Konuşmacı Bütçesi Nasıl Hesaplanır?

Konuşmacı bütçesi hesaplama, çoğu kurumda tek bir soruyla başlar: "Bu isim ne kadar?" Oysa etkinliğin sonunda muhasebeye giden tutar, sahne ücretinden ibaret değildir. Ulaşım, konaklama, prova, kayıt izni ve vergi kalemleri aynı hesabın içinde yer alır.

Kalemleri baştan ayırmak iki işe yarar. Birincisi, gelen teklifleri aynı ölçüyle karşılaştırmayı sağlar. İkincisi, yönetime sunulan rakamın etkinlik sonrasında değişmesini önler.

Aşağıdaki rehber bütçeyi altı kaleme ayırıyor, her kalemin hangi soruyla netleştiğini gösteriyor ve teklif istemeden önce doldurulabilecek bir tablo bırakıyor.

Bütçe Neden Sahne Ücretinden Daha Geniştir?

Sahne ücreti, konuşmacının salonda geçirdiği sürenin karşılığıdır. Ancak o sürenin öncesinde hazırlık, sonrasında da seyahat vardır. Kurumun ödediği toplam, bu üç bölümün toplamıdır.

Etkinlik İstanbul dışındaysa ulaşım ve konaklama devreye girer. Konuşma kaydedilecekse kayıt izni ayrı bir başlıktır. Prova isteniyorsa konuşmacının takviminde ikinci bir gün açılır.

• Sahne süresi ve format
• Hazırlık ve brief görüşmesi
• Ulaşım ve konaklama
• Prova ve teknik kontrol
• Kayıt ve yeniden yayın izni
• Vergi ve belge düzeni

Birinci Kalem: Sahne Ücreti ve Format

Sahne ücretini belirleyen ilk değişken formattır. Kırk dakikalık bir keynote ile yarım günlük bir atölye aynı hazırlığı gerektirmez. Panel katılımı, moderasyon ve söyleşi de kendi içinde ayrışır.

Format netleşmeden gelen rakamlar karşılaştırılabilir değildir. Bu yüzden teklif istenirken süre, format ve beklenen çıktı aynı cümlede yazılır.

İkinci Kalem: Hazırlık ve Brief

Kuruma özel hazırlanan bir konuşma, hazır bir sunumdan farklıdır. Sektöre, ekibe ve yılın hedefine göre uyarlanan içerik, konuşmacının sahne dışında geçirdiği saatleri artırır.

Brief görüşmesi çoğu zaman tek bir çevrim içi oturumla tamamlanır. Bu oturumun bütçede karşılığı olup olmadığı teklif aşamasında sorulur.

Üçüncü Kalem: Ulaşım ve Konaklama

Şehir dışı ve yurt dışı programlarda ulaşım kalemi bütçenin görünür bir bölümünü oluşturur. Uçuş sınıfı, transfer, otel gecesi ve dönüş saati bu kalemin içindedir.

Sahne saati akşam ise dönüş çoğu zaman ertesi güne kalır. Bir gece konaklama, planlamanın başında hesaba katılır.

Ulaşımı Kim Organize Eder?

Bilet ve otel rezervasyonunun kurum tarafından mı, ajans tarafından mı yapılacağı sözleşmede yazılır. İki yöntem de uygulanır; önemli olan sorumlunun belirli olmasıdır.

Dördüncü Kalem: Prova ve Teknik Kontrol

Sahne öncesi prova, mikrofon seviyesinin, ekran çözünürlüğünün ve geçişlerin kontrol edildiği kısa bir oturumdur. Çoğu programda etkinlik günü sabahına yerleşir.

Prova ayrı bir güne alınacaksa konuşmacının takviminde ikinci bir blok açılır ve bu blok bütçeye yansır.

Beşinci Kalem: Kayıt ve Yeniden Yayın İzni

Konuşmanın kaydedilmesi, kaydın iç eğitimde kullanılması ve sosyal medyada yayımlanması birbirinden farklı izinlerdir. Her biri sözleşmede ayrı bir satırdır.

İzin kapsamı genişledikçe bütçe de değişebilir. Bu yüzden kaydın nerede kullanılacağı, teklif istenirken belirtilir.

Altıncı Kalem: Vergi ve Belge Düzeni

Ödeme, konuşmacının çalışma biçimine göre serbest meslek makbuzu veya fatura ile belgelenir. Stopaj ve katma değer vergisi uygulaması bu ayrıma göre değişir.

Muhasebe departmanının bu bilgiyi etkinlikten önce alması, ödeme takviminin gecikmemesini sağlar.

Konuşmacı Bütçesi Kalem Tablosu

Aşağıdaki tablo teklif gelmeden önce doldurulur. Boş kalan her satır, sonradan sürpriz oluşturabilecek bir başlığı gösterir.

Bütçe Kurmadan Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında gelen teklifler aynı ölçüyle karşılaştırılabilir.

• Tarih, şehir ve salon bilgisi yazılı hâle getirildi
• Sahne süresi ve format tek cümleyle tanımlandı
• Katılımcı sayısı ve profil belirlendi
• Kaydın nerede kullanılacağı kararlaştırıldı
• Ulaşım ve konaklamayı kimin organize edeceği netleşti
• Ödeme takvimi ve belge düzeni muhasebeyle paylaşıldı
• Yedek tarih seçeneği belirlendi

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler