Konuşmacı Ücretinde Pazarlık Yapılır mı?

Kurumsal etkinlik planlayan ekipler için konuşmacı ücret pazarlığı, teklif geldikten sonra başlayan ayrı bir aşama gibi görünür. Uygulamada görüşmenin verimi, teklif istenirken paylaşılan bilginin netliğine bağlıdır. Kapsam ne kadar açıksa, üzerinde konuşulabilecek alan da o kadar genişler.

Teklifte görünen tutar tek başına bir sayı değildir. Sahne süresi, format, tarih, şehir, hazırlık yükü ve kayıt izni gibi başlıkların toplamından oluşur. Bu başlıklardan biri değiştiğinde toplam da değişir.

Aşağıdaki rehber görüşmenin hangi değişkenler üzerinden yürütülebileceğini sırayla gösteriyor. Sonunda teklif istemeden önce doldurulabilecek bir değişken tablosu ve kısa bir kontrol listesi yer alıyor.

Teklifteki Tutar Neyin Toplamıdır?

Bir teklif hazırlanırken ilk bakılan şey salonda geçirilecek süre değildir. Konuşmacının o güne ayırdığı zaman, hazırlık yükü ve seyahat programı birlikte değerlendirilir. Bu nedenle aynı isim için farklı etkinliklerde farklı tutarlar oluşabilir. Bu tablo, görüşmeye başlamadan önce tek sayfada toplanabilir.

Kapsamın içinde hangi başlıkların yer aldığı yazılı hâle geldiğinde, görüşme kişisel bir pazarlık olmaktan çıkar. Karşılaştırma yapılabilir bir çerçeve doğar. Kalem listesinin paylaşılması karşı tarafın hazırlığını da kolaylaştırır.

Bu ayrım yapılmadığında görüşme tek bir sayı üzerinde sıkışır. Kalemler görünür olduğunda ise hangi başlığın değiştirilebileceği kendiliğinden ortaya çıkar. Böylece teklif turları kısalır ve karar süreci hızlanır.

Aynı İsim İçin Neden Farklı Kapsamlar Oluşur?

Bir etkinlikte yarım güne yayılan bir program, başka bir etkinlikte ise kısa bir açılış konuşması istenebilir. İki talep aynı kapsamı taşımaz. Sorular yazılı iletildiğinde yanıtlar da yazılı olarak arşivlenir.

Seyahat mesafesi ve sahne saati de tabloyu değiştirir. Kapsam bu nedenle isme değil talebin kendisine bağlı olarak oluşur. Programın akışı belirlendiğinde sahne saati de netleşir.

• Sahneye ayrılan süre ve konuşmanın biçimi
• Kuruma özel hazırlık ve brief görüşmesi
• Seyahat ve o güne ayrılan toplam zaman
• Prova, teknik kontrol ve sahne öncesi bekleme
• Kaydın çekilip çekilmeyeceği ve nerede kullanılacağı
• Sahne sonrası ağırlama ve fotoğraf talebi

Konuşmacı Ücret Pazarlığı Nasıl Bir Görüşmedir?

Görüşmenin sağlıklı ilerlemesi için tarafların neyi konuştuğunu bilmesi gerekir. Sahne ücreti üzerinde doğrudan indirim istemek çoğu zaman kısa bir yanıtla sonuçlanır. Buna karşılık kapsamın içindeki bir başlığı değiştirmek, tutarı gerçekten hareket ettirir. Kapsamın yazılı olması sonraki turlarda da referans oluşturur.

Bu yüzden görüşmeyi açarken hedef bütçeyi gizlemek yerine aralığı paylaşmak işe yarar. Karşı taraf o aralığa uyan bir kapsam önerebilir. Alternatif günlerin sayısı arttıkça uygunluk ihtimali yükselir.

Bütçe aralığı açıklandığında konuşma, uygun mu değil mi sorusundan çıkar. Hangi formatın o aralığa oturduğu sorusuna döner. Konaklama kararı sahne saatiyle birlikte değerlendirilir.

• Hedef bütçe aralığının paylaşılması
• Kapsamın hangi başlıklardan oluştuğunun sorulması
• Değiştirilebilir başlıkların işaretlenmesi
• Sabit kalması gereken başlıkların ayrılması
• Karar süreci ve onay basamaklarının bildirilmesi
• Yanıt için gerçekçi bir süre tanınması
• Görüşmenin hangi kanaldan yürütüleceği

Süre ve Format Üzerinden Esneme Alanı

Süre, üzerinde en kolay oynanabilen değişkendir. Uzun bir oturum yerine daha kısa bir sahne, ardından soru cevap bölümü planlamak toplam yükü değiştirir. Şehirlerin birlikte planlanması ulaşım yükünü belirgin biçimde azaltır.

Format da benzer biçimde çalışır. Sahnede tek başına konuşmak, bir panelde yer almak ve moderasyon yapmak birbirinden farklı hazırlık gerektirir. Çerçevenin yazılı olması sonraki etkinliklerde de referans sağlar.

Soru cevap bölümünün uzunluğu da ayrı bir başlıktır. Bu bölüm genişledikçe salonla kurulan bağ güçlenir, hazırlık yükü ise büyük ölçüde aynı kalır. Yazışmanın tek dosyada toplanması sürecin izlenmesini kolaylaştırır.

Söyleşi Biçimi Neyi Değiştirir?

Hazır bir sunum yerine karşılıklı söyleşi biçimi seçildiğinde, kuruma özel içerik hazırlığı hafifler. Salonla kurulan bağ ise moderatörün yönlendirmesine bağlı hâle gelir. Bu tercih hem takvimi hem de hazırlık süresini etkiler. Mutabakat metni sözleşme taslağının iskeletini oluşturur.

• Tek başına yürütülen sunum
• Söyleşi biçiminde ilerleyen oturum
• Panelde konuşmacı olarak yer alma
• Panel moderasyonu
• Atölye ya da çalışma oturumu
• Kısa açılış veya kapanış konuşması
• Sahne öncesi kısa tanışma bölümü

Tarih ve Takvimin Açtığı Alan

Talebin yoğunlaştığı dönemler ile takvimin daha rahat olduğu dönemler aynı değildir. Tarih üzerinde esneklik gösterebilen kurumlar, kapsamı genişletme şansı bulur.

Aynı hafta içinde alternatif bir gün sunmak da çoğu zaman yeterli olur. Seyahat programı başka bir işle birleştiğinde lojistik yük azalır.

Takvimin erken açılması alternatif isimlerin de değerlendirilmesine imkân verir. Tek bir güne sıkışan taleplerde bu alan belirgin biçimde daralır.

Yoğun Dönemler Nasıl Planlanır?

Yılın belirli dönemlerinde kurumsal etkinlikler yoğunlaşır ve takvimler erken dolar. Bu dönemler için planlamaya daha uzun süre önceden başlamak gerekir.

Yoğunluğun azaldığı dönemlerde ise kapsam üzerinde konuşma alanı genişler. Etkinliğin tarihi esnekse bu dönemler değerlendirilebilir.

• Ana tarih ve iki alternatif gün birlikte iletildi
• Sahne saati için dar değil geniş bir aralık verildi
• Etkinliğin hafta içi ya da hafta sonu olması netleşti
• Aynı gün içinde başka bir programın mümkün olup olmadığı soruldu
• Takvimin ne zaman kesinleşeceği paylaşıldı
• Tarihin kesinleşme zamanının bildirilmesi

Şehir, Ulaşım ve Aynı Güne Sığdırma

Etkinlik İstanbul dışındaysa ulaşım ve konaklama kapsamın görünür bir bölümünü oluşturur. Sahne saatinin erken ya da geç olması, dönüşün aynı gün yapılıp yapılamayacağını belirler.

Programın gün içine sığdırılabilmesi, toplam yükü azaltan en pratik başlıklardan biridir. Bu nedenle sahne saati üzerinde konuşmak çoğu zaman tutar üzerinde konuşmaktan daha verimlidir.

Salonun havalimanına uzaklığı ve şehir içi ulaşım süresi de kurguyu etkiler. Bu ayrıntılar lojistik planında önceden hesaba katılır.

Ulaşımı Kim Organize Ederse Daha Kolay Olur?

Bilet ve konaklama düzenlemesini kurumun kendi anlaşmalı kanallarından yapması bazı durumlarda toplam yükü azaltır. Bazı durumlarda ise programı bir arada tutan tarafın organize etmesi daha pratiktir. Hangi yöntemin seçildiği sözleşmede açıkça yer alır.

• Havalimanı ile salon arasındaki mesafe
• Sahne saatinin gün içindeki yeri
• Aynı gün dönüş imkânının bulunması
• Konaklamanın gerekip gerekmediği
• Transferin kim tarafından sağlanacağı
• Yedek bir ulaşım seçeneğinin planlanması
• Sahne öncesi dinlenme süresinin planlanması

Birden Fazla Etkinliği Birlikte Konuşmak

Yıl içinde birden fazla etkinlik planlayan kurumlar, bu etkinlikleri ayrı ayrı görüşmek yerine tek çerçevede ele alabilir. Böylece her seferinde yeniden kurulan hazırlık süreci kısalır.

Aynı mantık bölge etkinlikleri için de geçerlidir. Birbirine yakın tarihlerde birden fazla şehir planlandığında seyahat düzeni tek programa dönüşür.

Tek çerçevede ilerleyen işlerde hazırlık görüşmeleri birikimli hâle gelir. Kurumu tanıyan bir hazırlık, sonraki oturumlarda daha az zaman ister.

Bölge Etkinlikleri Nasıl Birleştirilir?

Birbirine yakın tarihlerde planlanan şehirler tek bir seyahat programına dönüştürülebilir. Böylece hem takvim hem de lojistik sadeleşir.

Bu kurgunun mümkün olması için şehirlerin ve tarih aralıklarının birlikte iletilmesi gerekir.

• Yıl içindeki etkinlik sayısı ve yaklaşık takvim paylaşıldı
• Aynı içeriğin farklı şehirlerde tekrarlanıp tekrarlanmayacağı belirlendi
• Çevrim içi bir oturumun pakete eklenip eklenmeyeceği soruldu
• Kayıt kullanımının tüm etkinlikleri kapsayıp kapsamadığı netleşti
• Etkinlikler arasındaki sürenin planlanması
• Tek bir çerçeve metni kurulup kurulmayacağı
• Ortak bir hazırlık görüşmesinin planlanması

Görüşmeyi Kim Yürütür ve Nasıl Kapanır?

Görüşmenin tek bir kanaldan yürümesi, sürecin hızını doğrudan etkiler. Kurum içinde bütçeyi onaylayan kişiyle iletişimi yürüten kişinin farklı olması doğaldır. Bu durumda kimin hangi konuda karar verdiği baştan söylenir. Aralığın gerçekçi verilmesi karşılıklı güveni güçlendirir.

Menajerlik tarafında da aynı düzen aranır. Uygunluk, kapsam ve takvim sorularının tek muhatapta toplanması, yanıt süresini kısaltır.

Konuşmacı ücret pazarlığı bir mutabakatla kapandığında, üzerinde anlaşılan kapsam aynı gün yazılı hâle getirilir. Sözleşme aşaması bu metnin üzerine kurulur.

Mutabakat Metninde Ne Yer Alır?

Tarih, şehir, salon, sahne süresi, format, kayıt izni ve ödeme takvimi tek sayfada toplanır. Bu metin sözleşmenin yerine geçmez; sözleşmenin hangi çerçevede hazırlanacağını gösterir.

• Kurum tarafında tek muhatabın belirlenmesi
• Bütçeyi onaylayan kişinin bilinmesi
• Menajerlik tarafında tek iletişim kanalı
• Yanıt sürelerinin karşılıklı bildirilmesi
• Mutabakatın aynı gün yazıya dökülmesi
• Taslağı kimin hazırlayacağının kararlaştırılması
• Görüşme notlarının ortak bir dosyada tutulması

Konuşmacı Ücret Pazarlığına Girmeden Önce Kurum İçi Hazırlık

Görüşmeye oturmadan önce kurum içinde iki bilginin net olması gerekir: harcanabilir üst sınır ve bu sınırı onaylayan kişi. Sınır belirsizken yürütülen görüşme, uzlaşılan noktanın sonradan yeniden açılmasına yol açar. Onay yetkisinin hangi tutara kadar kimde olduğu yazılı olduğunda görüşme çoğu zaman tek turda kapanır. Bu bilgi görüşmeye katılan herkeste aynı biçimde bulunur. Sınırın yazılı olması, görüşme sırasında kurum içinden teyit beklemeyi gereksiz kılar.

Hazırlığın ikinci parçası, kapsamda hangi kalemlerin esneyebileceğidir. Sahne süresi, oturum sayısı, kayıt izninin genişliği ve hazırlık görüşmesinin biçimi görüşmede konuşulabilecek başlıklardır. Bunların hangisinden vazgeçilebileceği kurum içinde önceden kararlaştırılır. Böylece görüşme sırasında ek onay beklemek gerekmez. Esneyebilecek kalemlerin sıralanması, hangisinden önce vazgeçileceğini de gösterir.

Hazırlığın yazılı olması görüşmeyi belirgin biçimde kısaltır. Karşı taraftan gelen bir öneri, önceden belirlenmiş sınırla doğrudan karşılaştırılır. Ek onay gerektiren durumlarda ise kimin ne kadar sürede cevap vereceği bellidir. Bu öngörülebilirlik, iki tarafın da takvimini korumasını sağlar. Hazırlık notunun tek sayfada tutulması, görüşme sırasında kolayca kullanılmasını sağlar.

• Onaylanmış üst sınır ve yetki sahibi
• Kapsamda esneyebilecek kalemlerin listesi
• Tarih konusunda değerlendirilebilecek alternatifler
• Kayıt izninin istenen genişliği
• Kararın verileceği son tarih

Satın Alma Tarafının Görüşmedeki Yeri

Kurumların bir bölümünde tutar görüşmesini satın alma tarafı yürütür. Bu durumda içerik ve kapsam bilgisi talep sahibinden satın almaya yazılı olarak aktarılır. Aktarımın eksik olması, görüşmede kapsamın yeniden anlatılmasını gerektirir ve süreyi uzatır. Kısa bir kapsam notu, bu aktarım için çoğu durumda yeterlidir. Notta sahne süresi, format ve tarih bilgisinin bulunması aktarımı tamamlar.

İki tarafın birlikte katıldığı görüşmeler de yürür ve çoğu zaman daha hızlı sonuçlanır. Talep sahibi içeriği, satın alma tarafı koşulları açıklar. Rollerin baştan ayrılması, karşı tarafın kime ne soracağını netleştirir. Bu ayrım, görüşmenin konudan uzaklaşmadan ilerlemesini sağlar. Görüşme öncesinde yapılan kısa bir iç hazırlık, rollerin netleşmesi için yeterli olur.

Görüşme sonunda yazılan kısa mutabakat notu her iki tarafa da iletilir. Notun sözleşme metnine aynen taşınması, aradaki farkların sonradan açılmasını önler. Bu adım, imza turunu kısaltır ve ödeme aşamasının dayanağını oluşturur. Notun tarihli olması, sonraki başvurularda hangi sürümün geçerli olduğunu gösterir. Aynı notun ödeme dosyasına eklenmesi, kapsamın sonradan izlenmesini sağlar.

Ölçeğe Göre Görüşmenin Farklı Yürümesi

Küçük kurumlarda görüşme çoğu zaman tek bir oturumda tamamlanır. Karar veren kişi masadadır ve kapsam üzerinde aynı anda uzlaşılabilir. Bu hız, yazılı teyitten vazgeçmeyi gerektirmez; kısa bir not yine yazılır. Notun aynı gün iletilmesi, uzlaşılan noktaların tazeliğini korur. Notun kısa ve madde başlıklı yazılması, okunmasını kolaylaştırır.

Çok birimli kurumlarda ise görüşme birkaç aşamaya yayılır. Kapsam bir masada, tutar başka bir masada konuşulur ve aralarında zaman geçer. Aşamalar arasında geçen sürenin karşı tarafa bildirilmesi, opsiyonun korunmasını sağlar. Bildirimin tek kanaldan yapılması, bilginin dağılmasını önler. Aşamaların yaklaşık süresinin de paylaşılması, beklentiyi gerçekçi tutar.

Her iki ölçekte de görüşmenin dayanağı aynıdır: kapsamın açık yazılmış olması. Kalemler ayrıldığında hangi başlığın neyi karşıladığı doğrudan görülür. Bu görünürlük, görüşmeyi tutar üzerinden değil kapsam üzerinden yürütmeyi mümkün kılar. Kapsam üzerinden yürüyen bir görüşme, iki taraf için de tekrar edilebilir bir yöntem oluşturur. Bu yöntem, sonraki iş birliklerinde görüşme süresini kendiliğinden kısaltır.

Görüşmeyi Açan Değişkenler Tablosu

Aşağıdaki tablo teklif istemeden önce doldurulur. Her satır, üzerinde konuşulabilecek bir değişkeni ve o değişkeni açan soruyu gösterir. Tabloda boş kalan satırlar, görüşmede henüz açılmamış bir başlığı gösterir.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Görüşmeye Başlamadan Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında görüşme rakam üzerinden değil kapsam üzerinden yürür. Liste tamamlandığında ilk yazışma tek seferde eksiksiz gönderilebilir.

Sıkça Sorulan Sorular