Etkinlik Mekânı Seçerken Akustik ve Görüş Açısı

Etkinlik mekanı seçimi çoğu programda iki ölçütle başlar: kapasite ve konum. Bu iki ölçüt gereklidir, ancak salonda geçirilen sürenin niteliğini tek başına belirlemez. Katılımcının deneyimi, mimarinin ayrıntılarında şekillenir. Bu ayrıntılar karar aşamasında görülebilir.

Katılımcı salondan ayrılırken iki şeyi hatırlar: duyduğu ses ve gördüğü sahne. Her ikisi de mimari kararların sonucudur. Sonradan değiştirilmeleri güçtür ve çoğu zaman ek kurulum gerektirir. Bu nedenle seçim aşaması belirleyici olur.

Aşağıdaki rehber seçim ölçütlerini yedi başlıkta topluyor. Her başlıkta mimari özelliğin program üzerindeki karşılığı gösteriliyor. Sonda yer alan tablo, özellik ile önlem arasındaki ilişkiyi kuruyor. Kontrol listesi ise her salon gezisinde tekrarlanabilir.

Tavan Yüksekliği ve Sesin Davranışı

Yüksek tavanlı salonlarda ses daha uzun süre asılı kalır. Bu durum müzik için elverişli, konuşma için zorlayıcı olabilir. Konuşma ağırlıklı programlarda ek düzenleme gerekebilir. Düzenleme perde, halı ve panel gibi çözümlerle yapılır.

Alçak tavanlı salonlarda ses daha kısa sürede söner ve konuşma netleşir. Buna karşılık salon kalabalık göründüğünde havalandırma öne çıkar. Uzun programlarda hava dolaşımı katılımın sürmesini destekler. Bu başlık gezide ayrıca sorulur.

Karma programlarda iki ihtiyaç arasında bir orta nokta aranır. Konuşma oturumları ile müzikli bölümler aynı salonda yer alacaksa, ses kurulumu buna göre planlanır. Karar, programın ağırlık merkezine göre verilir. Seçim gerekçesi karşılaştırma tablosuna işlenir.

Boş Salonda Yapılan Deneme

Boş bir salonda alkış sesi ya da yüksek sesle konuşma, yankı süresi hakkında fikir verir. Deneme birkaç farklı noktadan tekrarlanır.

Salon dolduğunda yankı azalır, çünkü katılımcılar sesi emer. Bu fark hesaba katılarak değerlendirme yapılır.

• Tavan yüksekliği ve salon hacmi
• Duvar yüzeylerinin sert ya da yumuşak oluşu
• Zemin kaplamasının ses üzerindeki etkisi
• Perde ve akustik panel imkânı
• Havalandırma sisteminin ürettiği arka ses
• Salonun müzik ya da konuşma ağırlıklı tasarımı

Kolonlar ve Görüş Açısının Kesilmesi

Salon içindeki kolonlar, oturma planını doğrudan belirler. Kolon arkasında kalan koltuklar sahneyi göremez. Bu koltuklar kapasite hesabından düşülür. Düşülmediğinde gerçek kapasite yanıltıcı görünür. Sayım, salon planı üzerinde birlikte yapılır.

Salon planı üzerinde kolonların işaretlenmesi, kullanılabilir kapasiteyi ortaya çıkarır. Bu kapasite genellikle ilan edilen sayının altındadır. Fark, davet listesinin büyüklüğünü etkiler. Bu nedenle karar öncesinde hesaplanır.

Kolonlar aynı zamanda ekran yerleşimini de sınırlar. Ana ekranın görünmediği bölgeler için yan ekran gerekebilir. Bu ihtiyaç kurulum bütçesine yansır. Ekran ihtiyacı kurulum planına yazılır.

Kör Alanların Kullanımı

Görüşü kısıtlı bölgeler, ikram alanı ya da geçiş koridoru olarak değerlendirilebilir. Bu alanlara koltuk yerleştirilmediğinde katılımcı deneyimi korunur.

Aynı bölgeler ayakta katılım için de kullanılabilir. Kullanım biçimi salon planında gösterilir.

Oturma Düzeni ve Sahneye Uzaklık

Oturma düzeni, katılımcının sahneyle kurduğu ilişkiyi belirler. Sıra düzeni, yuvarlak masa ve amfi düzeni farklı katılım biçimleri üretir. Düzen, programın formatına göre seçilir. Seçim salon planı üzerinde denenir.

Sahneye en uzak koltuğun mesafesi, ekran boyutu ve ses seviyesiyle birlikte değerlendirilir. Uzak koltuklarda sunumun okunabilirliği düşebilir. Bu durumda yan ekran ya da düzen değişikliği gündeme gelir. Karar gezide alınan notlara dayanır.

Ön sıra ile sahne arasında bırakılan boşluk, konuşmacının dinleyiciye yaklaşabilmesini sağlar. Boşluk çok genişse salon dağınık görünür. Ölçü, sahne genişliğiyle birlikte belirlenir. Ölçüler salon planında gösterilir.

Düzenin Programla Uyumu

Atölye içeren programlarda masa düzeni tercih edilir, çünkü grup çalışması gerektirir. Konuşma ağırlıklı programlarda sıra düzeni daha çok katılımcıyı sahneye yakın tutar.

Aynı gün içinde iki düzen kullanılacaksa geçiş süresi akış belgesine yazılır. Geçiş için gereken ekip de planlanır.

• Sıra aralığı ve geçiş genişliği
• En uzak koltuğun sahneye mesafesi
• Ön sıra ile sahne arasındaki boşluk
• Yuvarlak masa düzeninde sırt dönme durumu
• Amfi eğiminin görüş üzerindeki katkısı
• Tekerlekli sandalye için ayrılan alanlar

Etkinlik Mekanı Seçimi Sırasında Giriş Akışı

Salona giriş, programın ilk dakikalarını belirler. Dar bir giriş, kayıt masasında bekleme üretir ve açılış saatini etkiler. Bekleme süresi uzadığında katılımcı salona geç oturur. Bu durum açılış oturumunu da etkiler. Giriş saatinin davet metninde yazılı olması, akışı baştan düzenler.

Kayıt masasının konumu, vestiyer ve ikram alanı birlikte planlanır. Üçü aynı noktada toplandığında sıkışma oluşur. Alanların ayrılması akışı rahatlatır. Yerleşim salon planı üzerinde önceden çizilir.

Giriş kapılarının sayısı ve genişliği de değerlendirilir. Birden çok kapı varsa kayıt masaları bölünebilir. Bölünmüş masalar bekleme süresini kısaltır. Masaların sayısı katılımcı akışına göre belirlenir.

Geç Gelen Katılımcı

Program başladıktan sonra gelen katılımcıların salona arkadan girebilmesi, oturumu bölmeden yerleşmelerini sağlar. Giriş kapısının konumu bu akışı belirler.

Arkadan giriş mümkün değilse geç gelenler için ayrı bir bekleme noktası planlanır. Bu nokta salona yakın tutulur.

• Giriş kapılarının sayısı ve genişliği
• Kayıt masasının konumu
• Vestiyer ve ikram alanının ayrılması
• Salona arkadan giriş imkânı
• Yönlendirme tabelalarının yerleşimi

Doğal Işık ve Perde Düzeni

Pencereli salonlar gün ışığı alır. Bu durum uzun programlarda dinlendirici olabilir. Buna karşılık sunum okunabilirliğini zorlayabilir. İki etki birlikte değerlendirilir.

Perde düzeninin salonu ne ölçüde karartabildiği yerinde denenir. Kısmi karartma, sunum ve not alma arasında denge kurar. Tam karartma ise uzun oturumlarda yorucu olabilir. Tercih programın içeriğine göre yapılır.

Pencerenin yönü, gün içindeki ışık değişimini belirler. Öğleden sonra artan ışık, ekran üzerinde yansıma üretebilir. Bu ihtimal program saatine göre değerlendirilir. Sonuç gezi notunda yer alır.

Karartma Kontrolünün Yeri

Perdelerin nereden kontrol edildiği gezide öğrenilir. Uzaktan kumandalı bir düzen, oturum sırasında sessiz bir geçiş sağlar.

Elle çekilen perdelerde geçiş için ekip planlanır. Geçişin hangi dakikada yapılacağı akış belgesine yazılır.

• Pencere yönü ve gün içindeki ışık değişimi
• Perde ya da panjur ile karartma düzeyi
• Ekran üzerine düşen yansımalar
• Kayıt alınacaksa görüntü dengesi
• Karartma kontrolünün nereden yapıldığı

Yan Alanlar ve Program Dışı İhtiyaçlar

Salonun yanında kullanılabilecek alanlar, programın esnekliğini artırır. Karşılama, ikram, görüşme ve hazırlık için ayrı alanlar aranır. Alanların sayısı programın formatına göre belirlenir. Her alanın işlevi planda yazılır. Alanların listesi mekân sözleşmesinde de yer alır.

Bu alanların salona uzaklığı, ara sürelerini belirler. Uzak alanlar araların uzamasına yol açar. Ara süresi baştan buna göre planlanır. Böylece program saatinde kalır.

Sessiz bir görüşme odası, konuşmacı için de katılımcı için de işe yarar. Oda, sahne sonrası kısa görüşmeler için kullanılabilir. Konumu hazırlık alanına yakın seçilir. Odanın kullanımı akış belgesinde görünür.

İkram Alanının Ses Etkisi

İkram alanının salona açık olması, oturum sırasında arka ses üretebilir. Kapılı bir ayrım bu etkiyi azaltır.

Servis hazırlığının oturum sırasında yapılacağı durumlarda, hazırlık sesi de dikkate alınır. Bu konu mekân ekibiyle önceden konuşulur.

Karar Öncesi Karşılaştırma

Birkaç salon gezildikten sonra karşılaştırma aynı ölçütlerle yapılır. Etkinlik mekanı seçimi ancak bu şekilde somut bir zemine oturur. Farklı ölçütlerle bakılan salonlar yan yana getirilemez. Bu nedenle aynı tablo her salon için doldurulur ve sonunda kısa bir izlenim notu yazılır.

Her salon için aynı tabloyu doldurmak, kararın gerekçesini de belgeler. Bu belge yönetime sunulurken işe yarar. Seçilen salonun hangi başlıklarda öne çıktığı görünür hâle gelir. Tartışma da somut maddeler üzerinden yürür.

Karar verildikten sonra seçilmeyen salonların notları da arşivde kalır. Sonraki programlar için başlangıç noktası oluştururlar. Böylece aynı gezi tekrar yapılmak zorunda kalınmaz. Arşiv düzeni baştan kurulur.

Notların Saklanma Biçimi

Gezi notları salon adıyla birlikte tek bir klasörde toplanır. Klasör, sonraki programların başlangıç kaynağı olur.

Not içinde iletişim kurulan kişinin adı yerine görevi yazılır. Böylece belge zamanla da kullanışlı kalır.

• Aynı tablonun her salon için doldurulması
• İzlenim notunun eklenmesi
• Kararın gerekçesinin yazılması
• Seçilmeyen salon notlarının arşivlenmesi
• Karar toplantısında tablonun okunması

Mimari Özellik ve Program Karşılığı

Aşağıdaki tablo, salonda görülen mimari özelliğin programda neye karşılık geldiğini ve hangi önlemin alınabileceğini gösteriyor. Aynı tablo her gezilen salon için ayrı doldurulur.

Mekân Kararı için Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında salonlar aynı ölçütlerle karşılaştırılabilir hâle gelir ve karar gerekçesi yazılı olarak durur.

• Salon planı üzerinde kolonlar işaretlendi
• Görüşü kısıtlı koltuklar kapasiteden düşüldü
• En uzak koltuktan sahne ve ekran görüşü denendi
• Boş salonda konuşma sesi dinlendi
• Kayıt, vestiyer ve ikram alanlarının yerleşimi ayrıştırıldı
• Perde düzeniyle karartma düzeyi görüldü
• Yan alanların salona uzaklığı not edildi
• Her salon için aynı karşılaştırma tablosu dolduruldu

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler