Kadın Konuşmacılar ve Kurumsal Temsil

Kurumsal takvimde temsil başlığı her yıl aynı haftada yoğunlaşır. Oysa kadın konuşmacı seçimi yılın tamamına yayıldığında hem konu hem takvim rahatlar. Bu nedenle karar, tarihten önce amaçla başlar.

Seçimin merkezinde konu durur. Öncelikle programın neyi anlatacağı yazılır; ardından bu konuyu kendi alanında çalışan isimler listelenir. Böylece sahnedeki anlatı, kurumun gündemine doğrudan bağlanır.

Aşağıdaki altı başlık bu kurguyu sırayla kuruyor. Ayrıca her başlık bir sonrakini daraltır; dolayısıyla süreç sonunda elde üç isim kalır. Sahadaki karşılığını referans kayıtlarında görebilirsiniz.

Kadın Konuşmacı Seçimi Neden Konuyla Birlikte Yapılır?

Bir programın hafızada kalan kısmı anlatılan konudur. Bu yüzden kadın konuşmacı seçimi, temsil başlığıyla birlikte konu başlığını da masaya koyar. İkisi aynı cümlede yazıldığında program kendi gündemini kurar.

Konu Önce, İsim Sonra

Öncelikle salonun tanıdığı bir soru yazılır. Ardından bu soruyu kendi işinde yanıtlayan isimler listelenir. Örneğin veri okuryazarlığı sorusu teknoloji tarafına, dayanıklılık sorusu ise spor tarafına yönelir.

Temsil Programın Tamamında Görünür

Temsil yalnız sahnedeki isimle kurulmaz. Ayrıca moderatör, panel konukları, ödül sunumu ve açılış konuşması birlikte okunur. Dolayısıyla program akışı baştan sona tek belgede değerlendirilir.

Örneğin açılışı yapan yönetici, oturumu yürüten moderatör ve sahnedeki konuşmacı aynı akışın üç ayrı noktasıdır. Bu üç nokta birlikte planlandığında program tutarlı okunur. Nitekim salondaki kişi akışın tamamını tek bir mesaj olarak hatırlar.

Sonuç olarak kadın konuşmacı seçimi bir liste işi değil, bir program kurgusudur. Kısacası konu, format ve akış aynı anda kararlaştırılır.

Birinci Başlık: Programın Amacını Tek Cümleye İndirmek

İlk başlık tek cümledir: “Bu program bittiğinde salondaki kişi ne yapacak?” Cevap bir eylem içermelidir.

Amaç Cümlesi Nasıl Yazılır?

Cümleyi etkinlik sahibi yazar. Ardından bu cümle teklif isteğinin en üstüne konur; böylece gelen her öneri aynı ölçüte göre okunur.

İşe Yarayan Amaç Cümleleri

“Yönetici adayları terfi sürecinin adımlarını birlikte okuyacak.” “Mühendis ekip, saha verisini kendi raporuna taşıyacak.” Nitekim bu iki cümle de takip edilebilir bir davranış tarif ediyor.

Ayrıca amaç cümlesi süreyi belirler. Örneğin bir çerçeve isteniyorsa kırk dakika yeter; buna karşılık bir araç kullandırılacaksa süre uzar.

İkinci Başlık: Konuyu Konuşmacının Alanıyla Eşleştirmek

İkinci başlık eşleşmedir. Kadın konuşmacı seçimi, konuşmacının kendi alanıyla programın gündemi örtüştüğünde en güçlü karşılığı verir.

Alan Eşleşmesini Sınayan Üç Soru

• Konuşmacı bu konuda kendi işinde ne üretti?
• Anlatacağı örnek salonun tanıdığı bir duruma benziyor mu?
• Programdan sonra salon hangi aracı kullanacak?

Üç sorunun cevabı netse eşleşme kurulmuştur. Örneğin bir serbest dalış rekortmeni nefes ve odak yönetimini, bir senarist ise ekip içi anlatıyı doğrudan kendi işinden anlatır.

Bu sayede program bir kutlama bölümü olmaktan çıkar ve kurumun gündemine bağlanır. Nitekim salonun sorduğu sorular da bu eşleşmeye göre derinleşir.

Eşleşme Brief’e Nasıl Yazılır?

Eşleşme tek cümleyle kayda geçer: hangi konu, hangi alan, hangi örnek. Böylece kadın konuşmacı seçimi sırasında verilen karar, sahne gününe kadar aynı biçimde taşınır. Ayrıca konuşmacı da hangi köprüyü kuracağını önceden bilir.

Üçüncü Başlık: Takvimi Yılın Tamamına Yaymak

Üçüncü başlık takvimdir. Kadın konuşmacı seçimi yılın tek bir haftasına sıkıştığında uygunluk penceresi daralır.

Takvimi Yıla Yaymanın Üç Yolu

• Yıl açılışı programında konuyu ana başlıkla birleştirmek
• Akademi ve gelişim serilerine çeyrek başına bir oturum koymak
• Bayi ve saha buluşmalarında konuyu iş gündemiyle birlikte açmak

Böylece program tek güne bağlı kalmaz. Ayrıca mart haftasında yapılacak etkinlik de daha erken kilitlenebilir; dolayısıyla isim ve salon aynı anda güvenceye alınır.

Erken Planlamanın Karşılığı

Sekiz ilâ on iki hafta rahat bir penceredir. Bu süre sözleşme, brief ve prova için yeterli alan bırakır. Üstelik ulaşım ve konaklama kalemleri de bu pencerede netleşir.

Dördüncü Başlık: Formatı Salona Göre Seçmek

Dördüncü başlık formattır. Format, kadın konuşmacı seçimi için bir filtredir: her konu her formatta aynı sonucu vermez.

Dört Format, Dört İş

Keynote tek yönde ilerler; böylece salona ortak bir çerçeve bırakır. Buna karşılık söyleşi moderatörün sorularıyla açılır ve konuşmacının kendi yolculuğunu görünür kılar. Panel, aynı başlığı farklı uzmanlık alanlarından gelen konuklarla yan yana getirir. Atölyede ise katılımcı kendi örneği üzerinde çalışır; dolayısıyla çıktı salondan birlikte çıkar.

Salon Sayısı Formatı Belirler

Üç yüz kişilik bir salonda keynote çalışır; çünkü herkes aynı cümleyi duyar. Buna karşılık kırk kişinin altındaki salonlarda atölye mümkün olur. Ayrıca söyleşi her iki ölçekte de kurulabilir.

Sonuç olarak süre de formatla birlikte belirlenir. Örneğin kırk dakikalık bir pencereye atölye sığmaz; buna karşılık keynote için kırk dakika yeterli bir ölçüdür.

Beşinci Başlık: Panelde Temsil ve Moderasyon

Beşinci başlık paneldir. Panel, farklı alanlardan gelen görüşleri aynı sahnede yan yana koyar.

Panelde Belirlenecekler

• Moderatörün alanı ve soru setinin kim tarafından yazılacağı
• Konuk sayısı ve her konuğa ayrılan söz süresi
• Açılış sorusu ile kapanış sorusunun metni
• Salondan soru alınıp alınmayacağı ve mikrofon güzergâhı

Moderatör panelin temposunu taşır. Öncelikle soru seti yazılır; ardından prova gününde konuklarla kısaca paylaşılır. Böylece sahnede tekrar eden cevaplar azalır.

Ayrıca panel süresi elli ilâ altmış dakikada tutulur. Nitekim daha uzun panellerde salonun dikkati son çeyrekte dağılır; bu yüzden kapanış sorusu erken konumlandırılır.

Panelde Söz Dengesi

Söz süresi baştan yazıldığında denge kendiliğinden kurulur. Öncelikle her konuğa eşit dakika ayrılır; ardından moderatör bu dakikaları sahnede takip eder. Böylece panel tek sesli bir oturuma dönmeden ilerler.

Altıncı Başlık: Programın Devamını Planlamak

Altıncı başlık devamdır. Tek oturum, bir seriye bağlandığında kalıcı hâle gelir.

Devam Programı Nasıl Kurulur?

Öncelikle sahne çıkışında üç soruluk kısa bir anket toplanır. Ardından dört hafta sonra katılımcılara tek bir uygulama sorusu sorulur. Bu sayede ikinci oturumun konusu veriyle seçilir.

Ayrıca ikinci oturum küçük gruplarla kurulabilir. Böylece ilk programda verilen çerçeve, ekiplerin kendi verisiyle çalıştırılır; dolayısıyla konu kurum içinde yayılır.

Sonuç olarak kadın konuşmacı seçimi bir yıllık akışın parçası hâline gelir. Kısacası tek günlük program, bir sonraki yılın gündemini de hazırlar.

Kadın Konuşmacı Seçimi Sürecinde Teklif Karşılaştırması

Aday profilleri netleştikten sonra sıra tekliflerin aynı ölçüyle okunmasına gelir. Kadın konuşmacı seçimi için istenen tekliflerde sahne süresi, hazırlık görüşmesi, prova katılımı ve kayıt kullanımı aynı biçimde tanımlandığında karşılaştırma anlamlı olur. Kapsam farklı yazıldığında tutarlar yan yana gelse de aynı şeyi anlatmaz; bu nedenle teklif isteği tek bir şablonla gönderilir. Şablonda programın amacı, kitle tanımı, tarih ve süre bilgisi yer alır. Menajerlik tarafı bu şablona göre hazırladığı teklifte kalemleri ayrı satırlarda gösterir.

Karşılaştırma tablosu yalnız tutarı değil kapsamı da gösterdiğinde karar kolaylaşır. Tabloya ulaşım ve konaklama kalemleri, kayıt kullanımının süresi ve hazırlık görüşmesinin sayısı eklenir. Bu bilgiler bir arada okunduğunda hangi teklifin programın ihtiyacına karşılık verdiği görünür. Tablonun onay dosyasına eklenmesi, kararın gerekçesini de kayda geçirir.

Tekliflerin geçerlilik süresi karar takvimini doğrudan etkiler. Sürenin teklifte yazılı olması, iç onayların hangi tarihe kadar tamamlanması gerektiğini gösterir. Bu bilgi baştan bilindiğinde tarih tutma süresi de buna göre planlanır.

• Sahne süresi ve oturum biçiminin tanımı
• Hazırlık görüşmesi ile prova katılımının kapsamı
• Ulaşım ve konaklama kalemlerinin sahibi
• Kayıt kullanımının süresi ile paylaşılacağı kanal
• Teklifin geçerlilik süresi ve ödeme koşulu

Etkinlik Gününde Konuk Karşılama ve Sahne Öncesi Düzen

Program günü konuğun salona ulaşmasından sahneye çıkışına kadar geçen süre kendi planını ister. Karşılamanın kim tarafından yapılacağı, hangi kapıdan girileceği ve hazırlık odasının nerede olduğu akış belgesinde yazılır. Sahneye çıkıştan önce geçen dakikalarda mikrofon takılması, su ve süre işaretinin gösterilmesi gibi ayrıntılar aynı satırda toplanır. Bu bilgilerin önceden paylaşılması, konuğun salona alışması için zaman bırakır. Karşılama sorumlusunun tek kişi olması, gün içinde yönlendirmenin tek kaynaktan yürümesini sağlar.

Sahne öncesinde kısa bir teyit görüşmesi yapılması yaygın bir düzendir. Oturumun süresi, soru bölümünün nasıl yürüyeceği ve moderatörün açılış cümlesi bu görüşmede tekrar edilir. Sunum kullanılacaksa dosyanın açık ve hazır olduğu birlikte görülür. Görüşmenin birkaç dakikada tamamlanması, programın ritmini korur. Görüşmenin sahne arkasında sakin bir alanda yapılması, konuşma öncesindeki hazırlığı bölmeden sürdürmeyi sağlar.

Kapanıştan sonra ayrılış düzeni de planda yer alır. Fotoğraf çekimi, kısa görüşmeler ve ulaşım saati birbirini izleyecek biçimde sıralanır. Bu sıralamanın yazılı olması, kapanış sonrası bekleme süresini öngörülebilir kılar. Ulaşım aracının hangi kapıda bekleyeceği ve kimin eşlik edeceği de aynı satırda yazılır. Bu ayrıntılar akış belgesinde göründüğünde kapanış sonrası düzen kendiliğinden yürür.

Farklı Ölçeklerdeki Kurumlarda Uygulama Düzeni

Küçük bir ekiple yürüyen programda süreç kısa bir hat üzerinde ilerler. Talep, onay ve teklif adımları aynı hafta içinde tamamlanabilir; brief tek sayfada kalır ve prova kısa tutulur. Salonun küçük olması, oturumun söyleşi biçiminde kurulmasını da kolaylaştırır. Bu ölçekte karşılama ve süre takibi çoğunlukla aynı kişide toplanır. Düzenin sade kalması, hazırlık için ayrılan zamanı içerik tarafına bırakır.

Geniş yapılarda aynı adımlar farklı birimlere dağılır ve takvim buna göre uzar. İçerik onayı, satın alma yönergesi ve sözleşme turu ayrı aşamalarda yürüdüğü için uygunluk sorgusu daha erken açılır. Programın birden çok lokasyonda tekrarlanması durumunda brief metni ortak tutulur, yerel ayrıntılar ise ek bir sayfada toplanır. Bu ayrım, her lokasyonda aynı çerçevenin korunmasını sağlar. Lokasyonlar arasında değişen salon koşullarının tek bir tabloda toplanması, hazırlık listesini kısaltır.

İki ölçekte de değişmeyen başlık, programın amacının tek cümleyle yazılı olmasıdır. Bu cümle teklif isteğinden brief belgesine, duyuru metninden kapanış notuna kadar aynı biçimde kullanılır. Böylece farklı birimler aynı çerçeveden konuşur. Cümlenin kısa ve somut kalması, farklı metinlerde aynı biçimde kullanılmasını sağlar. Kapanış sonrası değerlendirme de bu cümlenin karşılık bulup bulmadığı üzerinden yürür.

Kadın Konuşmacı Seçimi Karar Tablosu: Amaca Göre Profil

Aşağıdaki tablo, kadın konuşmacı seçimi kararını amaç başlığından başlatarak konu ağırlığı, format ve sahne süresiyle eşleştiriyor. Örneğin yıl açılışı satırı ile kültür başlığının satırı farklı bir süre penceresi ister. Verilen dakikalar tek konuşmacılı programlar içindir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Tabloyu Nasıl Okumalı?

Amacınız iki satıra birden düşüyorsa program ikiye ayrılır. Böylece sabah oturumu çerçeveyi, öğleden sonraki oturum uygulamayı taşır. Dolayısıyla iki bölüm de kendi formatında kalır.

Brief, Prova ve Kayıt İzni

Kadın konuşmacı seçimi tamamlandıktan sonra hazırlık tek sayfaya taşınır. Brief, konuşmacıya salonun profilini, programdaki yerini ve kurumun o gün vurgulamak istediği başlığı önceden gösterir. Böylece sahneye çıkan isim, kendi anlatısını kurumun gündemiyle aynı hizaya getirir.

Brief’te Bulunması Gerekenler

• Amaç cümlesi ve üzerinde anlaşılan konu başlığı
• Kitle profili: sayı, kıdem ve bölüm dağılımı
• Programın tamamı ve konuşmanın akıştaki yeri
• Salon düzeni, sahne ölçüsü ve ekran durumu
• Kurum içi hassasiyetler ve kaçınılması istenen konular
• Soru-cevap bölümünün süresi ve kimin yöneteceği

Kayıt İzni Ayrı Bir Kalemdir

Sahnedeki konuşmanın kurum içi eşitlik arşivinde saklanması ile kurumsal hesaplarda yayımlanması birbirinden ayrı iki izindir. Ayrıca salondaki katılımcılar da kareye girer; bu nedenle davet metninde kayıt bilgisine yer verilir. Örneğin görüntü yıl boyunca kurumsal iletişimde kullanılacaksa, süre ve mecra sözleşmede tek tek sayılır. Kişisel verilerin işlenmesine dair çerçeveyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayımlıyor.

Prova tarafında ise salon programına bir saat yazılır. Öncelikle mikrofon ve ekran denenir; ardından panel varsa oturma düzeni ve giriş sırası belirlenir.

Kadın Konuşmacı Seçimi Kontrol Listesi

Altı başlığı tek listede toplarsanız karar toplantısı kısalır. Bu nedenle aşağıdaki maddeleri teklif aşamasında netleştirin.

Bu sekiz madde tamamlandığında kadın konuşmacı seçimi karara dönüşür. Kadronun tamamını konuşmacılar sayfasından, bu başlıktaki isimleri kadın konuşmacılar sayfasından inceleyebilirsiniz. Ayrıca moderatör ve sahne sunuculuğu için sunucu kadrosuna, resmî olarak temsil ettiğimiz isimler için Exclusive List sayfasına bakabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular