Etkinlik Fotoğraf ve Video Arşivi

Etkinlik görsel arşivi çoğu kurumda etkinlikten sonra oluşmaya başlar. Fotoğrafçıdan gelen klasör bir yere kopyalanır, birkaç kare seçilir ve dosyalar orada kalır. Aylar sonra aranan bir kare bulunmaz.

Görsel malzeme, etkinlikten geriye kalan en uzun ömürlü çıktıdır. Duyurularda, iç bültenlerde, sonraki yılın davetlerinde ve eğitim materyallerinde yeniden kullanılır. Bu kullanım, ancak düzenli bir arşivle mümkün olur.

Aşağıdaki rehber arşivi dört başlıkta kuruyor: çekim listesi, dosya düzeni, izin kaydı ve saklama süresi. Sonunda bir çekim listesi şablonu ve bir kontrol listesi bırakıyor.

Etkinlik Görsel Arşivi Neden Önceden Kurulur?

Arşiv düzeni önceden kurulduğunda, çekim de bu düzene göre yapılır. Hangi anların kaydedileceği ve hangi açıların gerektiği baştan bilinir. Sonradan kurulan düzen ise eldeki malzemeyle sınırlı kalır.

İkinci gerekçe kullanım izniyle ilgilidir. Görsellerin nerede kullanılacağı önceden belli olduğunda, gerekli bildirim ve onaylar aynı hazırlık içinde tamamlanır. Bu düzen, sonradan doğacak soruları da önler. Salon girişinde yapılacak bilgilendirme de aynı hazırlıkta planlanır.

Üçüncü neden teslim düzenidir. Dosyaların hangi biçimde ve hangi tarihte teslim edileceği önceden yazıldığında, arşive aktarım gecikmeden yapılır. Teslim tarihinin etkinlik sonrası iletişim takvimiyle uyumlu olması da gözetilir.

Düzeni Kim Kurar?

Arşiv düzeni genellikle iç iletişim ya da etkinlik ekibi tarafından kurulur. Çekimi yapan ekip bu düzeni teslim aşamasında uygular.

Düzenin kurum genelinde tek olması önemlidir. Her etkinlikte farklı bir klasör yapısı kurulduğunda arama zorlaşır.

• Arşiv düzeninin etkinlik hazırlığıyla birlikte tanımlanması
• Çekim listesinin önceden yazılması
• Teslim biçiminin ve tarihinin belirlenmesi
• İzin ve bildirim adımlarının aynı hazırlıkta tamamlanması
• Düzenin kurum genelinde tek biçimde kullanılması

Çekim Listesi: Neyin Kaydedileceği Yazılır

Çekim listesi, etkinlik günü kaydedilecek anların yazılı hâlidir. Liste olmadan yapılan çekimler, benzer karelerin çoğalmasına ve bazı anların hiç kaydedilmemesine yol açar. Liste, çekimi yapan ekibe de yön verir.

Listede sahne, salon, karşılama ve ara bölümler ayrı ayrı yer alır. Her başlık için hangi anın beklendiği kısaca yazılır. Bu tanım, çekim ekibinin akışı takip etmesini sağlar.

Listenin akış belgesiyle birlikte kullanılması, zamanlamayı da netleştirir. Hangi anın hangi saatte geçeceği bilindiğinde, çekim için hazırlık yapılabilir. Sahnede konuşmacının hareket alanı da bu hazırlıkta konuşulur.

Liste Çekim Ekibine Nasıl Teslim Edilir?

Listenin akış belgesiyle birlikte, etkinlikten önceki gün teslim edilmesi yaygın bir uygulamadır. Böylece çekim ekibi salonu ve akışı önceden tanır.

Salon gezisi yapılabiliyorsa liste bu gezide birlikte gözden geçirilir. Işık, sahne yüksekliği ve çekim noktaları bu görüşmede belirlenir.

• Sahnedeki konuşma ve sunum anları
• Salon genel görünümü ve katılımcı kareleri
• Karşılama, kayıt ve giriş bölümü
• Ara bölümlerdeki görüşme anları
• Kurum kimliğinin göründüğü alanlar
• Program sonundaki toplu kareler

Dosya İsimlendirme ve Klasör Düzeni

Dosya adlandırma, arşivin en çok işe yarayan bölümüdür. Adlandırma düzeni belirlendiğinde, aranan bir kare doğrudan bulunur. Düzensiz adlandırma ise bütün klasörün taranmasını gerektirir.

Adlandırmada etkinliğin adı, tarihi ve çekim başlığı yer alır. Bu üç bilgi, dosyayı tek başına tanımlar. Sıralamanın bütün dosyalarda aynı olması gerekir. Boşluk yerine tek bir ayırıcı işaretin kullanılması da aramayı kolaylaştırır.

Klasör düzeni ise ham dosya, seçki ve düzenlenmiş dosya ayrımı üzerine kurulur. Bu ayrım, hangi dosyanın kullanılabilir olduğunu görünür kılar. Video dosyaları için ayrı bir klasör açılması da arama süresini kısaltır.

Ham Dosyalar Neden Ayrı Tutulur?

Ham dosyalar büyük yer kaplar ve doğrudan kullanılmaz. Ayrı bir klasörde tutulmaları, günlük kullanımı hafifletir.

Buna karşılık ham dosyaların saklanması gerekir. Sonradan farklı bir kırpma ya da düzenleme istendiğinde kaynak dosyaya ihtiyaç duyulur.

• Etkinlik adının dosya adının başında yer alması
• Tarihin tek bir biçimde yazılması
• Çekim başlığının kısa bir sözcükle belirtilmesi
• Ham, seçki ve düzenlenmiş dosyaların ayrı klasörlerde tutulması
• Sıralamanın bütün dosyalarda korunması

İzin Kaydının Arşivle Birlikte Tutulması

Görsel malzemenin kullanımı, alınan iznin kapsamıyla sınırlıdır. Bu kapsamın arşivde görünür olması, sonradan yapılacak kullanım kararlarını kolaylaştırır. İzin bilgisi, dosyalardan ayrı bir yerde durduğunda unutulur.

Yaygın bir yöntem, her etkinlik klasörüne bir izin notu eklemektir. Bu not, görsellerin hangi kanallarda kullanılabileceğini ve varsa sınırları yazar. Notun kısa ve açık olması yeterlidir.

Görüntüde yer almak istemeyen katılımcılar için ayrı bir düzen kurulur. Bu tercihin çekim öncesinde alınması ve arşivde işaretlenmesi gerekir. İşaretleme dosya adında değil, klasördeki notta tutulur.

İzin Notu Neler İçerir?

Not, kullanılabilecek kanalları, kullanım süresini ve varsa kişiye bağlı sınırları içerir. Bu üç başlık çoğu durumda yeterlidir.

Notun etkinlik dosyasıyla birlikte saklanması, ileride yapılacak kullanım taleplerinde ilk başvurulan kaynak olur. Böylece her talepte yeniden araştırma yapılması gerekmez.

• Her etkinlik klasörüne bir izin notu eklenmesi
• Kullanılabilecek kanalların yazılması
• Kullanım süresinin belirtilmesi
• Kişiye bağlı sınırların işaretlenmesi
• Görüntüde yer almak istemeyenler için ayrı bir düzen kurulması

Seçki: Ham Malzemeden Kullanılabilir Sete

Ham malzemenin tamamı kullanılmaz. Seçki, günlük kullanım için ayrılan sınırlı sayıda kareden oluşur. Bu set, aramaların büyük bölümünü karşılar. Seçkiyi yapacak kişinin etkinlikte bulunmuş olması, tercihleri kolaylaştırır.

Seçki yapılırken çeşitlilik gözetilir. Sahne, salon, karşılama ve ara bölümlerden dengeli sayıda kare alınır. Aynı anın birçok benzer karesi seçkiye girmez.

Seçkinin ayrı bir klasörde ve küçük boyutlu sürümlerle birlikte tutulması, paylaşımı kolaylaştırır. Büyük dosyalar yalnızca baskı gibi ihtiyaçlarda kullanılır.

Seçki Ne Zaman Yapılır?

Teslimden sonraki ilk günlerde yapılması önerilir. Etkinlik hâlâ hatırlanırken hangi anın önemli olduğu daha kolay seçilir.

Seçkinin gecikmesi, etkinlik sonrası iletişim akışını da geciktirir. Bu nedenle seçki tarihi teslim planına yazılır.

• Sahne, salon, karşılama ve ara bölümlerden dengeli kare alınması
• Benzer karelerin seçkiye girmemesi
• Seçkinin ayrı bir klasörde tutulması
• Küçük boyutlu sürümlerin birlikte saklanması
• Büyük dosyaların yalnızca baskı için kullanılması

Saklama Süresi ve Erişim Yetkisi

Arşivin bir saklama süresi olması gerekir. Süre belirlenmediğinde dosyalar sınırsız biriker ve arama giderek zorlaşır. Sürenin kurumun kendi belge düzeniyle uyumlu olması beklenir.

Saklama süresi dosya türüne göre değişebilir. Seçki daha uzun süre tutulurken, ham dosyalar için daha kısa bir süre tanımlanabilir. Bu ayrım arşivi hafif tutar.

Erişim yetkisi de aynı aşamada belirlenir. Kimin görüntüleyebileceği, kimin dosya ekleyebileceği ve kimin silebileceği yazılı hâle gelir. Yetkilerin birim bazında tanımlanması, kişi değişikliklerinde düzenin sürmesini sağlar.

Süre Dolduğunda Ne Yapılır?

Süre dolan dosyalar için önceden bir karar yazılır. Bazı kurumlar ham dosyaları kaldırıp seçkiyi saklamayı tercih eder.

Kararın yazılı olması, dosyaların belirsiz biçimde birikmesini önler. Uygulamanın dönemsel olarak yapılması da planlanır.

• Saklama süresinin dosya türüne göre tanımlanması
• Sürenin kurumun belge düzeniyle uyumlu olması
• Görüntüleme ve ekleme yetkilerinin ayrılması
• Silme yetkisinin sınırlı tutulması
• Süre dolduğunda yapılacak işlemin önceden yazılması
• Yedekleme yönteminin belirlenmesi

Arşivin Kullanılması ve Güncel Tutulması

Bir arşivin değeri, ne kadar kullanıldığıyla ölçülür. Etkinlik görsel arşivi ekiplerce bilindiğinde ve düzeni tanındığında kullanım kendiliğinden artar. Kısa bir kullanım notu bu bilgiyi yaygınlaştırır.

Arşivin dönemsel olarak gözden geçirilmesi de gerekir. Güncelliğini yitiren kareler işaretlenir, kullanılmayan dosyalar süre düzenine göre değerlendirilir. Bu gözden geçirmenin takvimde bir tarihi olması, işin sürekli ertelenmesini önler.

Her yeni etkinlikte aynı düzenin uygulanması, arşivin tutarlı kalmasını sağlar. Düzen bir kez kurulduğunda, sonraki etkinliklerde yalnızca yeni bir klasör açılır. Bu süreklilik, yıllık derlemelerin hazırlanmasını da kolaylaştırır.

Kullanım Notu Ne Söyler?

Not, arşivin nerede olduğunu, klasörlerin neye göre ayrıldığını ve dosya adlandırma düzenini anlatır. Tek sayfayı aşmaması yeterlidir.

Bu notun yeni katılan ekip üyeleriyle paylaşılması, düzenin sürmesini sağlar. Düzen kişiye bağlı kaldığında zamanla dağılır.

• Arşivin yerinin ekiplerce bilinmesi
• Kısa bir kullanım notu hazırlanması
• Notun yeni ekip üyeleriyle paylaşılması
• Arşivin dönemsel olarak gözden geçirilmesi
• Her yeni etkinlikte aynı düzenin uygulanması
• Yıllık derleme için kare seçiminin yapılması

Etkinlik Görsel Arşivi için Çekim Ekibiyle Yapılan Anlaşma

Arşivin niteliği, çekim ekibiyle yapılan anlaşmanın ayrıntı düzeyine bağlıdır. Sözleşmede kaç kişinin salonda bulunacağı, hangi saatler arasında çalışacağı ve hangi bölümlerin kayda alınacağı yazılır. Teslim edilecek dosyaların biçimi, çözünürlüğü ve teslim tarihi aynı belgede yer alır. Ham kayıtların kurum tarafına aktarılıp aktarılmayacağı ise ayrıca kararlaştırılır; bu madde sonraki yıllarda malzemeye kimin ulaşabileceğini belirler. Kurulum için gereken süre de anlaşmada göründüğünde, ekip salona akış başlamadan önce yerleşebilir.

Bütçe tarafında bu kalem tek bir satır olarak değil, bileşenleriyle birlikte durur. Fotoğraf ve video çekimi, kurgu, renk düzenlemesi ve teslim ortamı ayrı satırlarda göründüğünde kapsamın sınırı da netleşir. Kurgu isteniyorsa kaç sürümün teslim edileceği ve düzeltme turlarının sayısı yazılır. Şehir dışı programlarda ekibin ulaşımı ve konaklaması da aynı tabloda kendi satırını alır.

Anlaşmanın bir bölümü de salonun koşullarıyla ilgilidir. Işık düzeyi, sahne arkasındaki çalışma alanı ve kablolu bağlantı ihtiyacı mekânla yapılan sözleşmede görünürse, çekim günü ayrı bir görüşme gerekmez. Fotoğraf çekilecek noktaların önceden belirlenmesi ise katılımcı akışını rahat tutar. Bu noktaların gün akışında saatiyle yer alması, hem ekibin hem karşılama masasının aynı planı izlemesini sağlar.

• Salonda bulunacak kişi sayısı ve çalışma saatleri
• Kayda alınacak bölümler ve kurulum süresi
• Teslim biçimi, çözünürlük ve teslim tarihi
• Ham kayıtların aktarılıp aktarılmayacağı
• Kurgu sürümleri ve düzeltme turları
• Şehir dışı ulaşım ve konaklama

Sahnedeki Kişiye Ait Görüntülerin Kullanım Sınırı

Salonda kaydedilen malzemenin bir bölümü sahnedeki kişiye ait görüntülerden oluşur. Bu görüntülerin hangi kanallarda, hangi süreyle ve hangi biçimde kullanılabileceği sözleşmede tanımlanır. Kurum içi eğitim kütüphanesinde kullanım ile dış paylaşıma açma çoğu zaman ayrı kapsamlardır; iki başlığın ayrı yazılması ileride yeniden görüşmeyi gerektirmez. Kısa bölümlerin kesilip paylaşılması söz konusuysa, bu da aynı maddede yer alır. Salondaki fotoğrafların duyuru görsellerinde kullanılması ise çoğu zaman ayrı bir cümleyle tanımlanır.

İzin kapsamının arşiv klasöründe malzemeyle birlikte durması, kullanacak kişinin sınırı görmesini sağlar. Klasöre sözleşmenin ilgili maddesinin bir sayfalık özeti konulabilir; böylece dosyayı açan kişi ayrıca yazışma yapmaz. Sürenin sona erdiği tarih dosya adında ya da klasör açıklamasında görünüyorsa, takip de kolaylaşır. Bu düzen kurum büyüdükçe daha çok işe yarar, çünkü malzemeye ulaşan kişi sayısı artar. Kapsamın sona erdiği malzemenin ayrı bir klasöre alınması da karışıklığı önler.

Sahne kadrosunda birden çok isim bulunan programlarda kapsamlar farklılaşabilir. Sunucu, konuşmacı ve sahne ekibi için ayrı izin tanımları varsa, arşivde de bu ayrımın görünmesi gerekir. Dosyaların bölüm adıyla ayrılması, hangi malzemenin hangi kapsama bağlı olduğunu doğrudan gösterir. Bu ayrım özellikle uzun programlarda, salonda birden çok sahne bölümü kaydedildiğinde işe yarar. Arşiv açıklamasına hangi bölümün hangi tarihte çekildiğinin yazılması da aramayı kolaylaştırır.

Arşivden Malzeme Talebinin Kurum İçinde Karşılanması

Arşiv kurulduktan sonra asıl soru, malzemenin nasıl talep edileceğidir. Kısa bir istek formu ya da tek bir irtibat kişisi, talebin hangi amaçla yapıldığını ve nerede kullanılacağını kayda geçirir. Bu kayıt hem izin kapsamının kontrolünü kolaylaştırır hem de hangi malzemenin sık kullanıldığını gösterir. Talebin karşılanma süresi için bir çerçeve verilmesi, isteyen tarafın planlamasını rahatlatır. Formun tek sayfada kalması ise talebin yazılmasını zahmetli bir işe dönüştürmez.

Kurum ölçeği bu akışın biçimini belirler. Küçük ekiplerde tek bir klasörün paylaşıma açılması yeterli olurken, geniş yapılarda erişim yetkisinin birimlere göre tanımlanması tercih edilir. İkinci durumda hangi birimin hangi klasöre ulaşacağı bir kez yazılır ve yeni katılan kişilere aynı tanım uygulanır. Yetki listesinin belirli dönemlerde gözden geçirilmesi, düzenin güncel kalmasını sağlar. Görev değişikliklerinin bu listeye işlenmesi de erişimin doğru kişilerde kalmasını sağlar.

Kullanım kaydı zamanla arşivin kendisini de biçimlendirir. Sık istenen bölümlerin ayrı bir seçki klasöründe toplanması arama süresini kısaltır. Az kullanılan malzemenin saklama süresi dolduğunda ne yapılacağı da aynı düzende tanımlanır. Böylece etkinlik görsel arşivi zamanla yalnızca büyüyen değil, düzenli biçimde yenilenen bir kaynak hâline gelir. Yıl sonunda yapılan kısa bir gözden geçirme, bu düzeni sürdürmek için çoğu kurumda yeterli olur.

Çekim Listesi Şablonu

Aşağıdaki şablon, etkinlik günü kaydedilecek anları başlık başlık sıralar. Akış belgesiyle birlikte çekim ekibine teslim edilir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Görsel Arşiv Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler etkinlikten önce tamamlandığında, teslim gelen dosyalar doğrudan yerine yerleşir ve sonradan düzenleme gerektirmez.

Sıkça Sorulan Sorular