Etkinlik Sonrası İç İletişim Planı

Etkinlik sonrası iç iletişim, çoğu programda tek bir teşekkür mesajıyla sınırlı kalır. Mesaj gönderilir, kayıt bir süre sonra paylaşılır ve konu kapanır. Salonda kurulan ilgi, birkaç gün içinde gündemin gerisine düşer.

Oysa etkinliğin asıl karşılığı, salonun boşaldığı andan sonra oluşur. Katılımcının duyduklarını işine taşıması, salonda bulunmayanların programdan haberdar olması ve konunun kurum gündeminde kalması bu döneme bağlıdır.

Aşağıdaki rehber etkinlik sonrasını üç döneme ayırıyor: ilk gün, ilk hafta ve ikinci hafta. Her dönem için hangi mesajın hangi kanaldan verileceğini gösteriyor ve sonunda iki haftalık bir takvim bırakıyor.

Etkinlik Sonrası İç İletişim Planı Neden Önceden Hazırlanır?

Etkinlik günü, ekibin en yoğun olduğu gündür. O gün içinde yazılacak bir mesaj, çoğu zaman aceleyle hazırlanır. Metinlerin önceden yazılması bu yükü ortadan kaldırır.

Önceden hazırlanan plan, kanal ve gönderen kararlarını da baştan verir. Hangi mesajın kurumsal kanaldan, hangisinin yöneticiler aracılığıyla ileteceği belirlenmiş olur. Bu ayrımın etkinlik günü yapılması zordur.

Plan aynı zamanda kimin sorumlu olduğunu gösterir. Sorumluluk atanmadığında, ikinci haftaya ait adımlar çoğu zaman uygulanmadan kalır. Planın etkinlik brief metniyle birlikte hazırlanması, hedef ile mesajların aynı çerçeveden çıkmasını sağlar.

Metinler Ne Kadar Önceden Yazılır?

Taslak metinlerin etkinlikten önceki hafta içinde hazırlanması yaygın bir uygulamadır. Boş bırakılan yerlere etkinlik günü yaşananlar ve salondan alınan birkaç izlenim eklenir.

Bu yöntem hem hızı korur hem de mesajın o güne özgü kalmasını sağlar. Tamamen hazır metinler ise kalıp gibi okunur.

• Mesaj metinlerinin taslak hâlinde önceden yazılması
• Her mesaj için kanal ve gönderen belirlenmesi
• Gönderim tarihlerinin takvime işlenmesi
• Sorumluluğun tek bir kişide toplanması
• Görsel ve kayıt malzemesinin teslim tarihinin belirlenmesi

İlk Gün: Teşekkür ve Kısa Hatırlatma

İlk mesaj, etkinlik günü akşamı ya da ertesi sabah gönderilir. Kısa bir teşekkür ve programın neye dair olduğunu hatırlatan birkaç cümle yeterlidir. Uzun bir özet bu aşamada beklenmez.

İlk mesajın içinde anket bağlantısı da yer alır. Katılımcı henüz programı hatırlarken verilen geri bildirim, en kullanışlı olanıdır. Bu nedenle anketin ilk mesajla birlikte açılması tercih edilir.

Mesajda sonraki adımların ne zaman geleceği de belirtilir. Kayıt ve özet için bir zaman aralığı verildiğinde, katılımcı bekleyeceğini bilir.

Kim İmzalar?

İlk mesajın programı talep eden birim adına gönderilmesi yaygındır. Üst yönetim mesajı ise genellikle özet yayınıyla birlikte gelir.

İmza sahibinin programla bağı, mesajın okunma ihtimalini etkiler. Salonda konuşan bir yöneticinin imzası, salonda kurulan ilgiyi sürdürür.

• Kısa bir teşekkür cümlesi
• Programın konusunu hatırlatan birkaç satır
• Anket bağlantısının doğrudan verilmesi
• Sonraki adımların zaman aralığıyla duyurulması
• Metnin kısa ve tek bakışta okunur tutulması

Birinci Hafta: Özet Yayını ve Kayıt Paylaşımı

İlk hafta içinde yayımlanan özet, programın kurum belleğine geçtiği andır. Özet, ana başlıkları ve öne çıkan önerileri toplar. Uzun bir metin yerine okunabilir bir düzen tercih edilir.

Kayıt paylaşımı da bu haftaya yerleştirilir. Kaydın tamamı yerine bölümlenmiş hâlinin paylaşılması, izlenme ihtimalini artırır. Her bölümün başlığı, neyi içerdiğini gösterir.

Fotoğraf seçkisi aynı yayında yer alabilir. Salonun ve katılımcıların göründüğü kareler, programın kurum içindeki karşılığını da güçlendirir. Seçkinin sınırlı tutulması, yayının okunabilirliğini korur.

Özet Kim Tarafından Yazılır?

Özeti çoğu kurumda iç iletişim ekibi yazar. Konu teknikse, programı talep eden birimden bir kişi metni gözden geçirir.

Yazan kişinin oturumda bulunmuş olması, özetin tonunu da doğru kurar. Bulunmadığı durumlarda kayıt ve salon notları kaynak olarak kullanılır.

• Ana başlıkları toplayan kısa yazılı özet
• Bölümlenmiş kayıt ve bölüm başlıkları
• Seçilmiş fotoğraf karelerinden oluşan bir seçki
• Oturumda paylaşılan materyalin erişim yeri
• Soru bölümünde konuşulanların kısa derlemesi
• Sonraki program için verilen ilk bilgi

İkinci Hafta: Takip Adımları

İkinci hafta, programın işe dönüştüğü dönemdir. Bu haftada gönderilen mesajlar, katılımcıdan bir şey yapmasını ister. İstenen adımın küçük ve tanımlı olması, uygulanma ihtimalini artırır.

Takip adımı ekip toplantılarına da taşınabilir. Yöneticilere gönderilen kısa bir not, konuyu kendi toplantılarında gündeme almalarını sağlar. Bu not, birkaç soru ve bir tartışma başlığı içerir.

Bu dönemde gönderilen mesajın sayısı sınırlı tutulur. Sık gönderilen hatırlatmalar, ilgiyi güçlendirmek yerine gündemi kalabalıklaştırır. Buna karşılık uygulama örneklerinin toplandığı bir alan açılması, ekiplerin birbirinin çalışmasını görmesini sağlar.

Yöneticiye Gönderilen Not Neler İçerir?

Not, oturumun ana başlığını ve ekiple konuşulabilecek birkaç soruyu içerir. Tek sayfayı aşmaması, kullanılma ihtimalini artırır.

Notun toplantı gününden birkaç gün önce gönderilmesi, hazırlık için zaman bırakır. Toplantı günü gönderilen bir not çoğu zaman kullanılmaz.

• Katılımcıdan istenen tek ve tanımlı bir adım
• Yöneticilere gönderilen kısa tartışma notu
• Ekip toplantılarına konulan gündem maddesi
• Uygulama örneklerinin toplanacağı bir alan
• Mesaj sayısının sınırlı tutulması

Salonda Bulunmayanlara Ulaşmak

Her programda, katılmak isteyip katılamayan bir kesim bulunur. Bu kesime yönelik iletişim ayrı kurulur. Katılımcıya gönderilen mesaj, salonda bulunmayan için eksik kalır. Bu nedenle iki metin ayrı ayrı yazılır.

Bu gruba gönderilen içerikte bağlam daha geniş tutulur. Programın neden düzenlendiği, kimlerin katıldığı ve neyin konuşulduğu kısaca anlatılır. Ardından kayıt ve özete yönlendirme yapılır.

Saha ve üretim birimleri gibi ekran başında olmayan çalışanlar için kanal farklılaşır. Pano, ekip toplantısı ve basılı özet bu gruplarda daha etkili sonuç verir.

Basılı Özet Ne İçerir?

Basılı özet tek sayfayı aşmaz. Programın konusu, öne çıkan birkaç başlık ve kayda erişim yolu bu sayfada yer alır.

Panoya asılacak bir sayfada okunabilirlik önceliklidir. Uzak mesafeden görülebilecek bir başlık ve kısa maddeler tercih edilir.

• Katılamayanlar için ayrı bir mesaj metni hazırlanması
• Programın bağlamının kısaca anlatılması
• Kayıt ve özete doğrudan yönlendirme yapılması
• Ekran başında olmayan ekipler için ayrı kanal seçilmesi
• Pano, toplantı ve basılı özet seçeneklerinin değerlendirilmesi
• Vardiya düzenine uygun bir zamanlama kurulması

Kanal Seçimi ve Mesaj Sahipliği

Kanal seçimi, mesajın türüne göre yapılır. Teşekkür ve duyuru için hızlı kanallar, özet ve kayıt için kalıcı kanallar kullanılır. Aynı içeriğin her kanalda tekrarlanması gerekmez.

Mesaj sahipliği de aynı ölçüde belirleyicidir. Kurumsal kanaldan gelen bir duyuru ile doğrudan yöneticiden gelen bir not farklı karşılık bulur. İkisinin birlikte kullanılması dengeyi kurar.

Kanal ve sahiplik kararları tabloya yazıldığında, gönderimler birbirini tekrar etmez. Bu tablo, etkinlik dosyasının bir parçası olarak saklanır ve sonraki programda yeniden kullanılır.

Aynı İçerik Kaç Kanalda Yayımlanır?

Kalıcı içeriğin tek bir yerde durması, arama ve erişimi kolaylaştırır. Diğer kanallar bu yere yönlendirme yapar.

Böylece güncelleme gerektiğinde tek bir kaynak düzeltilir. Çok yerde duran kopyalar zamanla birbirinden ayrışır.

• Teşekkür ve duyuru için hızlı kanalların kullanılması
• Özet ve kayıt için kalıcı bir yerin seçilmesi
• Yönetici notlarının doğrudan iletiyle gönderilmesi
• Kalıcı içeriğin tek bir kaynakta tutulması
• Diğer kanalların bu kaynağa yönlendirmesi
• Kanal ve gönderen kararlarının tabloya yazılması

Planın İzlenmesi ve Sonraki Döneme Aktarımı

İç iletişim planının karşılığı da izlenir. Özetin okunma durumu, kaydın açılma sayısı ve takip adımına verilen yanıtlar bu izlemenin temel göstergeleridir.

İzleme sonuçları, sonraki etkinliğin planında doğrudan kullanılır. Hangi kanalın karşılık verdiği ve hangi mesajın geçtiği görüldüğünde, plan kendiliğinden sadeleşir. Karşılık bulmayan gönderimler ise listeden çıkarılır.

Planın son hâli etkinlik dosyasına eklenir. Bir sonraki programda aynı düzen yeniden kurulmaz, üzerine eklenir.

Hangi Göstergeler İzlenir?

Özet yayınının görüntülenme durumu, kaydın açılma sayısı ve takip adımına gelen yanıt sayısı sık izlenen göstergelerdir. Bu üç başlık, planın hangi aşamada zayıfladığını gösterir.

Göstergelerin her etkinlikte aynı biçimde toplanması, dönemler arası karşılaştırmayı mümkün kılar.

• İzlenecek göstergelerin plan yazılırken belirlenmesi
• Gönderim tarihleriyle sonuçların yan yana tutulması
• Karşılık bulan kanalların işaretlenmesi
• Planın son hâlinin etkinlik dosyasına eklenmesi
• Sonraki programda bu plandan devam edilmesi
• Sonuçların kısa bir notla ekiple paylaşılması

Etkinlik Sonrası İç İletişim İçeriğinin Onay Sırası

Kapanıştan sonra gönderilecek metinlerin çoğu tek bir kalemden çıkar, ancak onay birden çok masadan geçer. Özet yazısı kurumsal iletişim tarafından dil açısından, insan kaynakları tarafından kapsam açısından okunur; kayıt paylaşılacaksa izin tarafına da bir tur gider. Bu sıranın etkinlikten önce yazılmış olması, kapanış haftasında geçen süreyi kısaltır. Metinlerin taslağı program tamamlanmadan hazırlanabilir ve yalnız salonda ortaya çıkan başlıklar sonradan eklenir. Taslakların ortak bir klasörde tutulması, onay sırasında kimin hangi sürüme baktığını da görünür kılar.

Onay sırasını kurarken her adımın ne kadar süreceği de yazılır. İlk mesajın hangi gün çıkacağı belliyse, onayın ondan önce tamamlanması gereken saat de bellidir. Geniş yapılarda bölge ya da birim yöneticilerinin kendi ekiplerine ayrıca not göndermesi beklenir; bu durumda merkezden giden metin, uyarlanabilir bir taslak olarak iletilir. Küçük ekiplerde tek bir metin yeterli olur ve onay tek turda tamamlanır.

Onay sırası bir kez yazıldığında sonraki programlarda yeniden kurulmaz. Yalnız mesaj sahipleri ve gönderim günleri güncellenir; akışın kendisi olduğu gibi kalır. Bu süreklilik, kapanış haftasında ekibin zamanını içerik tarafına ayırmasını sağlar. Aynı düzen, farklı birimlerin yürüttüğü programlarda da kullanılabilir.

• Özet metnini yazan ve taslağı saklayan kişi
• Dil ile ton açısından metni okuyan birim
• Kayıt ve görsellerin paylaşımına bakan birim
• Birim yöneticilerine gidecek uyarlanabilir taslak
• Gönderim saatini ve kanalı belirleyen sorumlu

Kayıt ve Görsellerin Kullanımında İzin Çerçevesi

Kapanış sonrası paylaşılan içeriğin bir bölümü sahnede çekilen görüntülerden oluşur. Konuşmacının kaydının kurum içinde ne kadar süreyle ve hangi kanalda kullanılacağı sözleşme aşamasında yazılır; bu bilgi iletişim planına aynen taşınır. Salondaki katılımcıların göründüğü fotoğraflar için de girişte yapılan bilgilendirme esas alınır. İznin kapsamı belli olduğunda hangi görselin hangi mecrada kullanılabileceği açık biçimde görünür. Kurum içi ortak alanda yayımlanan içerik ile dışa açık kanalda paylaşılan içerik için kapsam çoğunlukla ayrı tanımlanır.

Kaydın tamamı yerine kısa bölümler paylaşılacaksa bu kullanım biçimi de önceden kararlaştırılır. Kesitlerin süresi, alt yazı eklenip eklenmeyeceği ve kimin onayından geçeceği tek bir satırda tanımlanabilir. Menajerlik tarafı bu başlıkları uygunluk aşamasında konuşur ve sözleşmeye işler. Kısa kesitlerin hangi başlık altında yayımlanacağı da planın takvimine yazılır. Böylece kapanıştan sonra içerik hazırlamak için yeniden yazışmaya gerek kalmaz.

Arşivde tutulacak sürüm ile paylaşılacak sürüm ayrı klasörlerde saklanır. Bu ayrım, ileride yapılacak bir derleme çalışmasında hangi dosyanın kullanılabilir olduğunu gösterir. Kayıt bağlantısının kurum içinde nerede duracağı da aynı aşamada kararlaştırılır. Erişim yetkisi tanımlandığında içerik, ilgisi olan ekiplere kendiliğinden ulaşır. Bu tanım, arşivin ileride genişlemesi durumunda da geçerli kalır.

İç İletişim Arşivinin Yeni Çalışanlara Açılması

Program bittikten sonra üretilen metinler, kayıtlar ve özetler yalnız o haftanın kitlesine hitap etmez. Kuruma sonradan katılan kişiler için bu arşiv, kurumun hangi başlıkları gündemine aldığını gösteren bir kaynak olur. Dosyaları dönem ve tema adıyla klasörlemek, oryantasyon programında kullanılacak içeriği aramayı kolaylaştırır. Her klasöre kısa bir künye notu eklenirse, kaydın hangi programa ait olduğu yıllar sonra da anlaşılır. Künye notunda programın tarihi, başlığı ve süresi yer alırsa dosya kendi başına anlaşılır olur.

Arşivin açılacağı kitle de tanımlanır. Kimi içerik kurumun tamamına açık tutulurken, kimi oturum yalnız ilgili birimle paylaşılır; bu ayrım izin kapsamıyla birlikte belirlenir. Oryantasyon akışına bir kayıt eklenecekse süresi ve hangi adımda izleneceği yazılır. Böylece etkinlik sonrası iç iletişim, tek seferlik bir duyuru dizisi olmaktan çıkıp süreklilik taşıyan bir kaynağa dönüşür.

Şehir dışındaki ekipler ve farklı saatlerde çalışan gruplar için arşivin erişim yolu ayrıca not edilir. Bağlantının nerede durduğu bilindiğinde içeriğe herkes kendi zamanında ulaşır. Erişim yolunun kurum içi portalda sabit bir yerde durması, arama süresini kısaltır. Yeni katılan kişilere iletilen karşılama metnine bu bağlantıyı eklemek de yeterli olur. Böylece arşiv, bekleyen bir klasör yerine işleyen bir kaynağa dönüşür.

İlk İki Haftanın İletişim Takvimi

Aşağıdaki takvim, etkinlik sonrasındaki iletişimi sıraya koyar. Kurumun kanal yapısına göre uyarlanmak üzere hazırlanmıştır.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

İç İletişim Planı Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler etkinlikten önce tamamlandığında, etkinlik sonrasındaki iletişim gündemin yoğunluğuna bırakılmaz ve her adım tarihiyle birlikte belli olur.

Sıkça Sorulan Sorular