8 Mart Programı İçin Konuşmacı ve Akış Önerileri

Mart ayının ilk haftası kurumsal takvimde yoğun bir haftadır. Bu nedenle 8 mart etkinlik planı çoğu kurumda aralık ayında açılır. Erken açılan plan, salon ve isim seçiminde geniş bir pencere bırakır.

Program iki beklentiyi aynı anda taşır: bir yandan kutlama, bir yandan içerik. Öncelikle bu ikisinin oranı belirlenir; ardından format ve konu başlığı buna göre yazılır. Böylece gün kendi çerçevesini bulur.

Aşağıdaki altı karar bu çerçeveyi sırayla kuruyor. Ayrıca her karar bir sonrakini daraltır; dolayısıyla isim listesi kendiliğinden kısalır. Kurgunun sahadaki karşılığını referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Kurumsal Takvimde 8 Mart Etkinlik Programı Nereye Oturur?

Kurumsal takvimde mart, yıl hedeflerinin ekiplere yayıldığı aydır. 8 mart etkinlik programı bu yüzden yalın bir anma gününden çok, kurumun o yıl konuşmak istediği başlıkla birleştiğinde karşılık bulur.

Programın İki Bileşeni

Birinci bileşen kutlamadır: karşılama, ikram ve kısa bir teşekkür. İkinci bileşen ise içeriktir: bir konuşma, bir söyleşi ya da bir atölye. Öncelikle bu ikisinin oranı yazılır.

Örneğin yüzde otuz kutlama, yüzde yetmiş içerik oranı yaygın bir tercihtir. Buna karşılık saha ekiplerinin bir araya geldiği programlarda oran tersine dönebilir.

Takvim Neden Aralıkta Açılır?

Mart başındaki hafta yoğun geçer; ayrıca salonlar ve isimler aynı günlere toplanır. Bu yüzden aralıkta açılan bir plan, ocak ortasında kesinleşir. Nitekim erken kesinleşen takvim prova ve brief için rahat bir alan bırakır.

Birinci Karar: Programın Amacını Tek Cümleye İndirin

İlk karar tek cümledir. 8 mart etkinlik programının amacı yazıya döküldüğünde, sonraki bütün kararlar bu cümleye bakar.

Amaç Cümlesi Nasıl Yazılır?

Cümle bir sonuç içerir. Örneğin “ekiplerin kariyer gelişimi programını tanıması” geçerli bir amaçtır. Ayrıca cümleyi etkinlik sahibi yazar; menajerlik bu cümleyi okuyarak öneri hazırlar.

İşe Yarayan Amaç Cümleleri

“Mentorluk programının duyurulması”, “kurum içi gelişim kaynaklarının tanıtılması”, “farklı bölümlerden ekiplerin bir araya gelmesi”. Nitekim bu üç cümle de ölçülebilir bir çıktı tarif ediyor.

Sonuç olarak amaç cümlesi teklif isteğinin en üstüne konur. Böylece gelen her öneri aynı ölçüte göre değerlendirilir.

İkinci Karar: Kitleyi ve Katılım Biçimini Belirleyin

İkinci karar salonu tanımlar. 8 mart etkinlik programında kitle, katılım biçimiyle birlikte belirlenir.

Katılım Biçimi Seçenekleri

• Tüm çalışanlara açık program: geniş salon, keynote ya da söyleşi
• Bölüm bazlı oturumlar: küçük salon, atölye biçimi
• Hibrit yayın: merkez salon ve uzaktan katılan ekipler
• Şehir bazlı tekrar: aynı içeriğin iki ayrı ilde sunulması

Hibrit kurguda kamera düzeni ve ses planı önceden denenir. Çünkü uzaktan katılan ekipler salondaki soruları duymadığında akış kopar.

Uzaktan Katılan Ekipler

Uzaktan katılım varsa soru kanalı ayrı açılır. Ayrıca moderatör bu kanalı düzenli aralıklarla okur; böylece ekran karşısındaki salon da programa dâhil olur.

Üçüncü Karar: Formatı Amaca Göre Seçin

Üçüncü karar formatı belirler. 8 mart etkinlik için dört format kullanılır ve her biri farklı bir işi görür.

Dört Format, Dört Sonuç

Keynote bir çerçeve kurar ve kalabalık salonlarda çalışır. Söyleşi soruyla ilerler; bu sayede anlatım somut örneklere iner. Panel farklı deneyimleri yan yana koyar. Atölye ise katılımcıya bir şey yaptırır.

Ayrıca süre formatı doğrudan sınırlar. Örneğin kırk dakikalık bir pencereye atölye sığmaz; buna karşılık söyleşi için kırk beş dakika rahat bir süredir.

Söyleşi Neden Sık Tercih Edilir?

Söyleşide moderatör soruları önceden hazırlar ve akışı yönetir. Böylece konuşma tek yönlü kalmaz. Nitekim salondan gelen üç soru, programın tonunu kurumun kendi gündemine yaklaştırır.

Moderatör kadrosunu sunucular sayfasından inceleyebilirsiniz.

Dördüncü Karar: Konu Başlığını Konuşmacıdan Önce Yazın

Dördüncü karar başlıkla ilgilidir. 8 mart etkinlik programında konu başlığı isimden önce yazıldığında, aday listesi kendiliğinden kısalır.

Başlık İki Parçadan Oluşur

İlk parça salonun tanıdığı bir durumu söyler. İkinci parça programın vereceği çerçeveyi anlatır. Örneğin “Kariyer Yolunda Karar Anları: Deneyimden Çıkan Yöntemler” böyle bir başlıktır.

Başlık yazıldıktan sonra üç aday isim çıkarılır. Ayrıca her ismin anlatacağı bölüm tek cümleyle not edilir; dolayısıyla karar toplantısı kısalır.

Başlık Kimlerle Birlikte Yazılır?

İnsan kaynakları ekibi, kurum içi iletişim ve program sahibi aynı masada oturur. Böylece başlık hem kurumun gündemini hem salonun beklentisini taşır. Kadroyu kadın konuşmacılar sayfasından görebilirsiniz.

Beşinci Karar: Saati, Süreyi ve Salonu Kurun

Beşinci karar saati kurar. 8 mart etkinlik programında saat seçimi, katılım oranını doğrudan belirler.

Hangi Saat Aralığı Çalışır?

Öğle saatleri en yüksek katılımı verir. Örneğin 12.30 ile 14.00 arası bir program, öğle arasıyla birleştiğinde ekiplerin çoğuna ulaşır. Buna karşılık akşamüstü kurgusu şehir içi ulaşım nedeniyle daha erken biter.

• Öğle kurgusu: 12.30–14.00, hafif ikram ve tek konuşma
• Öğleden sonra: 14.00–16.00, söyleşi ve soru bölümü
• Akşam kurgusu: 17.30–19.30, yemekli program

Salon ve Sahne Düzeni

Salon, katılımcı sayısının yüzde yirmi üstüne göre seçilir. Ayrıca sahne alçak tutulur ve oturma düzeni yarım daire biçiminde kurulur. Bu sayede söyleşi formatı doğal bir yakınlık kazanır.

Program kayda alınacaksa kayıt izni baştan yazılır. Salondaki katılımcılar da görüntüye girer; bu yüzden davet metninde bilgilendirme yer alır. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Altıncı Karar: Programın Devamını Planlayın

Altıncı karar programı güne sığdırmaz. 8 mart etkinlik programı, sonrasında bir devamı olduğunda kurum içinde uzun süre konuşulur.

Devam Kurgusu Nasıl Olur?

Öncelikle konuşmanın özeti bir sayfada paylaşılır. Ardından konuşmada geçen kaynaklar kurum içi kanala konur. Son olarak dört hafta sonra kısa bir geri bildirim toplanır.

• Tek sayfalık program özeti
• Kaynak listesi ve okuma önerileri
• Dört hafta sonra üç soruluk geri bildirim
• Bir sonraki yılın başlık önerileri

Sonuç olarak devam kurgusu, ertesi yılın başlığını salonun kendi sorusundan çıkarır. Kısacası program bir günün değil, bir yılın parçası hâline gelir.

Geri Bildirimde Sorulacak Üç Soru

Sorular kısa tutulur ve tek ekranda cevaplanır. Öncelikle programın hangi bölümü akılda kaldı? Ardından anlatılan yöntemlerden biri uygulandı mı? Son olarak gelecek yıl hangi başlık konuşulsun? Böylece bir sonraki 8 mart etkinlik planı elde hazır veriyle açılır.

Konuşmacı Profili ile Konu Başlığını Eşleştirmek

Konuşmacı seçimi başlığın ardından gelir. Profil, konu başlığının hangi alandan örnek istediğine göre daralır.

Profil Eşleştirmede Üç Soru

Öncelikle başlık hangi alandan örnek istiyor? Ardından salon bu alanı daha önce dinledi mi? Son olarak konuşmacının anlatımı söyleşi formatına uygun mu? Bu üç soru üç ismi bırakır.

Kısa Listede Ne Bulunur?

• İsim ve tek cümlelik konu önerisi
• Önerilen format ve sahne süresi
• Uygunluk penceresi ve ulaşım biçimi
• Teklif kalemleri: sahne ücreti, ulaşım, kayıt izni

Ayrıca her isim için tek sayfalık bir brief hazırlanır. Nitekim brief paylaşıldığında sahne üstü anlatım salonun gündemine yaklaşır. Kadronun tamamını konuşmacılar sayfasından, resmî olarak temsil edilen isimleri ise Exclusive List sayfasından inceleyebilirsiniz.

8 Mart Etkinlik Programı için Kurum İçi Onay Akışı

Programın içeriği netleştikten sonra sıra, kurum içinde kimin neyi onayladığını yazmaya gelir. Çoğu kurumda akış insan kaynakları tarafından başlatılır, kurumsal iletişim tarafından içerik açısından değerlendirilir ve bütçe sahibi yöneticinin onayıyla tamamlanır. Akışın yazılı olması, aynı bilginin farklı kişilere farklı biçimlerde anlatılmasını önler. Onay istenen belgede amaç cümlesi, tarih aralığı, kitle tanımı ve tahmini süre yer alırsa değerlendirme tek turda sonuçlanabilir. Aynı belge, bir sonraki yıl benzer bir program kurulurken de başlangıç noktası olur.

Onay sırası kurumun ölçeğine göre değişir. Küçük ekiplerde tek bir yönetici hem içeriği hem bütçeyi değerlendirebilirken, geniş yapılarda içerik onayı ile harcama onayı ayrı iki adımda ilerler. İkinci durumda konuşmacı uygunluğunun sorgulanması ile sözleşmenin imzalanması arasında birkaç hafta geçebilir; takvimi bu aralığı hesaba katarak kurmak rahatlık sağlar. Menajerlik tarafı bu süre boyunca tarihi koşullu olarak tutabilir, ancak koşulun ne zaman sona ereceği baştan yazılır.

• Amaç cümlesi ve programın hangi kitleye açık olduğu
• Önerilen tarih ile yedek tarih
• Salon, çevrim içi bağlantı ya da her ikisinin birlikte kullanımı
• Konuşmacı uygunluğunun sorgulandığı tarih aralığı
• Onayı veren kişi ve onayın geçerli olduğu süre

Bütçe Başlıklarının Satın Alma Tarafındaki Karşılığı

Satın alma ve muhasebe tarafı programı içerik olarak değil kalem olarak okur. Bu nedenle teklif metninin kalemlere ayrılmış olması sürecin hızını doğrudan belirler. Konuşmacı ücreti, ulaşım, konaklama ve prodüksiyon kalemleri ayrı satırlarda göründüğünde her satırın sahibi ve ödeme zamanı da netleşir. Aynı ayrım fatura aşamasında tekrar karşımıza çıkar; teklifte görünmeyen bir kalemin faturada belirmesi ek yazışma doğurur.

Ödeme koşulu, teklifin kabul edildiği anda yazıya geçer. Bazı kurumlar avansla çalışır, bazıları etkinlik sonrası belirli bir gün içinde ödeme yapar; her iki düzen de önceden bilindiğinde menajerlik tarafı buna göre planlama yapar. Sözleşmede tarafların unvanı, vergi bilgileri ve fatura kesim zamanı eksiksiz yer alırsa muhasebe tarafında ek bir tur gerekmez. Sekiz haftalık bir hazırlık penceresinde bu adımların ilk üç haftaya yerleştirilmesi yaygın bir planlama pratiğidir.

Kurum içi satın alma yönergesi, belirli bir tutarın üzerinde birden çok teklif isteyebilir. Böyle bir durumda tekliflerin aynı kapsamla hazırlanması karşılaştırmayı anlamlı kılar; süre, hazırlık toplantısı ve kayıt izni gibi başlıklar her teklifte aynı biçimde tanımlanır. Karşılaştırma tablosu yalnızca tutarı değil kapsamın içeriğini de gösterdiğinde karar daha az yazışmayla verilir; tablonun onay dosyasına eklenmesi ise kararın gerekçesini kayda geçirir.

Şehir Dışı ve Çevrim İçi Uygulamada Değişen Başlıklar

Program merkez dışında kurulduğunda takvimin ağırlık merkezi ulaşıma kayar. Uçuş ya da kara yolu süresi, konuşmacının salonda olması gereken saatten geriye doğru hesaplanır ve akış belgesine yazılır. Konaklama gerekiyorsa gecenin hangi tarafa ait olduğu teklifte görünür. Seksen bir ilde yürüyen programlarda bu bilgilerin tek bir belgede toplanması, gün içinde farklı kişilerin aynı kaynağa bakmasını sağlar.

Çevrim içi ya da karma kurguda değişen başlık salon değil bağlantıdır. Konuşmacının bağlanacağı platform, deneme bağlantısının tarihi ve kaydın kimin tarafında tutulacağı önceden yazılır. Kaydın kurum içi arşivde ne kadar süreyle kalacağı da aynı belgeye eklenir; bu içerik sonradan kullanılacaksa izin kapsamıyla birlikte değerlendirilir. Karma programlarda salondaki kitle ile ekrandaki kitlenin soru bölümüne nasıl katılacağı ayrıca kararlaştırılır.

İki uygulama arasındaki fark programın amacını değiştirmez; yalnızca hazırlık listesinin uzunluğunu değiştirir. 8 Mart etkinlik programı hangi biçimde kurulursa kurulsun, kitlenin programdan ne alacağı tek bir cümleyle tarif edilebiliyorsa kurgu tutarlı sayılır. Bu cümle aynı zamanda duyuru metninin, brief belgesinin ve gün sonu notunun ortak dayanağı olur. Salonda, ekranda ve başka bir şehirde bulunan katılımcı aynı cümleyi duyduğunda programın bütünlüğü korunur. Hazırlık listesi uzasa da karar sayısı artmaz; yalnızca her kararın yazıldığı satır çoğalır.

Akış Tablosu: 8 Mart Etkinlik Programı Bölüm Bölüm

Aşağıdaki tablo iki saatlik bir programı bölüm bölüm gösteriyor. Süreler yüz kişilik bir salon ve söyleşi formatı içindir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Tabloda kurum içi sunum söyleşiden önce duruyor. Böylece salon önce kendi gündemini duyar; ardından konuk anlatımı bu gündemin üzerine oturur.

Kontrol Listesi: 8 Mart Etkinlik Programı

Altı kararı tek listede topladığınızda karar toplantısı kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri ocak ayı içinde netleştirin.

Sonuç olarak bu sekiz madde tamamlandığında 8 mart etkinlik programı tartışmadan çıkar, karara dönüşür. Sunucu ve moderatör kadrosunu sunucular sayfasından görebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular