Etkinlik Fotoğraf ve Video Arşivi

Etkinlik görsel arşivi çoğu kurumda etkinlikten sonra oluşmaya başlar. Fotoğrafçıdan gelen klasör bir yere kopyalanır, birkaç kare seçilir ve dosyalar orada kalır. Aylar sonra aranan bir kare bulunmaz.

Görsel malzeme, etkinlikten geriye kalan en uzun ömürlü çıktıdır. Duyurularda, iç bültenlerde, sonraki yılın davetlerinde ve eğitim materyallerinde yeniden kullanılır. Bu kullanım, ancak düzenli bir arşivle mümkün olur.

Aşağıdaki rehber arşivi dört başlıkta kuruyor: çekim listesi, dosya düzeni, izin kaydı ve saklama süresi. Sonunda bir çekim listesi şablonu ve bir kontrol listesi bırakıyor.

Etkinlik Görsel Arşivi Neden Önceden Kurulur?

Arşiv düzeni önceden kurulduğunda, çekim de bu düzene göre yapılır. Hangi anların kaydedileceği ve hangi açıların gerektiği baştan bilinir. Sonradan kurulan düzen ise eldeki malzemeyle sınırlı kalır.

İkinci gerekçe kullanım izniyle ilgilidir. Görsellerin nerede kullanılacağı önceden belli olduğunda, gerekli bildirim ve onaylar aynı hazırlık içinde tamamlanır. Bu düzen, sonradan doğacak soruları da önler. Salon girişinde yapılacak bilgilendirme de aynı hazırlıkta planlanır.

Üçüncü neden teslim düzenidir. Dosyaların hangi biçimde ve hangi tarihte teslim edileceği önceden yazıldığında, arşive aktarım gecikmeden yapılır. Teslim tarihinin etkinlik sonrası iletişim takvimiyle uyumlu olması da gözetilir.

Düzeni Kim Kurar?

Arşiv düzeni genellikle iç iletişim ya da etkinlik ekibi tarafından kurulur. Çekimi yapan ekip bu düzeni teslim aşamasında uygular.

Düzenin kurum genelinde tek olması önemlidir. Her etkinlikte farklı bir klasör yapısı kurulduğunda arama zorlaşır.

• Arşiv düzeninin etkinlik hazırlığıyla birlikte tanımlanması
• Çekim listesinin önceden yazılması
• Teslim biçiminin ve tarihinin belirlenmesi
• İzin ve bildirim adımlarının aynı hazırlıkta tamamlanması
• Düzenin kurum genelinde tek biçimde kullanılması

Çekim Listesi: Neyin Kaydedileceği Yazılır

Çekim listesi, etkinlik günü kaydedilecek anların yazılı hâlidir. Liste olmadan yapılan çekimler, benzer karelerin çoğalmasına ve bazı anların hiç kaydedilmemesine yol açar. Liste, çekimi yapan ekibe de yön verir.

Listede sahne, salon, karşılama ve ara bölümler ayrı ayrı yer alır. Her başlık için hangi anın beklendiği kısaca yazılır. Bu tanım, çekim ekibinin akışı takip etmesini sağlar.

Listenin akış belgesiyle birlikte kullanılması, zamanlamayı da netleştirir. Hangi anın hangi saatte geçeceği bilindiğinde, çekim için hazırlık yapılabilir. Sahnede konuşmacının hareket alanı da bu hazırlıkta konuşulur.

Liste Çekim Ekibine Nasıl Teslim Edilir?

Listenin akış belgesiyle birlikte, etkinlikten önceki gün teslim edilmesi yaygın bir uygulamadır. Böylece çekim ekibi salonu ve akışı önceden tanır.

Salon gezisi yapılabiliyorsa liste bu gezide birlikte gözden geçirilir. Işık, sahne yüksekliği ve çekim noktaları bu görüşmede belirlenir.

• Sahnedeki konuşma ve sunum anları
• Salon genel görünümü ve katılımcı kareleri
• Karşılama, kayıt ve giriş bölümü
• Ara bölümlerdeki görüşme anları
• Kurum kimliğinin göründüğü alanlar
• Program sonundaki toplu kareler

Dosya İsimlendirme ve Klasör Düzeni

Dosya adlandırma, arşivin en çok işe yarayan bölümüdür. Adlandırma düzeni belirlendiğinde, aranan bir kare doğrudan bulunur. Düzensiz adlandırma ise bütün klasörün taranmasını gerektirir.

Adlandırmada etkinliğin adı, tarihi ve çekim başlığı yer alır. Bu üç bilgi, dosyayı tek başına tanımlar. Sıralamanın bütün dosyalarda aynı olması gerekir. Boşluk yerine tek bir ayırıcı işaretin kullanılması da aramayı kolaylaştırır.

Klasör düzeni ise ham dosya, seçki ve düzenlenmiş dosya ayrımı üzerine kurulur. Bu ayrım, hangi dosyanın kullanılabilir olduğunu görünür kılar. Video dosyaları için ayrı bir klasör açılması da arama süresini kısaltır.

Ham Dosyalar Neden Ayrı Tutulur?

Ham dosyalar büyük yer kaplar ve doğrudan kullanılmaz. Ayrı bir klasörde tutulmaları, günlük kullanımı hafifletir.

Buna karşılık ham dosyaların saklanması gerekir. Sonradan farklı bir kırpma ya da düzenleme istendiğinde kaynak dosyaya ihtiyaç duyulur.

• Etkinlik adının dosya adının başında yer alması
• Tarihin tek bir biçimde yazılması
• Çekim başlığının kısa bir sözcükle belirtilmesi
• Ham, seçki ve düzenlenmiş dosyaların ayrı klasörlerde tutulması
• Sıralamanın bütün dosyalarda korunması

İzin Kaydının Arşivle Birlikte Tutulması

Görsel malzemenin kullanımı, alınan iznin kapsamıyla sınırlıdır. Bu kapsamın arşivde görünür olması, sonradan yapılacak kullanım kararlarını kolaylaştırır. İzin bilgisi, dosyalardan ayrı bir yerde durduğunda unutulur.

Yaygın bir yöntem, her etkinlik klasörüne bir izin notu eklemektir. Bu not, görsellerin hangi kanallarda kullanılabileceğini ve varsa sınırları yazar. Notun kısa ve açık olması yeterlidir.

Görüntüde yer almak istemeyen katılımcılar için ayrı bir düzen kurulur. Bu tercihin çekim öncesinde alınması ve arşivde işaretlenmesi gerekir. İşaretleme dosya adında değil, klasördeki notta tutulur.

İzin Notu Neler İçerir?

Not, kullanılabilecek kanalları, kullanım süresini ve varsa kişiye bağlı sınırları içerir. Bu üç başlık çoğu durumda yeterlidir.

Notun etkinlik dosyasıyla birlikte saklanması, ileride yapılacak kullanım taleplerinde ilk başvurulan kaynak olur. Böylece her talepte yeniden araştırma yapılması gerekmez.

• Her etkinlik klasörüne bir izin notu eklenmesi
• Kullanılabilecek kanalların yazılması
• Kullanım süresinin belirtilmesi
• Kişiye bağlı sınırların işaretlenmesi
• Görüntüde yer almak istemeyenler için ayrı bir düzen kurulması

Seçki: Ham Malzemeden Kullanılabilir Sete

Ham malzemenin tamamı kullanılmaz. Seçki, günlük kullanım için ayrılan sınırlı sayıda kareden oluşur. Bu set, aramaların büyük bölümünü karşılar. Seçkiyi yapacak kişinin etkinlikte bulunmuş olması, tercihleri kolaylaştırır.

Seçki yapılırken çeşitlilik gözetilir. Sahne, salon, karşılama ve ara bölümlerden dengeli sayıda kare alınır. Aynı anın birçok benzer karesi seçkiye girmez.

Seçkinin ayrı bir klasörde ve küçük boyutlu sürümlerle birlikte tutulması, paylaşımı kolaylaştırır. Büyük dosyalar yalnızca baskı gibi ihtiyaçlarda kullanılır.

Seçki Ne Zaman Yapılır?

Teslimden sonraki ilk günlerde yapılması önerilir. Etkinlik hâlâ hatırlanırken hangi anın önemli olduğu daha kolay seçilir.

Seçkinin gecikmesi, etkinlik sonrası iletişim akışını da geciktirir. Bu nedenle seçki tarihi teslim planına yazılır.

• Sahne, salon, karşılama ve ara bölümlerden dengeli kare alınması
• Benzer karelerin seçkiye girmemesi
• Seçkinin ayrı bir klasörde tutulması
• Küçük boyutlu sürümlerin birlikte saklanması
• Büyük dosyaların yalnızca baskı için kullanılması

Saklama Süresi ve Erişim Yetkisi

Arşivin bir saklama süresi olması gerekir. Süre belirlenmediğinde dosyalar sınırsız biriker ve arama giderek zorlaşır. Sürenin kurumun kendi belge düzeniyle uyumlu olması beklenir.

Saklama süresi dosya türüne göre değişebilir. Seçki daha uzun süre tutulurken, ham dosyalar için daha kısa bir süre tanımlanabilir. Bu ayrım arşivi hafif tutar.

Erişim yetkisi de aynı aşamada belirlenir. Kimin görüntüleyebileceği, kimin dosya ekleyebileceği ve kimin silebileceği yazılı hâle gelir. Yetkilerin birim bazında tanımlanması, kişi değişikliklerinde düzenin sürmesini sağlar.

Süre Dolduğunda Ne Yapılır?

Süre dolan dosyalar için önceden bir karar yazılır. Bazı kurumlar ham dosyaları kaldırıp seçkiyi saklamayı tercih eder.

Kararın yazılı olması, dosyaların belirsiz biçimde birikmesini önler. Uygulamanın dönemsel olarak yapılması da planlanır.

• Saklama süresinin dosya türüne göre tanımlanması
• Sürenin kurumun belge düzeniyle uyumlu olması
• Görüntüleme ve ekleme yetkilerinin ayrılması
• Silme yetkisinin sınırlı tutulması
• Süre dolduğunda yapılacak işlemin önceden yazılması
• Yedekleme yönteminin belirlenmesi

Arşivin Kullanılması ve Güncel Tutulması

Bir arşivin değeri, ne kadar kullanıldığıyla ölçülür. Etkinlik görsel arşivi ekiplerce bilindiğinde ve düzeni tanındığında kullanım kendiliğinden artar. Kısa bir kullanım notu bu bilgiyi yaygınlaştırır.

Arşivin dönemsel olarak gözden geçirilmesi de gerekir. Güncelliğini yitiren kareler işaretlenir, kullanılmayan dosyalar süre düzenine göre değerlendirilir. Bu gözden geçirmenin takvimde bir tarihi olması, işin sürekli ertelenmesini önler.

Her yeni etkinlikte aynı düzenin uygulanması, arşivin tutarlı kalmasını sağlar. Düzen bir kez kurulduğunda, sonraki etkinliklerde yalnızca yeni bir klasör açılır. Bu süreklilik, yıllık derlemelerin hazırlanmasını da kolaylaştırır.

Kullanım Notu Ne Söyler?

Not, arşivin nerede olduğunu, klasörlerin neye göre ayrıldığını ve dosya adlandırma düzenini anlatır. Tek sayfayı aşmaması yeterlidir.

Bu notun yeni katılan ekip üyeleriyle paylaşılması, düzenin sürmesini sağlar. Düzen kişiye bağlı kaldığında zamanla dağılır.

• Arşivin yerinin ekiplerce bilinmesi
• Kısa bir kullanım notu hazırlanması
• Notun yeni ekip üyeleriyle paylaşılması
• Arşivin dönemsel olarak gözden geçirilmesi
• Her yeni etkinlikte aynı düzenin uygulanması
• Yıllık derleme için kare seçiminin yapılması

Çekim Listesi Şablonu

Aşağıdaki şablon, etkinlik günü kaydedilecek anları başlık başlık sıralar. Akış belgesiyle birlikte çekim ekibine teslim edilir.

Görsel Arşiv Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler etkinlikten önce tamamlandığında, teslim gelen dosyalar doğrudan yerine yerleşir ve sonradan düzenleme gerektirmez.

• Çekim listesi yazıldı ve akış belgesiyle birlikte paylaşıldı
• Dosya adlandırma düzeni belirlendi ve çekim ekibine iletildi
• Klasör yapısı ham, seçki ve düzenlenmiş olarak ayrıldı
• Teslim biçimi ve teslim tarihi kararlaştırıldı
• Kullanım izni kapsamı yazıldı ve klasöre eklenecek not hazırlandı
• Görüntüde yer almak istemeyenler için bir düzen kuruldu
• Saklama süresi ve erişim yetkileri tanımlandı
• Seçki tarihi ve seçkiyi yapacak kişi belirlendi

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler