Konuşmacı Brief Formu Nasıl Hazırlanır?

Konuşmacı brief formu, davet kabul edildikten sonra hazırlanan ilk içerik belgesidir. Kurumun kafasındaki program ile sahnede anlatılacak içerik bu belgede buluşur. Belge olmadığında buluşma telefon görüşmelerine ve hatırlamaya kalır.

Brief bir istek listesi değildir. Sahneye çıkacak kişinin salonu görmeden salonu tanımasını sağlayan bir tariftir. Bu nedenle içinde talep kadar bağlam da bulunur. Bağlam olmadan talep havada kalır ve hazırlık tahmine dayanır.

Buradaki şablon sekiz bölümden oluşuyor. Her bölüm için doldurulacak alanı, o alanı netleştiren soruyu ve alan boş kaldığında ne olduğunu sırayla ele alıyoruz. Bölümler aynı sırayla doldurulduğunda form kendiliğinden tutarlı bir metne dönüşüyor. Sonunda formun tamamını gösteren bir tablo ve gönderim öncesi kontrol listesi yer alıyor.

Konuşmacı Brief Formu Ne İşe Yarar?

Formun ilk işlevi dağınık bilgiyi tek yerde toplamaktır. Tarih bir kişide, salon planı başka bir kişide, kitle listesi üçüncü bir kişide durur. Form bu parçaları tek sayfada birleştirir ve herkesin aynı metne bakmasını sağlar.

İkinci işlevi beklentiyi yazılı hâle getirmektir. Sözlü aktarılan beklenti zamanla değişir; yazılı beklenti sabit kalır ve hazırlık görüşmesinde başvurulacak metin olur. Üçüncü işlevi ise süreç içinde gelen soruların sayısını azaltmaktır; hazırlık döneminde sorulan soruların çoğu, formda boş bırakılmış alanlardan doğar. Alan dolduğunda soru da ortadan kalkar.

Formun dördüncü işlevi kurum içindedir. Etkinliği farklı birimlerden izleyen kişiler, aynı belgeye bakarak programın nereye gittiğini görür. Bu görünürlük onay süreçlerini kısaltır.

• Oturumun amacı tek cümleyle sabitlenir
• Salondaki kitlenin kim olduğu tahmine bırakılmaz
• Süre ve format tartışmaya açık kalmaz
• Kurumun o dönemki gündemi karşı tarafa aktarılır
• Uzak durulması istenen başlıklar önceden bilinir
• Hazırlık görüşmesi somut bir metin üzerinden yürür

Birinci ve İkinci Bölüm: Künye ile Bağlam

Künye bölümü etkinliğin değişmeyen bilgilerini taşır. Program adı, tarih, şehir, salon, oturum saati ve oturumun gün içindeki yeri buraya yazılır. Bu alanlar kısa tutulur; her biri tek satırı geçmez.

Bağlam bölümü künyeden daha belirleyicidir. Kurumun o dönem hangi başlığı konuştuğu, etkinliğin hangi sürecin parçası olduğu ve salondakilerin son aylarda neyle uğraştığı buraya iki üç cümleyle geçirilir.

Bağlam alanı boş kaldığında sahnedeki içerik genel bir anlatıya doğru kayar; alan dolu olduğunda ise verilen örnekler salondakilerin gündemine yaklaşır. Aradaki fark, aynı içeriğin salonda bırakacağı izi değiştirir. Bağlam yazılırken kurum içi bir dille değil, dışarıdan okunabilecek bir dille ilerlenir. Kısaltmalar açılır, projeler adlarıyla değil işlevleriyle anlatılır.

• Program adı ve oturumun akıştaki yeri
• Tarih, sahne saati ve şehir bilgisi
• Salonun oturma düzeni ve yaklaşık kapasitesi
• Kurumun o dönemki önceliği iki cümleyle
• Etkinliğin tekrar eden bir program olup olmadığı

Üçüncü Bölüm: Kitle Tarifi

Kitle tarifi, formun hazırlık sırasında en çok başvurulan bölümüdür. Salondaki kişilerin görevi, kıdemi ve konuyla önceki ilişkisi burada tanımlanır. Sayı yerine bileşim anlatılır; kaç kişi olduğu değil, kimlerden oluştuğu belirleyicidir.

Tarif somutlaştıkça örnekler yerine oturur. Saha ekibiyle merkez ofis ekibinin aynı anlatıyı farklı duyduğu bilinen bir durumdur. Karma bir salon varsa bu da yazılır; karma salon için kurulan akış farklıdır.

Kitle tarifine katılım biçimi de eklenir. Katılımın isteğe bağlı olduğu bir programla, gün içi zorunlu akışın parçası olan bir oturum aynı dikkatle başlamaz. Bu bilgi tek satırla aktarılır ve açılış cümlesinin tonunu belirler.

Kitle Tarifini Somutlaştıran Üç Soru

Salondakilerin çoğunluğu hangi işi yapıyor? Bu konuyla daha önce bir eğitimde ya da programda karşılaştılar mı? Oturumdan sonra onlardan ne yapmaları bekleniyor? Bu üç sorunun yanıtı tarifin tamamını oluşturur.

Yanıtlar birkaç kelimeyle yazılabilir. Uzun bir metin yerine üç net satır, hazırlık için daha kullanışlıdır. Satırlar netleştiğinde sahnedeki ilk beş dakikanın nasıl kurulacağı da belirginleşir.

Dördüncü Bölüm: Hedef Cümlesi

Hedef cümlesi formun omurgasıdır. Oturum bittiğinde salondaki kişinin ne düşünmesi, neyi fark etmesi ya da ne yapması beklendiği tek cümleye indirilir.

Tek cümleye indirmek zorlayıcı görünür ve zorlayıcı olması amaçlıdır. Üç ayrı hedef yazıldığında sahnedeki kırk dakika üçe bölünür; bölümlerin hiçbiri tamamlanmaz.

Hedef cümlesi aynı zamanda ölçme tarafını da hazırlar. Etkinlik sonrasında anket sorusu yazılacaksa, soru bu cümleden türetilir. Böylece hazırlık ile değerlendirme aynı ifadeye bağlanır ve sonuçlar karşılaştırılabilir hâle gelir.

Hedef Cümlesi Nasıl Kurulur?

Cümle şu kalıpla kurulur: oturumun sonunda katılımcı şunu yapabilir hâle gelir. Kalıbın sonuna yazılan fiil içeriğin ağırlık merkezini belirler.

Fiil anlamak ise anlatım ağırlıklı bir kurgu doğar. Fiil denemek ise akışa uygulama bölümü eklenir ve süre buna göre ayarlanır.

Beşinci ve Altıncı Bölüm: Süre, Format ve Ton

Süre alanına yalnızca toplam dakika yazılmaz. Anlatım, soru bölümü ve varsa uygulama süreleri ayrı ayrı belirtilir. Böylece hazırlık en baştan doğru ölçüye göre yapılır.

Format alanı oturumun türünü söyler: tek kişilik anlatım, söyleşi, panel ya da atölye. Tür değiştiğinde hazırlığın biçimi de değişir. Söyleşide soru listesi, atölyede malzeme planı gerekir.

Ton alanı ise salonun sıcaklığını tarif eder. Sabah açılışı, ödül gecesi ve tam günlük eğitim programı aynı tonu taşımaz. Ton alanına iki sıfat yazmak çoğu zaman yeterlidir; uzun açıklama gerekmez.

Süre Alanı Neden Bölünerek Yazılır?

Toplam süre tek başına yazıldığında, soru bölümünün nereden alınacağı belirsiz kalır. Anlatım süresi dolduğunda soru bölümü kısalır ve salondan gelen ilgi karşılıksız döner.

Bölünmüş süre bu belirsizliği ortadan kaldırır. Sahnedeki kişi anlatımı hangi dakikada kapatacağını bilir, moderatör de soru bölümünü planlanan uzunlukta yönetir.

• Toplam sahne süresi ve bölüm dağılımı
• Oturumun türü ve sahnedeki kişi sayısı
• Soru bölümünün olup olmadığı ve kim yöneteceği
• Sunum dosyası kullanılıp kullanılmayacağı
• Salonun genel tonu ve günün akışındaki yeri
• Konuşma dili ve çeviri ihtiyacı

Yedinci Bölüm: Örnek Kaynakları ve Sınırlar

Bu bölüm iki alandan oluşur. İlk alanda kuruma özgü örnek kaynakları listelenir: iç eğitim başlıkları, yıllık tema, saha uygulamaları, kurum içi terimler. Kaynakların yanına kurumun iç diline ait birkaç terim eklenir; sahnede doğru kullanılan tek bir kurum terimi, salonun anlatıyı kendine ait görmesini sağlar.

İkinci alanda uzak durulması istenen başlıklar yazılır. Devam eden bir yapı değişikliği, henüz duyurulmamış bir karar ya da hassas bir dönem bu alana girer.

Alan kısıtlayıcı değil koruyucudur. Sahnedeki kişi sınırı bildiğinde daha rahat konuşur; sınır bilinmediğinde anlatım temkinli bir yere çekilir.

Sınır Notu Nasıl Yazılır?

Gerekçe yazmak şart değildir. Başlığı ve sınırın kapsamını belirten tek satır, uzun bir açıklamadan daha kullanışlı olur.

Sekizinci Bölüm: Teknik Notlar ve Teslim

Son bölüm teknik ve idari notları taşır. Sahne ekranı ölçüsü, sunum kumandası, mikrofon tercihi, sahneye giriş anı, kayıt durumu ve gün içi irtibat kişisi buraya yazılır.

Form tek kişinin sorumluluğunda kalır. Etkinlik ekibinde formu toplayan ve gönderen kişi belirlenir. Sonradan gelen ek notlar aynı belgeye işlenir; ayrı bir metin dolaşıma girmez. Tek sahiplik, hazırlığın en sade ama en etkili kuralıdır.

Teslim zamanı hazırlığın niteliğini doğrudan belirler. Kuruma özel içerik isteniyorsa formun sahne gününden birkaç hafta önce elde olması beklenir; standart bir anlatım planlanıyorsa daha kısa bir süre de yeterli olur. Formun tesliminden sonra kısa bir görüşme yapılır; bu görüşmede yalnızca belirsiz kalan alanlar konuşulur ve forma yazılmış bilgiler baştan tekrar edilmez. Görüşme süresi böylece yarıya iner.

• Sunum dosyasının teslim biçimi ve son günü
• Sahne ekranı oranı ve sunum kumandası kullanımı
• Mikrofon tercihi ve sahneye giriş anı
• Kayıt, fotoğraf ve canlı yayın durumu
• Etkinlik günü irtibat kişisi ve iletişim düzeni
• Prova saati, yeri ve prova için ayrılan süre

Konuşmacı Brief Formunun Kurum İçinde Dolaşımı

Form, tek bir masada doldurulup gönderilen bir belge değildir. Taslağı çoğunlukla etkinliği planlayan kişi kurar; kitle tarifi bölümünü insan kaynakları, mesaj bölümünü ise kurumsal iletişim tamamlar. Teknik notlar, salonla ilgilenen ekipten gelir. Bu dolaşımın sırası baştan yazıldığında, formun hangi aşamada olduğu izlenebilir. Sıranın görünür olması, son güne kalan düzeltmeleri azaltır.

Her birimin neye baktığı tek cümleyle tanımlanır. Kitle tarifine bakan birim salonun kimlerden oluştuğunu, mesaj bölümüne bakan birim ise oturumdan ne beklendiğini netleştirir. İki bölüm birbiriyle uyumlu olmadığında, hazırlık tarafında soru çıkar. Bu nedenle form gönderilmeden önce iki bölüm yan yana okunur. Okuma işini, formu başlatan kişi üstlenir.

Formun son hâlini onaylayan kişi de baştan bellidir. Onay, metnin kurumun beklentisini doğru temsil ettiğini teyit eder. Onaydan sonra yapılan değişiklikler ayrı bir satırda toplanır ve tek seferde iletilir. Bu düzen, sahne tarafında iki farklı sürümün dolaşmasını önler. Güncel sürümün nerede durduğu da aynı sayfada yazılıdır.

• Taslağı kuran ve belgenin dolaşımını baştan sona izleyen kişi
• Salonun kimlerden oluştuğunu yazan insan kaynakları tarafı
• Mesaj ve ton bölümünü tamamlayan kurumsal iletişim tarafı
• Salon ile teknik notları ekleyen etkinlik ekibi
• Formun son hâlini okuyup onaylayan sorumlu
• Onay sonrası değişiklikleri tek satırda toplayan kişi

Formun Sözleşme Ekine Dönüşmesi

Brief, hazırlık için yazılmış bir metin olsa da sözleşmenin eki hâline gelebilir. Süre, format, salon profili ve teslim beklentisi gibi başlıklar iki belgede de yer alır. Aynı bilgilerin iki yerde farklı yazılması, sonradan görüşme gerektirir. Bu nedenle sözleşme hazırlanırken brief açık tutulur ve başlıklar karşılaştırılır. Uyum sağlandığında metni ek olarak iliştirmek yeterli olur.

Ek olarak iliştirilen brief, hangi sürümün geçerli olduğunu da belirler. Metnin üstüne sürüm bilgisi konması, sonradan yapılan güncellemelerin izlenmesini sağlar. Güncelleme olduğunda yeni sürüm aynı biçimde iletilir. Satın alma tarafı da teklif ile brief arasındaki uyumu bu sürümden okur. Böylece belgeler arasında tek bir çerçeve kalır.

Bazı başlıklar sözleşmede daha bağlayıcı bir dille yazılır. Süre, kayıt izni ve iptal koşulu bunlara örnek gösterilebilir. Brief ise aynı başlıkları hazırlık diliyle açıklar. İki metnin birbirini tekrar etmesi değil, tamamlaması beklenir. Hangi başlığın hangi belgede bağlayıcı olduğu kısa bir notla belirtilebilir.

• İki belgede de yer alan ortak başlıkların listesi
• Brief metninin üstüne konan sürüm bilgisi
• Güncelleme olduğunda yeni sürümün iletilme biçimi
• Sözleşmede bağlayıcı dille yazılan başlıklar
• Teklif ile brief arasındaki uyumun kontrol edilmesi
• Eklerin sözleşmeyle birlikte saklandığı yer

Şehir Dışı ve Çevrim İçi Programlarda Değişen Alanlar

Program başka bir şehirde kurulduğunda formun içine yolculuk penceresi de girer. Salona varış saati, sahne öncesi hazırlık için ayrılan süre ve dönüş planı, hazırlığı doğrudan etkileyen bilgilerdir. Bu alanlar doldurulduğunda prova görüşmesinin hangi gün yapılacağı da kendiliğinden belirlenir. Konaklama düzeni ve salona geçiş biçimi aynı bölümde kısaca belirtilir. Bilgilerin tek sayfada toplanması, gün içinde telefonla teyit edilen başlık sayısını azaltır.

Çevrim içi oturumlarda ise teknik notlar bölümü genişler. Bağlantının hangi ortamdan kurulacağı, deneme bağlantısının hangi saatte yapılacağı ve yedek bir hattın bulunup bulunmadığı yazılır. Ekranda paylaşılacak sunumun kimin tarafından açılacağı da aynı bölümde belirtilir. Soruların yazılı mı sesli mi alınacağı, oturumun akışını doğrudan belirlediği için ayrıca sorulur. Bu alanlar doldurulduğunda, oturumu yöneten kişi kendi akışını erken kurar.

Hibrit düzende iki bölümün de doldurulması gerekir. Salondaki katılımcı ile ekran başındaki katılımcının aynı anda izleyeceği bir akış, iki tarafın ihtiyacını birlikte gözetir. Formda hangi bölümün her iki gruba, hangi bölümün yalnızca salona yönelik olduğu belirtilir. Soru bölümünün nasıl yürüyeceği de bu ayrıma göre planlanır. Ayrımın erken yapılması, hazırlığın tek bir akış üzerinden ilerlemesini sağlar.

Brief Formunun Sekiz Bölümü

Aşağıdaki tablo formun bölümlerini, her bölümde yazılacak içeriği ve alanı dolduracak tarafı gösteriyor. Tablo olduğu gibi bir belgeye aktarılıp şablon olarak kullanılabilir. Boş kalan bir satır, hazırlık görüşmesinde sorulacak soru demektir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Form Gönderilmeden Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında form tek seferde gönderilebilir hâle gelir ve hazırlık ikinci bir bilgi turuna ihtiyaç duymaz. Liste, formu gönderen kişinin son okumasında kullanılır.

Sıkça Sorulan Sorular