Konuşmacı Performansını Değerlendirme

Konuşmacı değerlendirme kriterleri çoğu kurumda yazılı değildir. Oturum bittiğinde salonun genel havası konuşulur, birkaç yorum aktarılır ve konu kapanır. Aradan birkaç ay geçtiğinde ise o izlenimlerin ayrıntısı hatırlanmaz.

Oysa bir sonraki programda aynı soru yeniden sorulur: Bu isimle tekrar çalışılır mı, hangi formatta çalışılır, hangi salon için uygundur? Bu sorular ancak yazılı bir değerlendirme varsa yanıtlanabilir.

Aşağıdaki rehber değerlendirmeyi dört ölçüte ayırıyor, her ölçütün hangi gözlenebilir davranışa baktığını tarif ediyor ve puanlamanın kim tarafından, ne zaman yapılacağını gösteriyor. Sonunda doğrudan kullanılabilecek bir ölçüt tablosu bırakıyor.

Konuşmacı Değerlendirme Kriterleri Neden Yazıya Geçirilir?

Yazılı ölçütlerin ilk faydası, farklı kişilerin aynı çerçeveden bakmasıdır. Salonda bulunan herkes farklı bir noktadan izler; biri içeriği, biri sahne duruşunu, biri zamanlamayı fark eder. Ortak bir ölçüt listesi bu bakışları tek bir belgede toplar.

İkinci faydası, karşılaştırma imkânıdır. Aynı ölçütlerle değerlendirilmiş iki oturum yan yana konulabilir. Ölçütler her seferinde değiştiğinde böyle bir karşılaştırma mümkün olmaz.

Üçüncü faydası, geri bildirimin niteliğidir. Sahne tarafına iletilen görüş, ölçüte bağlı olduğunda somut kalır. Genel bir izlenim yerine, hangi başlıkta ne gözlendiği aktarılır.

Liste Ne Kadar Uzun Tutulur?

Ölçütlerin oturumdan önce belirlenmesi de önemlidir. Sonradan yazılan ölçütler, o gün yaşananlara göre şekillenir ve karşılaştırma zeminini zayıflatır.

Ölçüt listesinin kısa tutulması da dikkate alınır. Çok sayıda başlık, formun doldurulmasını zorlaştırır ve değerlendirmenin sonraya kalmasına yol açar. Dört ana ölçüt, çoğu kurumsal program için yeterli bir çerçeve sunar.

• Ölçüt listesinin oturumdan önce belirlenmesi
• Aynı listenin bütün programlarda kullanılması
• Her ölçütün gözlenebilir bir davranışa bağlanması
• Değerlendirmeyi kimin yapacağının önceden atanması
• Sonucun etkinlik dosyasında saklanması

Birinci Ölçüt: İçerik Uyumu

İçerik uyumu, sahnede anlatılanın brief metninde yazılanla örtüşme derecesidir. Bu ölçüt, konuşmanın niteliğine değil, o kuruma uygunluğuna bakar. İyi kurulmuş bir konuşma da kendi kitlesini bulduğunda karşılık verir.

Uyum değerlendirilirken üç noktaya bakılır. Konunun kurumun gündemiyle bağı, örneklerin katılımcının işine yakınlığı ve dilin salondaki kademeye uygunluğu. Bu üç nokta ayrı ayrı not edilir.

Kuruma özel hazırlık yapılmışsa bunun sahnede ne kadar göründüğü de bu başlıkta değerlendirilir. Hazırlık görüşmesinde paylaşılan bilgilerin konuşmaya yansıması, uyumun en görünür işaretidir.

Uyum ile Beğeni Arasındaki Fark

Salonun beğendiği bir oturum, kurumun hedefine hizmet etmiyor olabilir. Bu nedenle beğeni ile uyum ayrı başlıklarda değerlendirilir.

İki başlığın ayrı tutulması, sonraki seçimlerde de yardımcı olur. Beğeni yüksek ama uyum düşükse, aynı isim farklı bir formatta değerlendirilebilir.

• Konunun kurumun güncel gündemiyle bağı
• Örneklerin katılımcının işine yakınlığı
• Kullanılan dilin salondaki kademeye uygunluğu
• Hazırlık görüşmesindeki bilgilerin sahnede görünmesi
• Talep eden birimin gözleminin kayda geçmesi

İkinci Ölçüt: Süre Disiplini

Süre disiplini, programın tamamını etkileyen bir başlıktır. Bir oturumun uzaması, sonraki bölümlerin kısalmasına yol açar. Bu nedenle süre kullanımı ayrı bir ölçüt olarak izlenir.

Süre disiplini yalnızca bitiş saatine bakmaz. Bölümler arasındaki dağılımın planlandığı gibi olup olmadığı da değerlendirilir. Giriş bölümünün uzaması, asıl konunun sıkışmasına yol açar.

Soru bölümünün yönetimi de bu başlıkta yer alır. Ayrılan sürenin içinde kaç soruya yanıt verildiği ve bölümün zamanında kapatılıp kapatılmadığı not edilir.

Süre Aşımı Nasıl Önlenir?

Süre aşımının önlenmesi büyük ölçüde oturum öncesindeki hazırlığa bağlıdır. Sahne süresi, soru bölümü ve geçiş payı ayrı ayrı yazıldığında beklenti net olur.

Sahneden görülebilecek bir süre göstergesi ve provada denenmiş bir işaret düzeni, oturumun planlanan aralıkta kalmasını destekler. Bu düzenin konuşmacıyla önceden paylaşılması gerekir. Bu ölçütte veri toplamak kolaydır çünkü akış belgesi zaten vardır. Belgedeki planlanan saatlerin yanına gerçekleşen saatler yazıldığında değerlendirme kendiliğinden oluşur.

• Sahneye çıkış ve iniş saatlerinin akış belgesine işlenmesi
• Giriş, ana bölüm ve kapanış sürelerinin ayrı izlenmesi
• Soru bölümüne ayrılan sürenin korunup korunmadığının not edilmesi
• Süre işaretine verilen yanıtın gözlenmesi
• Sonraki bölüme geçişin gecikip gecikmediğinin kaydedilmesi

Üçüncü Ölçüt: Salonla Kurulan Etkileşim

Etkileşim, salonun oturuma katılım biçimidir. Bu başlık ölçülürken kalabalığın tepkisi değil, katılımın sürekliliği izlenir. Oturum boyunca dikkatin nasıl seyrettiği gözlenir.

Etkileşimin gözlenebilir işaretleri vardır ve bunlar salonda da çevrim içi ortamda da izlenebilir. Salondaki işaretler doğrudan gözlemle, çevrim içi işaretler ise platform kayıtlarıyla toplanır. İki kanalın işaretleri ayrı ayrı not edilir.

Etkileşim değerlendirilirken konunun niteliği de dikkate alınır. Teknik ya da ağır bir konuda salonun sessiz kalması, ilgisizlik anlamına gelmez. Bu nedenle ölçüt, konunun türüyle birlikte okunur.

Soru Gelmemesi Nasıl Yorumlanır?

Soru bölümüne soru gelmemesi tek başına bir sonuç vermez. Salon düzeni, mikrofon erişimi ve kurum kültürü bu bölümü doğrudan etkiler.

Bu nedenle soru sayısı, dijital soru toplama yöntemiyle birlikte değerlendirilir. İki kanaldan da hareket yoksa, konunun kitleyle bağı gözden geçirilir.

• Soru bölümüne yönelen soru sayısı
• Salonda not alma hareketinin gözlenmesi
• Oturum sırasında salondan ayrılan katılımcı hareketi
• Çevrim içi sohbet alanındaki yazışma yoğunluğu
• Canlı ankete verilen yanıt sayısı
• Bağlantıda kalan katılımcı sayısının seyri

Dördüncü Ölçüt: Uygulanabilirlik

Uygulanabilirlik, katılımcının oturumdan ayrılırken elinde ne taşıdığına bakar. Bu ölçüt, kurumsal programların en çok aranan çıktısıdır. Anlatılanın ertesi gün kullanılabilir olması beklenir.

Bu başlığın gözlenebilir işaretleri konuşmanın kendisindedir. Somut adım önerileri, örnek üzerinden yürütülen anlatım ve kapanışta verilen özet bu işaretlerin başında gelir.

Katılımcı tarafındaki karşılığı ise anket sorularıyla izlenir. Uygulama niyetini soran bir madde, bu ölçütün doğrudan karşılığıdır. Aynı soru sonraki ölçüm penceresinde tekrarlandığında niyetin eyleme dönüşüp dönüşmediği görülür.

Ölçütün Ağırlığı Formata Göre Değişir mi?

Uygulanabilirlik beklentisi her formatta aynı düzeyde aranmaz. Kutlama ya da moral amaçlı bir programda bu ölçütün ağırlığı azalır. Ölçüt listesinin format türüne göre ağırlıklandırılması bu nedenle yapılır.

Değerlendirmenin bir bölümü oturum sırasında da yapılabilir. Salonda bulunan ekip üyesinin kısa notlar tutması, sonradan hatırlamaya göre daha doğru bir kayıt sağlar. Bu notların ölçüt başlıklarına göre ayrılması, forma aktarımı kolaylaştırır.

• Konuşmada somut adım önerisi bulunması
• Anlatımın örnek üzerinden yürütülmesi
• Kapanışta kısa bir özet verilmesi
• Katılımcıya bırakılan materyalin uygulamaya yönelik olması
• Uygulama niyetinin anket sorusuyla izlenmesi
• Aynı sorunun sonraki pencerede yinelenmesi

Değerlendirmeyi Kim Yapar?

Değerlendirme üç kaynaktan toplanır. Katılımcı anketi salondaki karşılığı verir. Etkinlik ekibi akış ve süre tarafını gözler. Programı talep eden birim ise içerik uyumuna bakar.

Üç kaynağın aynı forma yazılması, tek bir görünüm oluşturur. Kaynakların ayrı ayrı saklanması ise sonradan bir araya getirilmesini zorlaştırır.

Değerlendirme formunun oturumdan hemen sonra doldurulması önerilir. Aradan geçen her gün, ayrıntıların silinmesine yol açar. Kısa bir form, aynı gün doldurulduğunda en sağlıklı kaydı verir.

Sahne Tarafına Geri Bildirim İletilir mi?

İletilmesi yaygın ve yararlı bir uygulamadır. Ölçütlere bağlı, kısa ve somut bir özet, sonraki çalışmalarda karşılık bulur.

Geri bildirimin menajerlik üzerinden iletilmesi çoğu durumda daha düzenli ilerler. Böylece aktarım tek bir hat üzerinden yürür ve kayıt altına alınır. Formun kim tarafından doldurulacağı etkinlik öncesinde belirlenir. Sorumluluk atanmadığında, değerlendirme çoğu zaman yapılmadan kalır.

• Katılımcı anketinin aynı gün toplanması
• Akış belgesine gerçekleşen saatlerin işlenmesi
• Salon gözlemlerinin oturum bitmeden not alınması
• Talep eden birimin içerik uyumu görüşünü yazması
• Üç kaynağın tek bir forma aktarılması

Sonuçların Bir Sonraki Seçime Aktarılması

Değerlendirme sonuçları, kurumun kendi konuşmacı kaydını oluşturur. Aynı konuşmacı değerlendirme kriterleri her programda uygulandığında bu kayıt bir birikime dönüşür. Zamanla hangi profilin hangi salonda ve hangi formatta karşılık bulduğu görünür hâle gelir.

Kayıtta yalnızca sonuç değil, oturumun koşulları da yer alır. Salon büyüklüğü, katılımcı kademesi, günün saati ve programın diğer bölümleri bu koşulların başında gelir.

Aynı ismin farklı koşullarda yeniden değerlendirilmesi de bu kayıt sayesinde mümkün olur. Bir oturumda beklenen karşılığı bulmayan bir profil, farklı bir formatta güçlü bir sonuç verebilir.

Kayıt Nerede Tutulur?

Kaydın erişilebilir bir yerde tutulması, sonraki dönemde arama süresini kısaltır. Dosya düzeninin baştan kurulması, bu kaydın sürdürülebilirliğini sağlar.

Kayıtların dönem sonunda birlikte okunması da ayrı bir değer taşır. Birden fazla oturumun aynı başlıkta verdiği sonuç, kurumun kendi kitlesine dair bir görünüm oluşturur. Bu görünüm, sonraki dönemin profil tanımını doğrudan besler.

• Her oturum için tek sayfalık bir değerlendirme kaydı tutulması
• Kayıtta oturumun koşullarının da yazılması
• Formatın ve katılımcı kademesinin belirtilmesi
• Kayıtların ortak bir klasörde toplanması
• Sonraki seçimde bu kayıtların ilk kaynak olarak kullanılması

Konuşmacı Değerlendirme Kriterlerinin Menajerlik Tarafıyla Paylaşılması

Oturum kapandıktan sonra tutulan kayıt, yalnızca kurumun kendi arşivinde kalmak zorunda değildir. Gözlemlerin bir bölümü, süreci yürüten menajerlik tarafıyla da paylaşılabilir. Paylaşılan bölüm kişisel bir değerlendirme değil, akışa ve içeriğe dair olgusal notlardan oluşur. Bu notlar bir sonraki davet için hazırlık kurulurken doğrudan işe yarar. Paylaşımın yazılı olması, sözlü aktarımda kaybolan ayrıntıları korur.

Metnin kısa tutulması, okunma olasılığını belirgin biçimde yükseltir. İçerik uyumu, süre disiplini ve salonla kurulan bağ için birer cümle çoğu zaman yeterlidir. Her cümlenin gözlem olarak yazılması, metni bir not olmaktan çıkarıp kullanılabilir bilgiye dönüştürür. Menajerlik tarafı bu bilgiyi sahne tarafına kendi diliyle aktarır. Böylece hazırlık, salonun gerçek beklentisine yaklaşır.

Paylaşımın hangi aşamada yapılacağı da baştan belirlenir. Etkinlikten birkaç gün sonra gönderilen bir not, gözlemler henüz taze olduğu için daha ayrıntılı olur. Geç kalan bir paylaşım, notların genelleşmesine yol açar. Notu gönderen kişi, program dosyasını kapatan kişiyle aynı olabilir. Gönderilen metnin bir kopyası da dosyada saklanır.

• İçerik uyumuna dair tek cümlelik gözlem
• Süre disiplinine ilişkin kısa not
• Salonla kurulan bağın nasıl seyrettiği
• Sonraki program için önerilen düzenleme
• Notun gönderileceği aşama ve sorumlusu

Çevrim İçi ve Hibrit Oturumlarda Değişen Ölçütler

Ekran başında yürüyen bir oturumda salonla kurulan bağ, farklı işaretlerden okunur. Katılımcıların ekranda kalma süresi, sohbet alanındaki hareket ve soru sayısı birlikte değerlendirilir. Salondaki gibi anlık tepki görülmediği için ölçütlerin tanımı da buna göre yazılır. Kamera açık tutan kişi sayısı tek başına bir gösterge sayılmaz. Bu nedenle birkaç işaretin bir arada okunması tercih edilir.

Hibrit düzende iki grup için ayrı ayrı bakmak gerekir. Salondaki katılımcı ile ekran başındaki katılımcı, aynı bölümü farklı biçimde izleyebilir. Değerlendirme formunda iki grup için ayrı satır açılması, karşılaştırmayı mümkün kılar. Oturumu yöneten kişinin iki tarafı da akışa dâhil edip etmediği ayrıca not edilir. Bu not, bir sonraki hibrit programın akışını kurarken kullanılır.

Teknik koşullar da ölçütlerin bir parçası hâline gelir. Bağlantının kesintisiz sürmesi, sesin ve görüntünün dengeli kalması izlenen başlıklardır. Teknik bir aksaklık yaşandıysa, bunun içerikten ayrı bir satırda değerlendirilmesi daha doğru bir kayıt bırakır. İki başlığın birlikte yazılması, sonraki seçimde okumayı güçleştirir. Ayrımın formda görünmesi çoğu zaman yeterlidir.

• Ekranda kalma süresi ve gelen soru sayısı
• Sohbet alanındaki hareketin yoğunluğu
• Salon ile ekran başındaki katılımcı için ayrı satırlar
• Oturumu yönetenin iki tarafı akışa katma biçimi
• Teknik koşulların içerikten ayrı değerlendirilmesi

Kayıtların Planlama ve Satın Alma Tarafında Kullanımı

Biriken değerlendirme kayıtları, bir sonraki dönemin planı kurulurken elde hazır bir kaynak oluşturur. Hangi formatın hangi salonda nasıl seyrettiği gibi sorulara, geçmiş kayıtlardan yanıt bulunabilir. Bu yanıtlar, planlama görüşmesinin daha kısa sürmesini sağlar. Kayıtların tek bir tabloda toplanması, dönem sonunda okunmasını kolaylaştırır. Tabloya salon büyüklüğü ve katılımcı sayısı da eklenir.

Satın alma tarafı için kayıtlar, harcamanın karşılığını gösteren bir dayanak olur. Aynı kapsam için yeniden teklif istendiğinde, geçmiş gözlemler kapsamın doğru kurulmasını sağlar. Hazırlık ve prova sürelerinin yeterli olup olmadığı da bu kayıtlardan okunur. Kapsam değişikliği gerekiyorsa gerekçesi kayda dayandırılır. Böylece görüşme, genel izlenim yerine somut gözlem üzerinden yürür.

Kayıtların saklanma düzeni, kullanımı doğrudan etkiler. Dosyaların program adıyla ve dönem bilgisiyle adlandırılması, arama süresini kısaltır. Erişim yetkisinin kimde olduğu da aynı klasörde belirtilir. Kişisel ifade içeren bölümler ayrı tutulur ve paylaşıma açılmaz. Bu ayrım kurulduğunda kayıtlar rahatlıkla kullanılabilir.

• Dönem içindeki kayıtların toplandığı tek karşılaştırma tablosu
• Salon büyüklüğü, katılımcı sayısı ve format bilgisi
• Hazırlık ile prova sürelerinin yeterli olup olmadığı
• Kapsam değişikliği gerekiyorsa dayandırılacak gözlem
• Dosya adlandırma düzeni ve erişim yetkisinin kimde olduğu
• Kişisel ifade içeren bölümlerin ayrı tutulması

Dört Ölçütte Değerlendirme Tablosu

Aşağıdaki tablo, her ölçütün hangi gözlenebilir davranışa baktığını ve verinin nereden geldiğini gösterir. Oturumdan hemen sonra doldurulmak üzere hazırlanmıştır.

Tabloyu yandan kaydırarak tüm sütunları görebilirsiniz.

Oturum Sonrası Değerlendirme Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddeler oturumun ardından tamamlandığında, değerlendirme aylar sonra da okunabilir bir kayda dönüşür.

Sıkça Sorulan Sorular