Konuşmacı Brief Formu Nasıl Hazırlanır?

Konuşmacı brief formu, davet kabul edildikten sonra hazırlanan ilk içerik belgesidir. Kurumun kafasındaki program ile sahnede anlatılacak içerik bu belgede buluşur. Belge olmadığında buluşma telefon görüşmelerine ve hatırlamaya kalır.

Brief bir istek listesi değildir. Sahneye çıkacak kişinin salonu görmeden salonu tanımasını sağlayan bir tariftir. Bu nedenle içinde talep kadar bağlam da bulunur. Bağlam olmadan talep havada kalır ve hazırlık tahmine dayanır.

Buradaki şablon sekiz bölümden oluşuyor. Her bölüm için doldurulacak alanı, o alanı netleştiren soruyu ve alan boş kaldığında ne olduğunu sırayla ele alıyoruz. Bölümler aynı sırayla doldurulduğunda form kendiliğinden tutarlı bir metne dönüşüyor. Sonunda formun tamamını gösteren bir tablo ve gönderim öncesi kontrol listesi yer alıyor.

Konuşmacı Brief Formu Ne İşe Yarar?

Formun ilk işlevi dağınık bilgiyi tek yerde toplamaktır. Tarih bir kişide, salon planı başka bir kişide, kitle listesi üçüncü bir kişide durur. Form bu parçaları tek sayfada birleştirir ve herkesin aynı metne bakmasını sağlar.

İkinci işlevi beklentiyi yazılı hâle getirmektir. Sözlü aktarılan beklenti zamanla değişir; yazılı beklenti sabit kalır ve hazırlık görüşmesinde başvurulacak metin olur. Üçüncü işlevi ise süreç içinde gelen soruların sayısını azaltmaktır; hazırlık döneminde sorulan soruların çoğu, formda boş bırakılmış alanlardan doğar. Alan dolduğunda soru da ortadan kalkar.

Formun dördüncü işlevi kurum içindedir. Etkinliği farklı birimlerden izleyen kişiler, aynı belgeye bakarak programın nereye gittiğini görür. Bu görünürlük onay süreçlerini kısaltır.

• Oturumun amacı tek cümleyle sabitlenir
• Salondaki kitlenin kim olduğu tahmine bırakılmaz
• Süre ve format tartışmaya açık kalmaz
• Kurumun o dönemki gündemi karşı tarafa aktarılır
• Uzak durulması istenen başlıklar önceden bilinir
• Hazırlık görüşmesi somut bir metin üzerinden yürür

Birinci ve İkinci Bölüm: Künye ile Bağlam

Künye bölümü etkinliğin değişmeyen bilgilerini taşır. Program adı, tarih, şehir, salon, oturum saati ve oturumun gün içindeki yeri buraya yazılır. Bu alanlar kısa tutulur; her biri tek satırı geçmez.

Bağlam bölümü künyeden daha belirleyicidir. Kurumun o dönem hangi başlığı konuştuğu, etkinliğin hangi sürecin parçası olduğu ve salondakilerin son aylarda neyle uğraştığı buraya iki üç cümleyle geçirilir.

Bağlam alanı boş kaldığında sahnedeki içerik genel bir anlatıya doğru kayar; alan dolu olduğunda ise verilen örnekler salondakilerin gündemine yaklaşır. Aradaki fark, aynı içeriğin salonda bırakacağı izi değiştirir. Bağlam yazılırken kurum içi bir dille değil, dışarıdan okunabilecek bir dille ilerlenir. Kısaltmalar açılır, projeler adlarıyla değil işlevleriyle anlatılır.

• Program adı ve oturumun akıştaki yeri
• Tarih, sahne saati ve şehir bilgisi
• Salonun oturma düzeni ve yaklaşık kapasitesi
• Kurumun o dönemki önceliği iki cümleyle
• Etkinliğin tekrar eden bir program olup olmadığı

Üçüncü Bölüm: Kitle Tarifi

Kitle tarifi, formun hazırlık sırasında en çok başvurulan bölümüdür. Salondaki kişilerin görevi, kıdemi ve konuyla önceki ilişkisi burada tanımlanır. Sayı yerine bileşim anlatılır; kaç kişi olduğu değil, kimlerden oluştuğu belirleyicidir.

Tarif somutlaştıkça örnekler yerine oturur. Saha ekibiyle merkez ofis ekibinin aynı anlatıyı farklı duyduğu bilinen bir durumdur. Karma bir salon varsa bu da yazılır; karma salon için kurulan akış farklıdır.

Kitle tarifine katılım biçimi de eklenir. Katılımın isteğe bağlı olduğu bir programla, gün içi zorunlu akışın parçası olan bir oturum aynı dikkatle başlamaz. Bu bilgi tek satırla aktarılır ve açılış cümlesinin tonunu belirler.

Kitle Tarifini Somutlaştıran Üç Soru

Salondakilerin çoğunluğu hangi işi yapıyor? Bu konuyla daha önce bir eğitimde ya da programda karşılaştılar mı? Oturumdan sonra onlardan ne yapmaları bekleniyor? Bu üç sorunun yanıtı tarifin tamamını oluşturur.

Yanıtlar birkaç kelimeyle yazılabilir. Uzun bir metin yerine üç net satır, hazırlık için daha kullanışlıdır. Satırlar netleştiğinde sahnedeki ilk beş dakikanın nasıl kurulacağı da belirginleşir.

Dördüncü Bölüm: Hedef Cümlesi

Hedef cümlesi formun omurgasıdır. Oturum bittiğinde salondaki kişinin ne düşünmesi, neyi fark etmesi ya da ne yapması beklendiği tek cümleye indirilir.

Tek cümleye indirmek zorlayıcı görünür ve zorlayıcı olması amaçlıdır. Üç ayrı hedef yazıldığında sahnedeki kırk dakika üçe bölünür; bölümlerin hiçbiri tamamlanmaz.

Hedef cümlesi aynı zamanda ölçme tarafını da hazırlar. Etkinlik sonrasında anket sorusu yazılacaksa, soru bu cümleden türetilir. Böylece hazırlık ile değerlendirme aynı ifadeye bağlanır ve sonuçlar karşılaştırılabilir hâle gelir.

Hedef Cümlesi Nasıl Kurulur?

Cümle şu kalıpla kurulur: oturumun sonunda katılımcı şunu yapabilir hâle gelir. Kalıbın sonuna yazılan fiil içeriğin ağırlık merkezini belirler.

Fiil anlamak ise anlatım ağırlıklı bir kurgu doğar. Fiil denemek ise akışa uygulama bölümü eklenir ve süre buna göre ayarlanır.

Beşinci ve Altıncı Bölüm: Süre, Format ve Ton

Süre alanına yalnızca toplam dakika yazılmaz. Anlatım, soru bölümü ve varsa uygulama süreleri ayrı ayrı belirtilir. Böylece hazırlık en baştan doğru ölçüye göre yapılır.

Format alanı oturumun türünü söyler: tek kişilik anlatım, söyleşi, panel ya da atölye. Tür değiştiğinde hazırlığın biçimi de değişir. Söyleşide soru listesi, atölyede malzeme planı gerekir.

Ton alanı ise salonun sıcaklığını tarif eder. Sabah açılışı, ödül gecesi ve tam günlük eğitim programı aynı tonu taşımaz. Ton alanına iki sıfat yazmak çoğu zaman yeterlidir; uzun açıklama gerekmez.

Süre Alanı Neden Bölünerek Yazılır?

Toplam süre tek başına yazıldığında, soru bölümünün nereden alınacağı belirsiz kalır. Anlatım süresi dolduğunda soru bölümü kısalır ve salondan gelen ilgi karşılıksız döner.

Bölünmüş süre bu belirsizliği ortadan kaldırır. Sahnedeki kişi anlatımı hangi dakikada kapatacağını bilir, moderatör de soru bölümünü planlanan uzunlukta yönetir.

• Toplam sahne süresi ve bölüm dağılımı
• Oturumun türü ve sahnedeki kişi sayısı
• Soru bölümünün olup olmadığı ve kim yöneteceği
• Sunum dosyası kullanılıp kullanılmayacağı
• Salonun genel tonu ve günün akışındaki yeri
• Konuşma dili ve çeviri ihtiyacı

Yedinci Bölüm: Örnek Kaynakları ve Sınırlar

Bu bölüm iki alandan oluşur. İlk alanda kuruma özgü örnek kaynakları listelenir: iç eğitim başlıkları, yıllık tema, saha uygulamaları, kurum içi terimler. Kaynakların yanına kurumun iç diline ait birkaç terim eklenir; sahnede doğru kullanılan tek bir kurum terimi, salonun anlatıyı kendine ait görmesini sağlar.

İkinci alanda uzak durulması istenen başlıklar yazılır. Devam eden bir yapı değişikliği, henüz duyurulmamış bir karar ya da hassas bir dönem bu alana girer.

Alan kısıtlayıcı değil koruyucudur. Sahnedeki kişi sınırı bildiğinde daha rahat konuşur; sınır bilinmediğinde anlatım temkinli bir yere çekilir.

Sınır Notu Nasıl Yazılır?

Gerekçe yazmak şart değildir. Başlığı ve sınırın kapsamını belirten tek satır, uzun bir açıklamadan daha kullanışlı olur.

Sekizinci Bölüm: Teknik Notlar ve Teslim

Son bölüm teknik ve idari notları taşır. Sahne ekranı ölçüsü, sunum kumandası, mikrofon tercihi, sahneye giriş anı, kayıt durumu ve gün içi irtibat kişisi buraya yazılır.

Form tek kişinin sorumluluğunda kalır. Etkinlik ekibinde formu toplayan ve gönderen kişi belirlenir. Sonradan gelen ek notlar aynı belgeye işlenir; ayrı bir metin dolaşıma girmez. Tek sahiplik, hazırlığın en sade ama en etkili kuralıdır.

Teslim zamanı hazırlığın niteliğini doğrudan belirler. Kuruma özel içerik isteniyorsa formun sahne gününden birkaç hafta önce elde olması beklenir; standart bir anlatım planlanıyorsa daha kısa bir süre de yeterli olur. Formun tesliminden sonra kısa bir görüşme yapılır; bu görüşmede yalnızca belirsiz kalan alanlar konuşulur ve forma yazılmış bilgiler baştan tekrar edilmez. Görüşme süresi böylece yarıya iner.

• Sunum dosyasının teslim biçimi ve son günü
• Sahne ekranı oranı ve sunum kumandası kullanımı
• Mikrofon tercihi ve sahneye giriş anı
• Kayıt, fotoğraf ve canlı yayın durumu
• Etkinlik günü irtibat kişisi ve iletişim düzeni
• Prova saati, yeri ve prova için ayrılan süre

Brief Formunun Sekiz Bölümü

Aşağıdaki tablo formun bölümlerini, her bölümde yazılacak içeriği ve alanı dolduracak tarafı gösteriyor. Tablo olduğu gibi bir belgeye aktarılıp şablon olarak kullanılabilir. Boş kalan bir satır, hazırlık görüşmesinde sorulacak soru demektir.

Form Gönderilmeden Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında form tek seferde gönderilebilir hâle gelir ve hazırlık ikinci bir bilgi turuna ihtiyaç duymaz. Liste, formu gönderen kişinin son okumasında kullanılır.

• Hedef cümlesi tek cümleye indirildi
• Kitle tarifi görev ve kıdem düzeyinde yazıldı
• Süre dağılımı anlatım ve soru bölümü olarak ayrıldı
• Kuruma özgü örnek kaynakları listelendi
• Uzak durulacak başlıklar tek satır hâlinde not edildi
• Teknik notlar prodüksiyon ekibiyle teyit edildi
• Formu gönderecek ve güncelleyecek kişi belirlendi

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler