Oryantasyon Programında Dış Konuşmacı

Oryantasyon programı konuşmacı kararı, çoğu kurumda içerik listesi hazırlandıktan sonra gündeme gelir. Oysa dış bir sesin programın neresinde duracağı, listenin kendisini de değiştirir. Bu yüzden karar, gün tasarlanırken verilir.

Oryantasyonun büyük bölümü kurum içinden gelen bilgiyle yürür. Süreçler, sistemler ve ekip tanıtımları bu bilgiyi taşıyan bölümlerdir. Bu bölümler yerine başka bir anlatım konamaz; çünkü doğruluk ve sahiplenme kurumun kendisine aittir.

Aşağıdaki rehber dış konuşmacının bu yapı içinde hangi boşluğu doldurduğunu gösteriyor. Günün akışını bölümlere ayırıyor, her bölümün süre payını tartışıyor ve tekrar eden programlar için sürdürülebilir bir düzen öneriyor.

Oryantasyon Neyi Başarmaya Çalışır?

Oryantasyonun görünür amacı bilgi aktarmaktır. Görünmeyen amacı ise yeni çalışanın kendini o yapının içinde konumlandırmasını kolaylaştırmaktır. İkinci amaç ölçülmesi zor olduğu için çoğu programda ikinci planda kalır.

Birinci amaç sunumla, ikincisi anlatımla karşılanır. İki amacın aynı bölümde birleştirilmeye çalışılması, günün gereğinden yoğun geçmesine yol açar. Katılımcı hem yeni bilgiyi işlemek hem de kendi yerini bulmak zorunda kalır.

Bu yüzden program iki ayrı damar üzerine kurulur. Bilgi damarı kurum içinden beslenir; anlam damarı ise dışarıdan gelen bir sesle desteklenebilir. Damarların ayrı tutulması, günün ritmini de düzenler. Yoğun bir bilgi bölümünün ardından daha açık uçlu bir bölüm gelir ve dinleyicinin dikkati yenilenir.

• Kurumun ne yaptığı ve nasıl para kazandığı
• Süreçler, sistemler ve ilk günlerde başvurulacak kişiler
• Ekiplerin birbirine hangi noktalarda bağlandığı
• Çalışma kültürü ve beklenen iletişim biçimi
• Kişinin ilk aylarda neyi başarmasının beklendiği
• Soru sormanın hangi kanallardan yürüdüğü

Oryantasyon Programı Konuşmacısı Hangi Boşluğu Doldurur?

Kurum içinden gelen anlatım dinleyene tanıdık gelir ve güven verir. Dış bir ses ise aynı konuyu farklı bir çerçeveye oturtur, dikkati yeniden toplar. Bu ikisi birbirinin yerine değil, birbirinin yanına konur.

Dış konuşmacının işi kurumu anlatmak değildir. Kurumun anlattığı şeyi daha geniş bir bağlama yerleştirmektir. Yeni bir işe başlamanın ilk dönemi, öğrenme alışkanlığı ve ekip içinde yer bulma gibi başlıklar bu bağlamın içinde kalır.

Konuşmanın kuruma dokunması beklenir; kurumu tekrar etmesi beklenmez. Brief aşamasında bu sınır net biçimde çizilirse, anlatım günün diğer bölümleriyle örtüşmez. Sınırın net olması, konuşmacının hazırlık yaparken hangi bilgiye ihtiyaç duyacağını da açıklığa kavuşturur.

İç Ses ile Dış Ses Arasındaki Sınır

Süreçler, yetkiler ve iç kurallar yalnızca kurum içinden aktarılır. Bu başlıkların dışarıdan anlatılması hem doğruluk hem de sahiplenme açısından zorlanır. Katılımcı, kuralın kaynağını da görmek ister.

Buna karşılık kariyerin ilk dönemi, ekip içinde iletişim ve öğrenme alışkanlığı gibi başlıklar dış bir sesle daha rahat açılır. Dinleyici bu bölümde değerlendirilmediğini hissettiği için soru sorması da kolaylaşır.

Gün İçinde Hangi Saate Yerleşir?

Sabahın ilk bölümü karşılama ve tanışmaya ayrılır. Bu bölüm kısa tutulduğunda gün boyunca dikkat daha uzun süre korunur. Uzun bir açılış, henüz ısınmamış bir gruba fazla bilgi yükler.

Dış konuşma için en sık tercih edilen iki yerleşim vardır. Birincisi sabahın ikinci bloğu, ikincisi öğleden sonranın başıdır. Her ikisinin de farklı bir işlevi bulunur.

Öğle sonrası yerleşim, yemek sonrasında düşen dikkati yeniden toplamak için kullanılır. Sabah yerleşimi ise günün tonunu baştan belirlemek istendiğinde seçilir. Karar, günün hangi bölümünün en yoğun bilgi taşıdığına bakılarak verilir. Sabah yerleşiminde konuşmacının erken saatte tesiste olması gerekir; bu da ulaşım planını etkiler.

• Karşılama ve tanışma: günün açılışı, kısa tutulur
• Kurum tanıtımı: üst yönetimden bir isim taşır
• Dış konuşma: bağlamı genişletir, tek konu üzerinde durur
• Süreç ve sistem bölümü: ilgili birimler sırayla anlatır
• Ekip tanıtımı: kime ne zaman başvurulacağını gösterir
• Soru bölümü: gün sonunda toplu olarak açılır

Süre Nasıl Dağıtılır?

Tam günlük bir oryantasyonda dış konuşma bölümü çoğunlukla kırk beş dakika ile bir saat arasında tutulur. Bu süre soru bölümünü de kapsar. Sürenin tek blok hâlinde ayrılması, araya giren bölümlerden daha akıcı bir sonuç verir.

Sürenin uzaması, günün geri kalanındaki bilgi bölümlerini sıkıştırır. Kısalması ise konunun yüzeyde kalmasına yol açar. Denge, dış konuşmanın günün en uzun bölümü olmaması ama en kısa bölümü de olmamasıyla kurulur. Bu dengeyi kurarken günün toplam uzunluğu da hesaba katılır.

Yarım günlük programlarda dış konuşma tek bir bloğa alınır ve gün sonuna değil, ortaya yerleştirilir. Böylece hem açılış hem kapanış kurum içinde kalır. Katılımcı günden ayrılırken son duyduğu ses yine kurumun sesi olur.

• Açılış bloğu: karşılama, tanışma ve günün haritası
• Bilgi bloğu: kurum tanıtımı ve temel süreçler
• Dış konuşma bloğu: tek konu, kendi soru bölümüyle birlikte
• Uygulama bloğu: sistemlerin birlikte denendiği bölüm
• Kapanış bloğu: ilk hafta planı ve açık soruların toplanması

Tekrar Eden Programlar Nasıl Planlanır?

İşe alımın sürekli olduğu kurumlarda oryantasyon aylık ya da üç aylık dönemlerle tekrarlanır. Her dönem için yeniden konuşmacı aramak yerine dönemlik bir düzen kurulur. Bu düzen, hazırlık yükünü belirgin biçimde azaltır.

Aynı isimle birden fazla tarih için anlaşmak brief sürecini kısaltır ve anlatımın kurumla uyumunu artırır. Konuşmacı ikinci dönemde kurumun dilini, örneklerini ve beklentisini zaten bilir. Bu birikim, ikinci ve üçüncü dönemde hazırlık görüşmelerinin kısalmasını sağlar.

Tekrar eden düzende içeriğin aynı kalması gerekmez. Dönem dönem küçük güncellemeler yapılması, aynı ekibin farklı programlarda bulunması hâlinde tekrar hissini ortadan kaldırır.

Dönemlik Takvim Nasıl Kurulur?

Yılın başında oryantasyon tarihleri belirlenir ve uygunluk sorgusu topluca yapılır. Bu yöntem, tarih yaklaştığında yaşanan acele aramaları ortadan kaldırır. Takvimin erken kurulması fiyatlamanın da daha öngörülebilir olmasını sağlar.

Tarihlerin değişme ihtimali varsa bunun ne kadar önce bildirileceği sözleşmede yer alır. Böylece iki taraf da aynı çerçeveye bakar ve erteleme bir anlaşmazlık konusuna dönüşmez.

Uzaktan ve Karma Katılım

Farklı şehirlerden katılan yeni çalışanlar için oryantasyonun bir bölümü çevrim içi yürütülebilir. Dış konuşma bölümü bu formata en uygun parçalardan biridir; çünkü fiziksel etkileşime en az ihtiyaç duyan bölüm odur.

Çevrim içi bölümde süre kısaltılır ve sorular akışın içine yayılır. Tek yönlü uzun anlatım, ekran karşısında karşılık bulmakta zorlanır. Konuşmacının arada kısa sorular sorması, dinleyicinin ekranda kalmasını kolaylaştırır.

Karma düzende salondaki ve ekrandaki katılımcıların aynı anda soru sorabilmesi için ayrı bir kanal açılır. Bu kanalı takip eden bir kişi belirlenmezse uzaktan katılanlar sessiz izleyiciye dönüşür. Sorular tek bir kişide toplandığında hem salon hem ekran aynı sırayla yanıt alır.

Kayıt Kullanmanın Sınırı

Kaydedilmiş bir konuşma tekrar eden programlarda hazırlık yükünü azaltır. Buna karşılık soru bölümünü ortadan kaldırır ve anlatımı güncel gündeme bağlayamaz.

Bu nedenle kayıt genellikle ek bir kaynak olarak kullanılır. Canlı bölümün yerine değil, yanına konur ve programın öncesinde ya da sonrasında paylaşılır.

Programın Etkisi Nasıl Takip Edilir?

Oryantasyon gününün hemen sonrasında alınan geri bildirim, o günün akışını değerlendirir. Programın işe yarayıp yaramadığı ise ilk aylarda görülür. İki soru da ayrı zamanlarda sorulmalıdır. Erken sorulan bir hatırlama sorusu, günün yorgunluğu nedeniyle gerçek sonucu göstermez.

Bu yüzden iki ölçüm yapılır. Biri gün sonunda uygulanır ve bölümlerin anlaşılırlığını sorar. Diğeri birkaç ay sonra uygulanır ve hangi başlıkların hatırlandığına bakar.

İkinci ölçümde hatırlanan bölümler sorulduğunda, oryantasyon programı konuşmacı seçiminin katkısı da görünür hâle gelir. Bu veri, sonraki dönemin içerik kararını doğrudan besler. Aynı veri, günün diğer bölümlerinin sırasını değiştirmek için de kullanılabilir.

• Gün sonunda kısa bir akış değerlendirmesi
• Bölüm bazında anlaşılırlık sorusu
• Birkaç ay sonra hatırlanan başlıkların sorulması
• Yöneticiden alınan uyum gözlemi
• Bir sonraki dönem için içerik önerisi toplama

Oryantasyon Gününde Bölüm Dağılımı

Aşağıdaki tablo tam günlük bir programın bölümlerini ve her bölümü kimin taşıdığını gösterir. Yarım günlük programlarda süreç bölümleri birleştirilir, sıralama korunur.

Oryantasyon Öncesi Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler tamamlandığında gün, bölümler arasında boşluk oluşmadan akar ve katılımcı her geçişte ne olacağını bilir. Liste tekrar eden programlarda her dönem yeniden uygulanır.

• Katılımcı sayısı ve hangi birimlerden geldikleri listelendi
• Günün bölümleri ve her bölümün süresi yazılı akışa dönüştürüldü
• Dış konuşma bölümünün günün neresinde duracağı kararlaştırıldı
• Konuşmacıya katılımcı profili ve kurumun çalışma düzeni iletildi
• İç anlatım ile dış anlatım arasındaki sınır brief içinde tanımlandı
• Uzaktan katılım olacaksa bağlantı ve ses testi önceden yapıldı
• Gün sonu geri bildirim formu hazırlandı
• Tekrar eden dönemler için tarihler yıllık takvime işlendi

Sıkça Sorulan Sorular

İlgili Rehberler