğiz?” sorusu atölyeyi, “nereye gidiyoruz?” sorusu keynote’u işaret eder. Ayrıca panel kurgusunda moderatör erken belirlenir; sunucu ve moderatör kadrosuna buradan bakabilirsiniz.

Üstelik format, sahne süresini de belirler. Kırk dakikalık bir pencereye atölye sığmaz; buna karşılık keynote için bu süre yeterlidir.

Sürdürülebilirlik Konuşması İçin Brief Nasıl Yazılır?

Beş konu ve format netleştiğinde brief tek sayfaya sığar. Brief, konuşmacının salonu önceden tanımasını sağlayan tek belgedir.

Brief’te Bulunması Gerekenler

• Raporlama takvimindeki pencere ve programın akıştaki yeri
• Raporun kapsamı ve kapsam dışı alanlar
• Kitle profili: sayı, kıdem ve bölüm dağılımı
• Kurumun hâlihazırda kullandığı ölçüt ve terim listesi
• Soru-cevap bölümünün süresi ve moderatörün adı
• Kayıt izni, paylaşım kanalı ve kurum içi kullanım alanı

Altı maddelik bu liste tek sayfada tutulur ve rapor ekibiyle birlikte doldurulur. Ayrıca metin tamamlandıktan sonra konuşmacıyla yirmi dakikalık bir telefon görüşmesi yapılır. Böylece raporun sayısal tarafında kalan sorular sahne gününe taşınmaz.

Sonuç olarak brief, sahne günü yapılacak tartışmayı haftalar öncesine çeker. Nitekim sahada iyi giden sürdürülebilirlik konuşması programlarının ortak özelliği budur.

Sürdürülebilirlik Konuşması Talebinde Onay ve Bütçe Yolu

Bu başlıktaki bir program çoğu kurumda birden fazla birimi ilgilendirir, çünkü içerik hem raporlama tarafını hem iletişim tarafını hem de ilgili iş birimlerini kapsar. Talebin sahibi genellikle raporlamayı yürüten ekiptir, ancak bütçenin hangi birimden çıkacağı ve faturanın hangi masrafa yazılacağı ayrıca konuşulur. Onay sırasının erken belirlenmesi, uygun bulunan tarihin bekleme sırasında elden çıkmasını önler ve hazırlık için yeterli süre bırakır. Kurum içinde kimin son sözü söyleyeceği yazılı olduğunda, tarih kapatma aşaması birkaç güne iner.

Teklifin kalem kalem okunabilir olması da onay süresini doğrudan etkiler ve karşılaştırma yapmayı kolaylaştırır. Sahne süresi, hazırlık görüşmesi, varsa atölye bölümü ve kayıt izni ayrı satırlarda göründüğünde bütçe sahibi neye onay verdiğini net görür. Ödemenin hangi aşamada yapılacağı ve şehir dışı kalemlerin nasıl hesaplanacağı da aynı belgede durur. Bu düzenin bir kez kurulması, yıl içindeki diğer programlarda da aynı yolun izlenmesini sağlar. Raporlama döneminin yoğun olduğu haftalarda bu hazırlık, tarih arayışını birkaç güne indirir.

• Talebi başlatan birim ve bütçenin sahibi
• Sahne süresi ile hazırlık görüşmesinin kapsamı
• Atölye ya da ek oturum bölümü
• Kayıt izni ve kaydın kurum içi kullanımı
• Şehir dışı ulaşım ve konaklama kalemleri
• Ödeme takvimi ile fatura düzeni

Paylaşılan Kurum Verisinde Gizlilik ve Kullanım Sınırı

Hazırlık aşamasında kuruma ait bazı bilgilerin paylaşılması, anlatımın salona yaklaşması açısından yararlı olur ve genellikle kaçınılmazdır. Bu bilgilerin hangi kapsamda kullanılabileceği ve sahnede hangi düzeyde anlatılabileceği önceden yazıya geçirildiğinde, iki taraf için de belirsizlik kalmaz. Henüz duyurulmamış başlıklar ile kamuya açık olan bilgiler ayrı ayrı işaretlenirse, sahnedeki kişi sınırı kendiliğinden görür. Gizlilik maddesinin sözleşmede yer alması, bu çerçeveyi yazılı bir zemine oturtur ve sonradan soru bırakmaz. Paylaşımın kimin üzerinden yapılacağının belirlenmesi de bilginin dağılmadan iletilmesini sağlar.

Kurum içinden alınan bilgilerin ne kadarının sahnede kullanılacağı, salonun bileşimine göre de değişir. Tedarikçilerin ya da iş ortaklarının bulunduğu bir salonda, kurum içi toplantıda rahatça konuşulan bir başlık farklı bir düzeyde ele alınır. Bu ayrımın hazırlık görüşmesinde net biçimde aktarılması, sahnede anlık karar vermeyi gereksiz kılar. Kayıt alınan programlarda sınır daha da belirgin çizilir, çünkü içerik salonun dışına çıkar. Kaydın kimlerle paylaşılacağı baştan bilindiğinde, anlatımın kapsamı da buna göre kurulur.

Belgelerin nasıl iletileceği küçük ama işe yarar bir ayrıntıdır ve çoğu kurumda kendi kuralları vardır. Paylaşım kanalının önceden belirlenmesi, dosyaların farklı yerlerde çoğalmasını önler. Program bittikten sonra bu dosyaların ne olacağı da aynı belgede yazılı olur. Geri gönderim ya da silme konusunda tek bir yol belirlenmesi, sonraki programlarda da aynı düzenin sürmesini sağlar.

Bölge Toplantıları ve Çevrim İçi Tekrarlarda Uygulama

Aynı başlığın farklı bölgelerde tekrarlanması, raporlama dönemi boyunca sık karşılaşılan bir düzendir ve her salon için küçük bir uyarlama gerektirir. Bölgedeki faaliyet yapısı, ekiplerin günlük işleri ve o bölgede öne çıkan başlıklar bu uyarlamanın girdisini oluşturur. Kısa bir notla iletilen bu bilgiler, anlatımın genel bir çerçevede kalmasını önler ve dinleyicinin kendi işini görmesini sağlar. Turun ortasında toplanan geri bildirimin kalan salonlara aktarılması da içeriği kendiliğinden geliştirir. Bu aktarımın sorumlusu belirlendiğinde bilgi turun içinde kaybolmaz.

Çevrim içi yapılan tekrarlarda süre kurgusu salondakinden farklı kurulur ve bölümler daha kısa tutulur. Ekran başındaki dikkatin daha çabuk dağıldığı bilindiği için, aralara soru anları ve kısa duraklamalar yerleştirilir. Katılımcıların kamerasını açmasının beklenmediği durumlarda, katılım yazılı sorular üzerinden izlenir. Oturumun kaydedileceği baştan duyurulduğunda, soru bölümünün tonu da buna göre şekillenir. Bağlantı denemesinin önceden yapılması ise program gününde denenecek konu bırakmaz.

Bölge turları ile çevrim içi tekrarların birlikte kullanıldığı programlarda takvim dengesi ayrıca kurulur. Uzak bölgelerin ekrandan, merkezdeki ekiplerin salondan katıldığı bir düzen, ulaşım yükünü azaltırken içeriğin tamamına erişimi korur. Hangi bölgenin hangi biçimde katılacağının erken belirlenmesi, salon ve bağlantı planlarının birlikte kurulmasını sağlar. Kayıtların bölge ofislerinde tekrar izlenebilmesi de turu kısaltan bir başka yoldur.

Sürdürülebilirlik Konuşması Karar Tablosu: Kitleye Göre Konu

Aşağıdaki tablo, kitleye göre hangi konunun öne çıktığını özetliyor. Süreler tek konuşmacılı programlar içindir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Tabloyu Nasıl Okumalı?

Kurumunuz tabloda birden fazla satıra karşılık geliyorsa raporlama programı iki oturuma bölünür. Böylece yönetişim tarafı sabah, veri tarafı ise öğleden sonra kendi süresini alır. Dolayısıyla iki oturum da tablodaki kendi formatını korur.

Sürdürülebilirlik Konuşması Kontrol Listesi

Beş konuyu tek listede toplarsanız karar toplantısı kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri teklif aşamasında baştan netleştirin.

Sonuç olarak bu sekiz madde tamamlandığında sürdürülebilirlik konuşması bir sunum olmaktan çıkar, raporun parçası hâline gelir. Kadroyu sürdürülebilirlik konuşmacıları sayfasından, tamamını konuşmacılar sayfasından, resmî olarak temsil ettiğimiz isimleri ise Exclusive List sayfasından inceleyebilirsiniz.

Ayrıca sektör buluşmalarından bir örnek için Sustainable Brands Türkiye sahnesine dair habere bakabilirsiniz. Uygunluk sorgusunu iletişim sayfasındaki formdan da iletebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular